Το onboarding ενός νέου εργαζομένου δεν είναι μια σύντομη παρουσίαση της εταιρείας ούτε μια λίστα εγγράφων που πρέπει να υπογραφούν την πρώτη ημέρα. Είναι η οργανωμένη διαδρομή μέσα από την οποία ένας άνθρωπος καταλαβαίνει τον ρόλο του, αποκτά τα εργαλεία που χρειάζεται, γνωρίζει την ομάδα και μπορεί σταδιακά να εργαστεί με αυτονομία. Όταν αυτή η διαδρομή δεν έχει σχεδιαστεί, η ένταξη εξαρτάται από τη μνήμη και τη διαθεσιμότητα διαφορετικών ανθρώπων.

Το αποτέλεσμα είναι συνήθως προβλέψιμο: λογαριασμοί που δεν είναι έτοιμοι, πληροφορίες που δίνονται αποσπασματικά, αρμοδιότητες που παραμένουν ασαφείς και ένας νέος εργαζόμενος που πρέπει να ανακαλύψει μόνος του πώς λειτουργεί η εταιρεία. Ένα σωστό onboarding δεν χρειάζεται να γίνει περίπλοκο. Χρειάζεται να έχει σαφή βήματα, υπευθύνους και μία αξιόπιστη εικόνα για το τι έχει ολοκληρωθεί και τι εκκρεμεί.

Τι περιλαμβάνει πραγματικά το onboarding εργαζομένων;

Το onboarding περιλαμβάνει όλες τις ενέργειες που βοηθούν έναν νέο εργαζόμενο να ενταχθεί λειτουργικά και οργανωτικά στην επιχείρηση. Ξεκινά πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας και συνεχίζεται για όσο διάστημα χρειάζεται ώστε ο άνθρωπος να κατανοήσει τον ρόλο, τις διαδικασίες, τα εργαλεία και τις προσδοκίες της θέσης του. Δεν αφορά μόνο το HR. Συμμετέχουν ο manager, η διοίκηση, το IT, η ομάδα και οποιοσδήποτε πρέπει να παραδώσει πρόσβαση, γνώση ή εξοπλισμό.

Η ακριβής διάρκεια και το περιεχόμενο διαφέρουν ανάλογα με τη θέση. Ένας εργαζόμενος σε κατάστημα, ένας άνθρωπος στο λογιστήριο και ένα νέο στέλεχος διοίκησης δεν χρειάζονται το ίδιο πρόγραμμα. Η βασική αρχή όμως παραμένει κοινή: κάθε απαραίτητη ενέργεια πρέπει να είναι γνωστή πριν χρειαστεί να εκτελεστεί και να έχει συγκεκριμένο υπεύθυνο.

Το onboarding ξεκινά πριν από την πρώτη ημέρα

Η πρώτη ημέρα δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για να ανακαλύψει η εταιρεία τι χρειάζεται ο νέος εργαζόμενος. Τα βασικά στοιχεία της πρόσληψης, ο εξοπλισμός, οι λογαριασμοί, ο χώρος εργασίας και το αρχικό πρόγραμμα μπορούν να προετοιμαστούν νωρίτερα. Ένα σύντομο μήνυμα με την ώρα προσέλευσης, το πρόσωπο υποδοχής και όσα χρειάζεται να έχει μαζί του αφαιρεί περιττή αβεβαιότητα πριν ακόμη ξεκινήσει.

Σε αυτό το στάδιο πρέπει επίσης να είναι ξεκάθαρο ποια δεδομένα και έγγραφα είναι πραγματικά απαραίτητα. Η συλλογή τους χρειάζεται να γίνεται με οργανωμένο και ασφαλή τρόπο, όχι μέσα από διάσπαρτα emails και ανεξάρτητα αρχεία. Το αρχείο εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει το κεντρικό σημείο στο οποίο συνδέονται τα βασικά στοιχεία, ο ρόλος, το τμήμα και η κατάσταση της διαδικασίας ένταξης.

Χαρτογραφήστε ολόκληρη τη διαδρομή

Πριν δημιουργηθούν checklists, χρειάζεται να καταγραφεί η πραγματική διαδρομή ενός νέου εργαζομένου. Ποια βήματα γίνονται μετά την αποδοχή της θέσης; Ποιος ενημερώνει το HR; Ποιος ζητά τον εξοπλισμό; Ποιος δημιουργεί τις προσβάσεις; Ποιος παρουσιάζει τις βασικές διαδικασίες; Πότε γίνεται η πρώτη συζήτηση προόδου; Η χαρτογράφηση αποκαλύπτει κενά που συχνά δεν φαίνονται όταν κάθε τμήμα εξετάζει μόνο το δικό του μέρος.

