Το αρχείο εργαζομένων είναι μία από τις πιο βασικές υποδομές του HR, αλλά συχνά αντιμετωπίζεται σαν μια απλή συλλογή στοιχείων. Ένα Excel με ονόματα και τηλέφωνα, φάκελοι με έγγραφα, emails με αλλαγές στοιχείων και διαφορετικά αρχεία για άδειες, ωράρια ή θέσεις εργασίας μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν την εντύπωση ότι η πληροφορία είναι οργανωμένη. Το πραγματικό πρόβλημα εμφανίζεται όταν κάποιος χρειάζεται να απαντήσει σε μια απλή ερώτηση: ποια είναι αυτή τη στιγμή η σωστή πληροφορία για έναν συγκεκριμένο εργαζόμενο;

Όσο μεγαλώνει μια επιχείρηση, το αρχείο προσωπικού παύει να είναι μια στατική λίστα ανθρώπων. Εργαζόμενοι προστίθενται ή αποχωρούν, αλλάζουν τμήματα και ρόλους, μεταβάλλονται στοιχεία επικοινωνίας, δημιουργούνται νέες άδειες, απουσίες και καταγραφές χρόνου, ενώ διαφορετικοί άνθρωποι της εταιρείας χρειάζονται πρόσβαση σε διαφορετικό μέρος της πληροφορίας. Η σωστή οργάνωση επομένως δεν αφορά μόνο το πού αποθηκεύονται τα δεδομένα. Αφορά το πώς συνδέονται, ποιος μπορεί να τα χρησιμοποιεί και πώς παραμένουν αξιόπιστα καθώς η επιχείρηση εξελίσσεται.

Τι είναι το αρχείο εργαζομένων;

Στη σύγχρονη διαχείριση προσωπικού, το αρχείο εργαζομένων μπορεί να θεωρηθεί η κεντρική εγγραφή πάνω στην οποία συνδέονται οι βασικές πληροφορίες κάθε μέλους της ομάδας. Δεν περιορίζεται στο όνομα, το email ή ένα τηλέφωνο. Ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης μπορεί να περιλαμβάνει οργανωτικά στοιχεία, θέση ή ρόλο, τμήμα, κατάσταση απασχόλησης και άλλες πληροφορίες που είναι πραγματικά απαραίτητες για τις λειτουργίες HR. Το κρίσιμο στοιχείο είναι ότι οι πληροφορίες αυτές δεν πρέπει να υπάρχουν ως ανεξάρτητα αντίγραφα σε διαφορετικά αρχεία. Πρέπει να υπάρχει μια ξεκάθαρη και ελεγχόμενη πηγή από την οποία προκύπτει η τρέχουσα εικόνα του εργαζομένου.

Το πρόβλημα ξεκινά όταν υπάρχουν πολλές εκδοχές της ίδιας πληροφορίας

Ένα από τα συχνότερα προβλήματα στις χειροκίνητες διαδικασίες HR είναι η αντιγραφή των ίδιων δεδομένων σε διαφορετικά σημεία. Το HR μπορεί να διαθέτει ένα spreadsheet, το λογιστήριο ένα δεύτερο αρχείο και ένας manager μια δική του λίστα. Μια αλλαγή γίνεται στο ένα αρχείο αλλά όχι στα υπόλοιπα και ξαφνικά η επιχείρηση διαθέτει περισσότερες από μία "σωστές" εκδοχές της ίδιας πληροφορίας. Όπως αναλύσαμε και στην ψηφιοποίηση της διαχείρισης προσωπικού, η αντικατάσταση των διάσπαρτων αρχείων δεν έχει αξία απλώς επειδή τα δεδομένα μεταφέρονται σε μια εφαρμογή. Η πραγματική αλλαγή συμβαίνει όταν δημιουργείται μία οργανωμένη πηγή πληροφορίας.

Ποια στοιχεία χρειάζεται πραγματικά να οργανώνονται;

Η απάντηση εξαρτάται από τη λειτουργία και τις ανάγκες κάθε επιχείρησης. Το σωστό σύστημα δεν πρέπει να συλλέγει πληροφορίες απλώς επειδή υπάρχει η τεχνική δυνατότητα να το κάνει. Πρέπει να οργανώνει όσα δεδομένα είναι απαραίτητα για συγκεκριμένες επιχειρησιακές και HR διαδικασίες. Βασικά στοιχεία εργαζομένου, οργανωτική θέση, τμήμα, κατάσταση απασχόλησης και στοιχεία που συνδέονται με τις διαδικασίες της εταιρείας μπορούν να αποτελούν μέρος αυτής της εικόνας. Παράλληλα, η διαχείριση προσωπικών δεδομένων απαιτεί προσοχή, κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης και περιορισμό της πληροφορίας σε ό,τι είναι πραγματικά απαραίτητο.

