Σε πολλές επιχειρήσεις, οι διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού εξακολουθούν να βασίζονται σε Excel, emails, μηνύματα και προφορικές εγκρίσεις. Μια αίτηση άδειας καταγράφεται σε ένα αρχείο, μια αλλαγή βάρδιας επιβεβαιώνεται τηλεφωνικά και οι ώρες εργασίας ελέγχονται στο τέλος του μήνα μέσα από διαφορετικές πηγές. Κάθε ενέργεια φαίνεται μικρή όταν εξετάζεται μεμονωμένα. Όταν όμως επαναλαμβάνεται για όλο το προσωπικό, δημιουργεί σημαντικό διοικητικό κόστος.

Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR δεν σημαίνει ότι αφαιρείται ο ανθρώπινος παράγοντας από τη διαχείριση προσωπικού. Σημαίνει ότι οι επαναλαμβανόμενες ενέργειες, οι εγκρίσεις και η ενημέρωση δεδομένων οργανώνονται μέσα από σαφείς ψηφιακές ροές. Έτσι, το HR αφιερώνει λιγότερο χρόνο στη συμφωνία αρχείων και περισσότερο χρόνο σε εργασίες που απαιτούν κρίση, επικοινωνία και πραγματική υποστήριξη των ομάδων.

Τι σημαίνει αυτοματοποίηση διαδικασιών HR

Η αυτοματοποίηση ξεκινά όταν μια ενέργεια ακολουθεί συγκεκριμένη και επαναλαμβανόμενη διαδρομή. Ένας εργαζόμενος υποβάλλει αίτημα, ένας manager το αξιολογεί, το HR ενημερώνεται και το αποτέλεσμα καταγράφεται στο ιστορικό. Αν αυτή η ροή πραγματοποιείται κάθε φορά με διαφορετικό τρόπο, η επιχείρηση εξαρτάται από τη μνήμη και τη συνέπεια των ανθρώπων που συμμετέχουν.

Σε ένα οργανωμένο σύστημα, οι κανόνες είναι γνωστοί από την αρχή. Οι χρήστες βλέπουν μόνο τις πληροφορίες που τους αφορούν, οι εγκρίσεις ακολουθούν συγκεκριμένη σειρά και κάθε αλλαγή αφήνει καταγεγραμμένο ιστορικό. Η διαδικασία γίνεται ταχύτερη, αλλά κυρίως γίνεται προβλέψιμη και ελέγξιμη.

Η ψηφιοποίηση δεν είναι πάντα πραγματική αυτοματοποίηση

Η μεταφορά ενός χειρόγραφου αρχείου σε Excel δεν σημαίνει ότι η διαδικασία έχει αυτοματοποιηθεί. Το ίδιο ισχύει όταν μια αίτηση άδειας γίνεται μέσω email αντί για έντυπο. Η πληροφορία έχει ψηφιοποιηθεί, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί χειροκίνητη ανάγνωση, καταχώριση, επιβεβαίωση και μεταφορά σε άλλα αρχεία.

Η πραγματική αυτοματοποίηση συνδέει τα στάδια μεταξύ τους. Μια εγκεκριμένη άδεια ενημερώνει αυτόματα το διαθέσιμο υπόλοιπο, εμφανίζεται στο πρόγραμμα της ομάδας και λαμβάνεται υπόψη στις σχετικές αναφορές. Δεν χρειάζεται κάποιος να αντιγράψει την ίδια πληροφορία σε τρία διαφορετικά σημεία.

Παρουσίες και χρόνος εργασίας χωρίς χειροκίνητη συμφωνία

Η παρακολούθηση παρουσιών είναι μία από τις πιο συχνές και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες HR. Όταν τα δεδομένα συγκεντρώνονται χειροκίνητα, το HR πρέπει να ελέγχει καθυστερήσεις, ελλιπείς καταγραφές, αλλαγές ωραρίων και αποκλίσεις πριν μπορέσει να δημιουργήσει αξιόπιστη εικόνα.

Ένα σύστημα παρουσίας προσωπικού συγκεντρώνει τις καταγραφές σε κοινό περιβάλλον και επιτρέπει τη σύγκριση προγραμματισμένου και πραγματικού χρόνου εργασίας. Οι αποκλίσεις μπορούν να εντοπίζονται νωρίτερα, χωρίς να περιμένει η επιχείρηση το κλείσιμο του μήνα για να ανακαλύψει λάθη.

