Η επιλογή ενός συστήματος HR μπορεί αρχικά να φαίνεται απλή. Μια επιχείρηση αναζητά λογισμικό διαχείρισης προσωπικού, συγκρίνει μερικές λύσεις, εξετάζει τις λειτουργίες τους και επιλέγει εκείνη που φαίνεται να καλύπτει τις περισσότερες ανάγκες. Στην πράξη όμως, αυτή η προσέγγιση μπορεί να οδηγήσει στην αγορά ενός συστήματος με δεκάδες χαρακτηριστικά που δεν χρησιμοποιούνται ποτέ, ενώ οι πραγματικές καθημερινές δυσκολίες του HR παραμένουν. Το κατάλληλο σύστημα δεν είναι απαραίτητα εκείνο που προσφέρει τα περισσότερα features. Είναι εκείνο που οργανώνει καλύτερα τις διαδικασίες που ήδη καταναλώνουν χρόνο, μειώνει τις χειροκίνητες καταχωρήσεις και δημιουργεί μία αξιόπιστη εικόνα του προσωπικού.

Για αυτό η επιλογή HR software πρέπει να ξεκινά από την ίδια την επιχείρηση και όχι από το software. Πώς καταγράφεται σήμερα ο χρόνος εργασίας; Πώς υποβάλλονται και εγκρίνονται οι άδειες; Πού καταγράφονται οι υπερωρίες; Υπάρχουν βάρδιες; Πώς προετοιμάζονται τα στοιχεία που χρειάζεται η μισθοδοσία; Πόσο χρόνο χρειάζεται η διοίκηση για να αποκτήσει μια συνολική εικόνα; Αν πρώτα χαρτογραφηθούν αυτά τα σημεία, γίνεται πολύ ευκολότερο να διαχωριστούν οι λειτουργίες που έχουν πραγματική επιχειρησιακή αξία από εκείνες που απλώς κάνουν μια παρουσίαση προϊόντος να φαίνεται πιο εντυπωσιακή.

Ξεκινήστε από το πρόβλημα και όχι από το software

Πριν συγκρίνετε πλατφόρμες, καταγράψτε πώς λειτουργεί σήμερα το HR. Αν υπάρχουν διαφορετικά Excel για εργαζομένους, άδειες, υπερωρίες και παρουσίες, σημειώστε ποιος ενημερώνει κάθε αρχείο και πόσες φορές η ίδια πληροφορία καταχωρείται ξανά. Αν οι εγκρίσεις γίνονται με email ή μηνύματα, εξετάστε πόσο εύκολο είναι να γνωρίζει κάποιος ποια αιτήματα εκκρεμούν. Αν η δημιουργία ενός report απαιτεί συλλογή δεδομένων από διαφορετικές πηγές, υπολογίστε πόσο συχνά επαναλαμβάνεται αυτή η διαδικασία. Αυτή η χαρτογράφηση αποκαλύπτει τι πραγματικά πρέπει να λύσει το νέο σύστημα και αποτρέπει την επιχείρηση από το να ψηφιοποιήσει απλώς τις ίδιες προβληματικές διαδικασίες.

Επιλέξτε μία κεντρική βάση δεδομένων προσωπικού

Ένα από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά ενός ολοκληρωμένου συστήματος είναι η ύπαρξη μιας κεντρικής βάσης για τους εργαζομένους. Η ίδια πληροφορία δεν πρέπει να υπάρχει σε διαφορετικά αρχεία ανάλογα με το αν χρησιμοποιείται για άδειες, παρουσίες ή reports. Όταν αλλάζει ένα στοιχείο εργαζομένου, η αλλαγή πρέπει να αφορά την ίδια εγγραφή που χρησιμοποιούν οι υπόλοιπες λειτουργίες. Αυτή η λογική δημιουργεί ένα πραγματικό single source of truth και μειώνει τις διαφορετικές εκδοχές των δεδομένων. Είναι επίσης η βάση πάνω στην οποία μπορεί να στηριχθεί ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού αντί για μια συλλογή ανεξάρτητων εργαλείων.

Ελέγξτε πώς διαχειρίζεται τον χρόνο εργασίας

Η καταγραφή χρόνου αποτελεί κεντρική λειτουργία για πολλές επιχειρήσεις, αλλά οι ανάγκες διαφέρουν σημαντικά. Μια εταιρεία με σταθερό ωράριο δεν έχει τις ίδιες απαιτήσεις με μια επιχείρηση που λειτουργεί με διαφορετικές βάρδιες ή μεταβαλλόμενα προγράμματα. Το σύστημα πρέπει να ανταποκρίνεται στον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της ομάδας και όχι να αναγκάζει την επιχείρηση να προσαρμόσει τις διαδικασίες της σε ένα άκαμπτο μοντέλο. Παράλληλα, ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας έχει μεγαλύτερη αξία όταν τα δεδομένα του μπορούν να συνδεθούν με υπερωρίες, απουσίες, βάρδιες και αναφορές χωρίς να χρειάζεται χειροκίνητη μεταφορά.