Η διαδρομή μπορεί να οργανωθεί σε απλές φάσεις: πριν από την έναρξη, την πρώτη ημέρα, την πρώτη εβδομάδα και το πρώτο διάστημα προσαρμογής. Για κάθε φάση πρέπει να υπάρχουν συγκεκριμένες ενέργειες, προθεσμίες και υπεύθυνοι. Έτσι το onboarding παύει να είναι ένα γενικό καθήκον του HR και γίνεται μια κοινή, ελέγξιμη διαδικασία.

Δημιουργήστε μία κεντρική εγγραφή για τον εργαζόμενο

Όταν τα στοιχεία πρόσληψης υπάρχουν σε ένα spreadsheet, οι προσβάσεις σε emails και τα καθήκοντα του manager, είναι δύσκολο να γνωρίζει κάποιος ποια εικόνα είναι πλήρης. Μια κεντρική εγγραφή επιτρέπει στα διαφορετικά βήματα να συνδέονται με τον σωστό άνθρωπο χωρίς να αντιγράφονται τα ίδια δεδομένα. Αν αλλάξει τμήμα, ημερομηνία έναρξης ή manager, η αλλαγή πρέπει να ενημερώνει την ίδια επίσημη πηγή.

Αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες. Το HR, ο manager και το IT χρειάζονται διαφορετικό μέρος της εικόνας. Η σωστή διαχείριση ρόλων προσωπικού βοηθά να οριστεί ποιος μπορεί να βλέπει ή να αλλάζει κάθε πληροφορία, ώστε η συνεργασία να μη δημιουργεί ανεξέλεγκτη πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα.

Εξοπλισμός και προσβάσεις πρέπει να είναι έτοιμα εγκαίρως

Ένας εργαζόμενος δεν μπορεί να ξεκινήσει ουσιαστικά αν δεν διαθέτει υπολογιστή, εταιρικό email, πρόσβαση στα απαραίτητα συστήματα και τα σωστά δικαιώματα. Για κάθε κατηγορία θέσης μπορεί να υπάρχει ένα βασικό πρότυπο εξοπλισμού και λογαριασμών. Το πρότυπο μειώνει τις παραλείψεις, ενώ οι εξαιρέσεις καταγράφονται ξεχωριστά όταν μια θέση έχει ειδικές ανάγκες.

Η ενεργοποίηση πρόσβασης χρειάζεται να ακολουθεί την αρχή του απαραίτητου. Ο νέος εργαζόμενος πρέπει να έχει όσα χρειάζεται για τον ρόλο του, όχι αυτομάτως πρόσβαση σε κάθε εταιρικό σύστημα. Είναι επίσης σημαντικό να υπάρχει καταγραφή του ποιος ενέκρινε και ποιος παρέδωσε κάθε πρόσβαση. Η ίδια λογική θα γίνει πολύτιμη αργότερα σε αλλαγή ρόλου ή αποχώρηση.

Ο ρόλος πρέπει να γίνει συγκεκριμένος

Η περιγραφή θέσης που χρησιμοποιήθηκε στην αγγελία δεν αρκεί για την καθημερινή εργασία. Ο εργαζόμενος χρειάζεται να καταλάβει ποιο αποτέλεσμα αναμένεται από τον ρόλο του, ποιες είναι οι βασικές αρμοδιότητες, με ποιους συνεργάζεται και για ποιες αποφάσεις είναι υπεύθυνος. Χρειάζεται επίσης να γνωρίζει τι δεν ανήκει στον ρόλο του, ώστε να μειωθούν οι επικαλύψεις και οι αντιφατικές προσδοκίες.

Η συζήτηση αυτή πρέπει να γίνεται με τον manager και να συνδέεται με πραγματικές προτεραιότητες. Αντί για μια μεγάλη λίστα καθηκόντων, είναι πιο χρήσιμο να οριστούν οι πρώτοι στόχοι, τα βασικά παραδοτέα και τα σημεία στα οποία ο εργαζόμενος χρειάζεται υποστήριξη. Η σαφήνεια στην αρχή μειώνει την ανάγκη για διορθώσεις πολύ αργότερα.