Αυτοματοποιημένη διαχείριση αδειών και απουσιών

Οι άδειες αποτελούν χαρακτηριστικό παράδειγμα διαδικασίας που επιβαρύνεται από την αποσπασματική επικοινωνία. Ο εργαζόμενος ρωτά για το υπόλοιπό του, υποβάλλει αίτημα, ο manager ελέγχει αν υπάρχει κάλυψη και το HR ενημερώνει το σχετικό αρχείο.

Με τη διαχείριση αδειών προσωπικού με λογισμικό, το υπόλοιπο είναι διαθέσιμο στον εργαζόμενο, η έγκριση ακολουθεί συγκεκριμένη ροή και η πληροφορία ενημερώνεται χωρίς νέα καταχώριση. Το HR διατηρεί συνολική εικόνα, ενώ οι managers γνωρίζουν εγκαίρως πώς επηρεάζεται η διαθεσιμότητα της ομάδας.

Οι βάρδιες χρειάζονται κοινά και ενημερωμένα δεδομένα

Σε επιχειρήσεις με κυλιόμενα ωράρια, η αλλαγή ενός μόνο προγράμματος μπορεί να επηρεάσει εργαζομένους, managers, άδειες και πραγματικές ώρες εργασίας. Αν κάθε πληροφορία βρίσκεται σε διαφορετικό αρχείο, δημιουργούνται πολλαπλές εκδόσεις του ίδιου προγράμματος και κανείς δεν είναι βέβαιος ποια είναι η πιο πρόσφατη.

Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού γίνεται αποτελεσματικότερη όταν συνδέεται με παρουσίες και απουσίες. Μια εγκεκριμένη άδεια είναι ήδη ορατή κατά τον προγραμματισμό, ενώ μια αλλαγή βάρδιας μπορεί να ενημερώνει άμεσα τους εμπλεκόμενους χωρίς διαδοχικά μηνύματα και τηλεφωνικές επιβεβαιώσεις.

Οι εγκρίσεις αποκτούν σαφή ιδιοκτησία

Πολλές καθυστερήσεις δεν προκαλούνται από την πολυπλοκότητα μιας διαδικασίας, αλλά από την ασάφεια γύρω από το ποιος πρέπει να ενεργήσει. Ένα αίτημα παραμένει σε ένα email, επειδή ο παραλήπτης δεν γνωρίζει αν είναι υπεύθυνος για την τελική απόφαση ή αν πρέπει να το προωθήσει αλλού.

Η αυτοματοποίηση δημιουργεί σαφείς ρόλους. Ο εργαζόμενος γνωρίζει πού υποβάλλει το αίτημα, ο manager βλέπει ποιες ενέργειες περιμένουν έγκριση και το HR μπορεί να ελέγξει την πορεία χωρίς να αναζητά πληροφορίες σε διαφορετικά κανάλια. Η ευθύνη παραμένει ανθρώπινη, αλλά η διαδρομή της απόφασης είναι ξεκάθαρη.

Λιγότερες διορθώσεις πριν από τη μισθοδοσία

Τα προβλήματα της μισθοδοσίας σπάνια δημιουργούνται μόνο την τελευταία ημέρα του μήνα. Συνήθως έχουν ξεκινήσει νωρίτερα από μια άδεια που δεν καταγράφηκε, μια αλλαγή βάρδιας που έμεινε σε μήνυμα ή μια παρουσία που δεν ελέγχθηκε εγκαίρως.

Η υποστήριξη μισθοδοσίας προσωπικού με σύστημα οργανώνει τα δεδομένα στην πηγή τους. Ώρες, άδειες, απουσίες και εγκεκριμένες μεταβολές παραμένουν συγκεντρωμένες και μπορούν να παραδοθούν με καθαρότερη δομή στο λογιστήριο ή στον εξωτερικό συνεργάτη.

Τα HR δεδομένα μετατρέπονται σε χρήσιμες αναφορές

Όταν οι καθημερινές διαδικασίες λειτουργούν στο ίδιο περιβάλλον, οι αναφορές δεν χρειάζεται να δημιουργούνται από αποσπασματικά αρχεία. Η επιχείρηση μπορεί να παρακολουθεί παρουσίες, άδειες, κάλυψη βαρδιών, αποκλίσεις και διοικητικό φόρτο μέσα από κοινά δεδομένα.

Η αξία δεν βρίσκεται στην παραγωγή όσο το δυνατόν περισσότερων dashboards. Βρίσκεται στη δυνατότητα να απαντώνται συγκεκριμένες ερωτήσεις. Πού εμφανίζονται επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις; Ποιο τμήμα χρειάζεται καλύτερο προγραμματισμό; Πόσος χρόνος αφιερώνεται σε διορθώσεις; Οι δείκτες απόδοσης HR ομάδας αποκτούν πραγματική αξία όταν βασίζονται σε ενημερωμένα και συνεπή στοιχεία.