Το αρχείο εργαζομένου πρέπει να συνδέεται με την καθημερινή λειτουργία

Η μεγαλύτερη αξία εμφανίζεται όταν η εγγραφή ενός εργαζομένου δεν αποτελεί απομονωμένη καρτέλα, αλλά συνδέεται με τις πραγματικές διαδικασίες που τον αφορούν. Παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες και βάρδιες μπορούν έτσι να αποκτούν κοινό σημείο αναφοράς. Αντί η επιχείρηση να προσπαθεί να καταλάβει αν το "Γ. Παπαδόπουλος" ενός spreadsheet είναι ο ίδιος άνθρωπος με το "Γιώργος Παπαδόπουλος" ενός άλλου συστήματος, κάθε πληροφορία συνδέεται με τη σωστή εγγραφή. Αυτή η φαινομενικά απλή αρχιτεκτονική μειώνει σημαντικά την πολυπλοκότητα όταν αυξάνεται ο όγκος δεδομένων.

Ρόλοι και τμήματα δεν πρέπει να παραμένουν μόνο σε ένα οργανόγραμμα

Η θέση ενός εργαζομένου μέσα στην εταιρεία επηρεάζει πολλές διαδικασίες. Ποιος είναι ο manager του; Σε ποια ομάδα ανήκει; Ποια δικαιώματα χρειάζεται; Ποιος εγκρίνει συγκεκριμένα αιτήματα; Όταν αυτά υπάρχουν μόνο ως γνώση των ανθρώπων ή μέσα σε ένα στατικό οργανόγραμμα, κάθε διαδικασία χρειάζεται χειροκίνητη ερμηνεία. Η διαχείριση ρόλων προσωπικού αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν αποτελεί μέρος του ίδιου συστήματος με το αρχείο εργαζομένων και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τις υπόλοιπες λειτουργίες.

Το ιστορικό αλλαγών έχει μεγαλύτερη αξία από όσο φαίνεται

Σε ένα spreadsheet βλέπουμε συνήθως την τελευταία τιμή ενός πεδίου. Αν όμως ένας εργαζόμενος μετακινήθηκε σε άλλο τμήμα ή άλλαξε ρόλο, η προηγούμενη κατάσταση μπορεί να έχει σημασία για την κατανόηση παλαιότερων δεδομένων. Η δυνατότητα διατήρησης οργανωμένου ιστορικού βοηθά μια επιχείρηση να κατανοεί όχι μόνο ποια είναι η σημερινή κατάσταση, αλλά και πώς έφτασε σε αυτή. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό όταν τα δεδομένα χρησιμοποιούνται σε αναφορές ή όταν η διοίκηση εξετάζει μεταβολές της ομάδας σε βάθος χρόνου.

Η πρόσβαση στα δεδομένα πρέπει να ακολουθεί τον ρόλο του χρήστη

Η κεντρική αποθήκευση δεν σημαίνει ότι κάθε χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση σε κάθε πληροφορία. Αντίθετα, όσο πιο οργανωμένο γίνεται ένα σύστημα, τόσο πιο σημαντική γίνεται η σωστή διαχείριση δικαιωμάτων. Ένας manager μπορεί να χρειάζεται συγκεκριμένα στοιχεία της ομάδας του, ενώ το HR μπορεί να έχει διαφορετικό επίπεδο πρόσβασης. Η διοίκηση μπορεί να χρειάζεται συγκεντρωτική εικόνα χωρίς να χρειάζεται να βλέπει κάθε λεπτομέρεια κάθε εγγραφής. Ένα ώριμο σύστημα πρέπει επομένως να συνδέει την πληροφορία με τον ρόλο και την πραγματική επιχειρησιακή ανάγκη.

Οι άδειες και οι απουσίες δεν πρέπει να αποτελούν ξεχωριστό αρχείο

Όταν η διαχείριση αδειών λειτουργεί ανεξάρτητα από το αρχείο εργαζομένων, δημιουργούνται ξανά οι ίδιες ανάγκες συγχρονισμού. Το HR πρέπει να γνωρίζει ποιος έκανε το αίτημα, σε ποιο τμήμα ανήκει, ποιος έχει δικαίωμα έγκρισης και πώς η συγκεκριμένη απουσία επηρεάζει την ομάδα. Η διαχείριση αδειών προσωπικού με λογισμικό γίνεται πολύ αποτελεσματικότερη όταν δεν αποτελεί αυτόνομο εργαλείο, αλλά χρησιμοποιεί την ίδια οργανωμένη βάση εργαζομένων.

Το ίδιο ισχύει για τον χρόνο εργασίας

Η καταγραφή χρόνου παράγει μεγάλο όγκο πληροφορίας, αλλά η πληροφορία αυτή αποκτά πραγματικό νόημα μόνο όταν συνδέεται με τον σωστό άνθρωπο, το σωστό τμήμα και τη σωστή περίοδο. Ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας δεν πρέπει να δημιουργεί ακόμη ένα απομονωμένο dataset που κάποιος θα πρέπει αργότερα να αντιστοιχίσει χειροκίνητα με το HR. Όταν οι διαδικασίες μοιράζονται την ίδια βάση, μειώνονται οι διπλές καταχωρήσεις και δημιουργείται πολύ καθαρότερη εικόνα για reporting και διοίκηση.