Οργανώστε την εκπαίδευση σε μικρές ενότητες

Η προσπάθεια να παρουσιαστούν τα πάντα μέσα σε μία ή δύο ημέρες δημιουργεί μεγάλο όγκο πληροφορίας χωρίς πραγματική αφομοίωση. Η εκπαίδευση είναι πιο λειτουργική όταν χωρίζεται σε ενότητες που συνδέονται με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται ο εργαζόμενος. Πρώτα έρχονται όσα χρειάζεται για να ξεκινήσει με ασφάλεια, στη συνέχεια οι βασικές ροές της θέσης και αργότερα οι πιο σύνθετες εξαιρέσεις.

Κάθε ενότητα χρειάζεται σαφή στόχο και, όπου είναι χρήσιμο, ένα μικρό πρακτικό αποτέλεσμα. Ο εργαζόμενος μπορεί να παρακολουθήσει μια διαδικασία, να την εκτελέσει με υποστήριξη και τελικά να την αναλάβει μόνος του. Αυτή η μετάβαση δίνει καλύτερη εικόνα προόδου από ένα απλό checkbox που αναφέρει ότι «η εκπαίδευση ολοκληρώθηκε».

Πολιτικές και διαδικασίες πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες

Ωράριο, άδειες, απουσίες, ασφάλεια, χρήση εξοπλισμού και κανόνες επικοινωνίας δεν πρέπει να μεταφέρονται μόνο προφορικά. Ο εργαζόμενος χρειάζεται ένα ξεκάθαρο σημείο στο οποίο μπορεί να επιστρέψει όταν προκύψει ερώτηση. Οι πολιτικές πρέπει να είναι ενημερωμένες, γραμμένες με κατανοητή γλώσσα και διαθέσιμες μόνο στους ανθρώπους που τις χρειάζονται.

Ιδιαίτερη αξία έχει η συνέπεια ανάμεσα στην πολιτική και στο σύστημα που χρησιμοποιείται. Αν, για παράδειγμα, η πολιτική αδειών προσωπικού περιγράφει μια συγκεκριμένη ροή έγκρισης, το εργαλείο υποβολής αδειών πρέπει να υποστηρίζει την ίδια ροή. Διαφορετικά ο νέος εργαζόμενος μαθαίνει από την αρχή ότι η επίσημη διαδικασία και η πραγματική καθημερινότητα δεν συμφωνούν.

Ο manager έχει κεντρικό ρόλο στην ένταξη

Το HR μπορεί να οργανώσει τη διαδικασία, αλλά δεν μπορεί να αντικαταστήσει τον άμεσο manager. Ο manager εξηγεί τις προτεραιότητες, δίνει το απαραίτητο πλαίσιο, λύνει απορίες και παρατηρεί αν ο εργαζόμενος αποκτά σταδιακά αυτονομία. Για αυτό πρέπει να έχει σαφή καθήκοντα μέσα στο onboarding και συγκεκριμένες στιγμές επικοινωνίας, όχι μόνο μια γενική οδηγία να «βοηθήσει τον νέο συνάδελφο».

Σύντομες και τακτικές συζητήσεις τις πρώτες εβδομάδες είναι πιο χρήσιμες από μία μεγάλη αξιολόγηση στο τέλος. Επιτρέπουν να εντοπιστούν γρήγορα ελλείψεις σε πρόσβαση, γνώση ή συντονισμό. Παράλληλα δίνουν στον νέο εργαζόμενο ασφαλή χώρο για ερωτήσεις που μπορεί να μην εμφανιστούν σε μια ομαδική παρουσίαση.

Το employee self-service μειώνει τις περιττές διαδρομές

Από τις πρώτες ημέρες, ο εργαζόμενος χρειάζεται να γνωρίζει πώς ενημερώνει τα στοιχεία του, πώς βλέπει το πρόγραμμά του και πώς υποβάλλει ένα αίτημα. Αν κάθε ενέργεια απαιτεί email προς το HR, η διαδικασία δημιουργεί εξάρτηση και επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία. Το employee self-service μπορεί να δώσει πρόσβαση σε συγκεκριμένες λειτουργίες με καθαρούς κανόνες και κατάλληλα δικαιώματα.

Η αυτονομία όμως χρειάζεται σωστή εισαγωγή. Δεν αρκεί να σταλεί ένας σύνδεσμος προς το σύστημα. Ο εργαζόμενος πρέπει να δει πού βρίσκεται η πληροφορία, ποια αιτήματα μπορεί να κάνει και τι συμβαίνει μετά την υποβολή. Ένα μικρό πρακτικό παράδειγμα την πρώτη εβδομάδα μπορεί να αποτρέψει πολλές μελλοντικές ερωτήσεις.