Η εμπειρία του εργαζομένου βελτιώνεται

Η αυτοματοποίηση δεν εξυπηρετεί μόνο τη διοίκηση. Ένας εργαζόμενος χρειάζεται να γνωρίζει το πρόγραμμά του, το υπόλοιπο αδειών, την πορεία ενός αιτήματος και τις καταγραφές που τον αφορούν χωρίς να περιμένει απάντηση από το HR για κάθε απλή πληροφορία.

Η άμεση πρόσβαση μειώνει τις ερωτήσεις, τις παρεξηγήσεις και την αίσθηση ότι οι διαδικασίες λειτουργούν διαφορετικά για κάθε άτομο. Παράλληλα, το HR παραμένει διαθέσιμο για τις περιπτώσεις που απαιτούν πραγματική συζήτηση και όχι απλή αναζήτηση δεδομένων.

Ποιες διαδικασίες πρέπει να αυτοματοποιηθούν πρώτες

Δεν χρειάζεται μια επιχείρηση να αλλάξει τα πάντα ταυτόχρονα. Η σωστή αφετηρία είναι οι διαδικασίες που επαναλαμβάνονται συχνότερα, απαιτούν πολλαπλές καταχωρίσεις ή δημιουργούν τα περισσότερα λάθη. Για μία εταιρεία μπορεί να είναι οι άδειες. Για μια άλλη, οι βάρδιες ή η συλλογή στοιχείων πριν από τη μισθοδοσία.

Η προτεραιοποίηση πρέπει να βασίζεται στον πραγματικό διοικητικό φόρτο και όχι στο ποια λειτουργία δείχνει πιο εντυπωσιακή σε μια παρουσίαση. Μια μικρή αυτοματοποίηση που αφαιρεί δεκάδες επαναλαμβανόμενες ενέργειες κάθε μήνα μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη αξία από ένα σύνθετο module που χρησιμοποιείται σπάνια.

Το λογισμικό δεν διορθώνει ασαφείς διαδικασίες από μόνο του

Πριν μεταφερθεί μια ροή σε σύστημα, πρέπει να είναι γνωστοί οι κανόνες της. Ποιος εγκρίνει; Ποιες εξαιρέσεις επιτρέπονται; Ποια δεδομένα είναι υποχρεωτικά; Πότε μια διαδικασία θεωρείται ολοκληρωμένη;

Αν οι απαντήσεις παραμένουν ασαφείς, το software απλώς ψηφιοποιεί την υπάρχουσα σύγχυση. Η επιτυχημένη αυτοματοποίηση συνδυάζει τεχνολογία, διαδικασίες και σαφή κατανομή ευθύνης. Για αυτό η εφαρμογή ενός HR συστήματος αποτελεί οργανωτικό έργο και όχι μόνο τεχνική εγκατάσταση.

Από τα αποσπασματικά εργαλεία σε ένα ενιαίο HR περιβάλλον

Η μεγαλύτερη απόδοση εμφανίζεται όταν οι βασικές διαδικασίες δεν λειτουργούν απομονωμένα. Παρουσίες, άδειες, βάρδιες, εργαζόμενοι και αναφορές πρέπει να βασίζονται στην ίδια εικόνα δεδομένων. Έτσι μειώνονται οι διπλές καταχωρίσεις και η διοίκηση αποκτά κοινό σημείο αναφοράς.

Μέσα από το Liberty Core, η Liberty Systems οργανώνει τις καθημερινές HR ροές σε ένα ενιαίο περιβάλλον για time tracking, άδειες, απουσίες, βάρδιες, αναφορές και υποστήριξη μισθοδοσίας. Στόχος δεν είναι απλώς να μεταφερθούν οι υπάρχουσες εργασίες σε μια οθόνη, αλλά να μειωθούν τα περιττά βήματα και να δημιουργηθεί πιο αξιόπιστη βάση λειτουργίας.

Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR δεν αντικαθιστά την ανθρώπινη επικοινωνία. Αφαιρεί όμως τη χειροκίνητη εργασία που δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνεται. Όταν οι κανόνες, οι εγκρίσεις και τα δεδομένα οργανώνονται σωστά, το HR αποκτά περισσότερο χρόνο, οι εργαζόμενοι μεγαλύτερη διαφάνεια και η διοίκηση καθαρότερη εικόνα της επιχείρησης.