Ένα σωστό αρχείο εργαζομένων βελτιώνει και τα HR reports

Η ποιότητα μιας αναφοράς δεν μπορεί να είναι καλύτερη από την ποιότητα των δεδομένων που χρησιμοποιεί. Αν οι εγγραφές είναι διπλές, παρωχημένες ή διαφορετικές μεταξύ συστημάτων, το report μπορεί να παρουσιάζεται με εντυπωσιακά charts και παρ' όλα αυτά να οδηγεί σε λάθος συμπεράσματα. Για αυτό οι αναφορές HR και το Business Intelligence ξεκινούν πολύ πριν από το dashboard. Ξεκινούν από τον τρόπο με τον οποίο δημιουργούνται, οργανώνονται και συνδέονται τα αρχικά δεδομένα.

Η αυτοματοποίηση χρειάζεται καθαρή βάση δεδομένων

Δεν μπορεί να υπάρξει αξιόπιστη αυτοματοποίηση όταν το σύστημα δεν γνωρίζει με βεβαιότητα ποιος είναι ο εργαζόμενος, σε ποια ομάδα ανήκει ή ποιος είναι υπεύθυνος για μια συγκεκριμένη ενέργεια. Workflows εγκρίσεων, ειδοποιήσεις, reports και άλλες αυτοματοποιημένες διαδικασίες βασίζονται στην ποιότητα της αρχικής πληροφορίας. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR επομένως δεν ξεκινά από ένα κουμπί "automate". Ξεκινά από τη δημιουργία μιας συνεπούς δομής δεδομένων πάνω στην οποία μπορεί να βασιστεί το σύστημα.

Τι συμβαίνει όταν η εταιρεία μεγαλώνει;

Με δέκα εργαζομένους, πολλά προβλήματα μπορούν να λυθούν επειδή οι άνθρωποι γνωρίζονται μεταξύ τους και η πληροφορία μεταφέρεται άτυπα. Με πενήντα, εκατό ή περισσότερους εργαζομένους, η ίδια προσέγγιση αρχίζει να δημιουργεί σημαντική διοικητική επιβάρυνση. Περισσότερες προσλήψεις σημαίνουν περισσότερες εγγραφές, περισσότερες αλλαγές, περισσότερες άδειες, περισσότερες καταγραφές και περισσότερους managers που χρειάζονται πληροφορία. Η σωστή οργάνωση του αρχείου προσωπικού επιτρέπει στην υποδομή HR να μεγαλώνει χωρίς κάθε αύξηση προσωπικού να προκαλεί αντίστοιχη αύξηση χειροκίνητης διαχείρισης.

Από το employee file στο Team Overview

Όταν τα δεδομένα εργαζομένων είναι σωστά οργανωμένα, μπορούν να τροφοδοτήσουν πολύ πιο χρήσιμες διοικητικές λειτουργίες. Η διοίκηση μπορεί να αποκτήσει συνολική εικόνα της ομάδας, οι managers να παρακολουθούν τα τμήματά τους και το HR να δημιουργεί αναφορές χωρίς να συγκεντρώνει κάθε φορά πληροφορίες από την αρχή. Το employee record είναι επομένως πολύ περισσότερο από μια ψηφιακή καρτέλα. Είναι ένας από τους βασικούς δομικούς λίθους πάνω στους οποίους μπορεί να δημιουργηθεί ένα πραγματικά συνδεδεμένο HR σύστημα.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core σχεδιάστηκε με τη λογική ότι η πληροφορία του προσωπικού δεν πρέπει να βρίσκεται διασκορπισμένη σε διαφορετικά αρχεία και ανεξάρτητες διαδικασίες. Η κεντρική διαχείριση εργαζομένων μπορεί να λειτουργεί ως βάση πάνω στην οποία συνδέονται παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και αναφορές. Έτσι, αντί κάθε λειτουργία να δημιουργεί τη δική της εκδοχή για το ποιος είναι ο εργαζόμενος και πού ανήκει, το σύστημα μπορεί να λειτουργεί πάνω σε μια κοινή οργανωμένη πραγματικότητα.

Το σωστό αρχείο εργαζομένων μπορεί να φαίνεται σαν ένα μικρό κομμάτι της ψηφιοποίησης του HR, στην πραγματικότητα όμως βρίσκεται στη βάση σχεδόν κάθε επόμενης διαδικασίας. Όταν τα δεδομένα είναι καθαρά, συνδεδεμένα και διαθέσιμα στους σωστούς ανθρώπους, οι άδειες γίνονται ευκολότερες, η καταγραφή χρόνου πιο αξιόπιστη, τα reports πιο χρήσιμα και οι αυτοματισμοί πολύ πιο ασφαλείς. Η επιχείρηση δεν αποκτά απλώς καλύτερα οργανωμένα αρχεία. Αποκτά μια βάση δεδομένων προσωπικού πάνω στην οποία μπορεί πραγματικά να αναπτυχθεί.