Αυτοματοποιήστε τις υπενθυμίσεις, όχι την ανθρώπινη επαφή

Η αυτοματοποίηση μπορεί να δημιουργεί καθήκοντα πριν από την έναρξη, να ενημερώνει τον σωστό υπεύθυνο, να παρακολουθεί προθεσμίες και να υπενθυμίζει όσα παραμένουν ανοιχτά. Έτσι το HR δεν χρειάζεται να ελέγχει χειροκίνητα διαφορετικές λίστες ή να στέλνει τα ίδια μηνύματα για κάθε πρόσληψη. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR έχει μεγαλύτερη αξία όταν αφαιρεί επαναλαμβανόμενες ενέργειες χωρίς να κάνει την εμπειρία απρόσωπη.

Η γνωριμία με την ομάδα, η συζήτηση με τον manager και το ουσιαστικό feedback δεν πρέπει να αντικαθίστανται από αυτοματοποιημένα emails. Το σύστημα οργανώνει τη διαδικασία ώστε οι άνθρωποι να έχουν χρόνο για τις συζητήσεις που πραγματικά χρειάζονται ανθρώπινη συμμετοχή.

Τι αλλάζει σε remote ή hybrid onboarding;

Όταν ο εργαζόμενος δεν βρίσκεται καθημερινά στον ίδιο χώρο με την ομάδα, οι άτυπες ευκαιρίες μάθησης μειώνονται. Δεν μπορεί να στραφεί απλώς στον διπλανό του για να ρωτήσει πού βρίσκεται ένα αρχείο ή πώς λειτουργεί μια διαδικασία. Για αυτό το remote onboarding χρειάζεται πιο σαφές πρόγραμμα, οργανωμένη τεκμηρίωση και προγραμματισμένα σημεία επικοινωνίας.

Ο εξοπλισμός πρέπει να αποσταλεί εγκαίρως, οι προσβάσεις να δοκιμαστούν και οι πρώτες τηλεδιασκέψεις να έχουν συγκεκριμένο σκοπό. Είναι επίσης χρήσιμο να υπάρχει ένα πρόσωπο αναφοράς για τις καθημερινές μικρές ερωτήσεις. Η απόσταση δεν δημιουργεί από μόνη της κακό onboarding. Η ασάφεια γίνεται όμως πιο ορατή όταν δεν υπάρχει κοινός φυσικός χώρος.

Πώς αξιολογείται αν το onboarding λειτουργεί;

Η ολοκλήρωση μιας checklist δείχνει ότι εκτελέστηκαν ενέργειες, όχι απαραίτητα ότι ο εργαζόμενος εντάχθηκε με επιτυχία. Η αξιολόγηση πρέπει να εξετάζει αν έχει τις απαραίτητες προσβάσεις, αν κατανοεί τον ρόλο του, αν μπορεί να εκτελέσει τις βασικές εργασίες και αν γνωρίζει πού να απευθυνθεί όταν χρειάζεται βοήθεια.

Χρήσιμη πληροφορία μπορεί να προκύψει από σύντομα check-ins με τον εργαζόμενο και τον manager, από τον χρόνο ολοκλήρωσης βασικών σταδίων και από τα σημεία όπου εμφανίζονται συχνά καθυστερήσεις. Τα δεδομένα αυτά δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για να επιβαρύνουν τον νέο εργαζόμενο με πρόωρη αξιολόγηση. Πρέπει να βοηθούν την εταιρεία να βελτιώνει τη δική της διαδικασία ένταξης.

Τα συχνότερα λάθη στο onboarding

• Η διαδικασία ξεκινά χωρίς έτοιμο εξοπλισμό και προσβάσεις.
• Όλες οι πληροφορίες παρουσιάζονται μέσα στην πρώτη ημέρα.
• Δεν υπάρχει ένας σαφής υπεύθυνος για κάθε ενέργεια.
• Ο ρόλος περιγράφεται γενικά χωρίς πρώτες προτεραιότητες.
• Το HR αναλαμβάνει ενέργειες που ανήκουν στον manager ή στο IT.
• Οι πολιτικές υπάρχουν σε διαφορετικές, μη ενημερωμένες εκδόσεις.
• Η ίδια checklist χρησιμοποιείται για κάθε θέση χωρίς προσαρμογή.
• Η διαδικασία θεωρείται ολοκληρωμένη μετά την πρώτη εβδομάδα.
• Δεν ζητείται feedback από τον εργαζόμενο και τον manager.

Ένα πρακτικό πλάνο 30, 60 και 90 ημερών

Ένα πλάνο 30, 60 και 90 ημερών μπορεί να βοηθήσει να οργανωθεί η πρόοδος χωρίς να δημιουργεί άκαμπτες προσδοκίες. Στο πρώτο διάστημα δίνεται έμφαση στην κατανόηση της εταιρείας, των εργαλείων και των βασικών διαδικασιών. Στη συνέχεια ο εργαζόμενος αναλαμβάνει μεγαλύτερο μέρος της καθημερινής εργασίας και συνεργάζεται πιο ενεργά με την ομάδα. Στην τρίτη φάση μπορεί να αξιολογηθεί η αυτονομία, η ποιότητα της συνεργασίας και οι επόμενοι στόχοι.

Το πλάνο πρέπει να προσαρμόζεται στη θέση και στην εμπειρία του ανθρώπου. Δεν είναι σύστημα επιβολής ίδιου ρυθμού σε όλους. Είναι ένας τρόπος να γνωρίζουν ο εργαζόμενος και ο manager ποια είναι η επόμενη προτεραιότητα και πότε χρειάζεται να συζητήσουν την πρόοδο.

Checklist για οργανωμένο onboarding

• Επιβεβαίωση στοιχείων, ημερομηνίας έναρξης και ρόλου.
• Ορισμός manager και υπευθύνου υποδοχής.
• Προετοιμασία εξοπλισμού, email και απαραίτητων προσβάσεων.
• Δημιουργία προγράμματος πρώτης ημέρας και πρώτης εβδομάδας.
• Παρουσίαση ομάδας, εταιρείας και βασικών διαδικασιών.
• Παράδοση ενημερωμένων πολιτικών και υλικού εκπαίδευσης.
• Καθορισμός πρώτων στόχων και αναμενόμενων αποτελεσμάτων.
• Προγραμματισμός τακτικών συζητήσεων με τον manager.
• Έλεγχος ολοκλήρωσης εκκρεμοτήτων από HR και IT.
• Συλλογή feedback και προσαρμογή της διαδικασίας.

Συχνές ερωτήσεις για το onboarding εργαζομένων

Πόσο πρέπει να διαρκεί το onboarding;

Δεν υπάρχει μία διάρκεια κατάλληλη για κάθε θέση. Τα διοικητικά βήματα μπορεί να ολοκληρώνονται γρήγορα, αλλά η ουσιαστική ένταξη και η απόκτηση αυτονομίας συχνά χρειάζονται περισσότερο χρόνο. Η διαδικασία πρέπει να συνδέεται με συγκεκριμένα στάδια και αποτελέσματα, όχι μόνο με μια ημερομηνία λήξης.

Ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία;

Το HR συνήθως συντονίζει το πλαίσιο, αλλά η ευθύνη μοιράζεται. Ο manager καθορίζει προτεραιότητες και υποστηρίζει την ένταξη, το IT παραδίδει εξοπλισμό και προσβάσεις, ενώ άλλα τμήματα αναλαμβάνουν όσα σχετίζονται με τις δικές τους λειτουργίες. Κάθε βήμα πρέπει να έχει έναν ξεκάθαρο ιδιοκτήτη.

Χρειάζεται ειδικό λογισμικό onboarding;

Όχι σε κάθε περίπτωση. Μια μικρή ομάδα μπορεί να ξεκινήσει με μια σαφή, κοινή διαδικασία. Καθώς όμως αυξάνονται οι προσλήψεις, τα τμήματα και οι εμπλεκόμενοι, ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού μπορεί να συνδέσει τα καθήκοντα onboarding με την ίδια εγγραφή εργαζομένου, τους ρόλους και τις υπόλοιπες HR λειτουργίες.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core οργανώνει τις βασικές πληροφορίες προσωπικού σε ένα ενιαίο περιβάλλον, ώστε η ένταξη ενός εργαζομένου να μην ξεκινά από διαφορετικά Excel, emails και ανεξάρτητες λίστες. Ρόλοι, τμήματα, στοιχεία εργαζομένου και καθημερινές λειτουργίες μπορούν να συνδέονται με την ίδια αξιόπιστη βάση πληροφορίας.

Η τεχνολογία δεν μπορεί να δημιουργήσει από μόνη της μια καλή πρώτη εμπειρία. Μπορεί όμως να εξασφαλίσει ότι τα οργανωτικά βήματα δεν ξεχνιούνται και ότι κάθε εμπλεκόμενος γνωρίζει τι πρέπει να κάνει. Έτσι το HR και οι managers μπορούν να διαθέσουν περισσότερο χρόνο στην επικοινωνία, στην εκπαίδευση και στην υποστήριξη που βοηθούν έναν νέο εργαζόμενο να γίνει πραγματικό μέλος της ομάδας.