Δείτε ολόκληρο το workflow των αδειών

Δεν αρκεί ένα HR software να διαθέτει ένα κουμπί για την καταχώρηση άδειας. Εξετάστε ολόκληρη τη διαδικασία. Μπορεί ο εργαζόμενος να υποβάλει αίτημα; Ποιος το εγκρίνει; Μπορεί ο manager να γνωρίζει ποιοι άλλοι εργαζόμενοι απουσιάζουν την ίδια περίοδο; Ενημερώνεται σωστά η σχετική πληροφορία μετά την έγκριση; Υπάρχει ιστορικό; Η ψηφιακή διαχείριση αδειών πρέπει να αφαιρεί τα emails, τις προφορικές εγκρίσεις και τα παράλληλα spreadsheets από τη διαδικασία. Αν μετά την αγορά του συστήματος το HR εξακολουθεί να ενημερώνει ξεχωριστό Excel για να γνωρίζει τι συμβαίνει, τότε η διαδικασία δεν έχει πραγματικά ψηφιοποιηθεί.

Αν υπάρχουν βάρδιες, εξετάστε τες ξεχωριστά

Οι επιχειρήσεις με βάρδιες έχουν συνήθως μεγαλύτερη λειτουργική πολυπλοκότητα, ακόμη και όταν απασχολούν σχετικά μικρό αριθμό εργαζομένων. Ο προγραμματισμός πρέπει να λαμβάνει υπόψη αλλαγές, απουσίες και διαφορετικά ωράρια, ενώ η διοίκηση χρειάζεται να γνωρίζει τι είχε προγραμματιστεί και τι τελικά πραγματοποιήθηκε. Για αυτό η διαχείριση βαρδιών προσωπικού δεν πρέπει να εξετάζεται ως ένα απομονωμένο ημερολόγιο. Η πραγματική αξία εμφανίζεται όταν ο προγραμματισμός συνδέεται με τα υπόλοιπα δεδομένα του εργαζομένου μέσα στο ίδιο περιβάλλον.

Μην αφήσετε τις υπερωρίες σε διαφορετικό αρχείο

Οι υπερωρίες είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα πληροφορίας που συχνά ξεκινά από ένα σύστημα και καταλήγει να επεξεργάζεται σε Excel. Αυτό αυξάνει τις χειροκίνητες ενέργειες και δυσκολεύει τον έλεγχο του ιστορικού. Κατά την αξιολόγηση ενός HR system, εξετάστε αν η καταγραφή υπερωριών συνδέεται με την πραγματική πληροφορία χρόνου και αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί στις επόμενες διαδικασίες χωρίς νέα καταχώρηση. Το ζητούμενο δεν είναι απλώς να αποθηκεύεται μια τιμή, αλλά να υπάρχει καθαρή και συνεπής ροή δεδομένων.

Ελέγξτε τους ρόλους και τα δικαιώματα

Τα δεδομένα προσωπικού δεν πρέπει να είναι διαθέσιμα με τον ίδιο τρόπο σε όλους τους χρήστες. Ένας εργαζόμενος, ένας manager, το HR και η διοίκηση έχουν διαφορετικές ανάγκες και διαφορετικές ευθύνες. Για αυτό η διαχείριση πρόσβασης πρέπει να εξετάζεται από την αρχή και όχι αφού εγκατασταθεί το σύστημα. Ρωτήστε αν μπορούν να δημιουργηθούν διαφορετικοί ρόλοι, αν ένας manager μπορεί να βλέπει μόνο την ομάδα που τον αφορά και αν οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένες δικές τους λειτουργίες χωρίς να βλέπουν πληροφορίες που δεν χρειάζονται.

Δώστε σημασία στο employee self-service

Αν κάθε απλή ενέργεια εξακολουθεί να περνά από το HR, το νέο software μπορεί να οργανώνει καλύτερα τα δεδομένα χωρίς να μειώνει πραγματικά τον φόρτο εργασίας. Το employee self-service επιτρέπει, όπου είναι κατάλληλο, στους εργαζομένους να αλληλεπιδρούν απευθείας με συγκεκριμένες διαδικασίες που τους αφορούν. Αντίστοιχα, managers μπορούν να διαχειρίζονται τις εγκρίσεις ή την πληροφορία της ομάδας τους. Έτσι το HR διατηρεί τον έλεγχο χωρίς να λειτουργεί ως ενδιάμεσος για κάθε καθημερινή ενέργεια.

Ζητήστε να δείτε τα reports πριν αγοράσετε

Η λέξη "reports" μπορεί να σημαίνει εντελώς διαφορετικά πράγματα από σύστημα σε σύστημα. Για αυτό δεν αρκεί να υπάρχει στη λίστα χαρακτηριστικών. Ζητήστε να δείτε ποια δεδομένα μπορούν πραγματικά να παρουσιαστούν, πόσο εύκολα φιλτράρονται και αν η διοίκηση μπορεί να αποκτήσει την πληροφορία που χρειάζεται χωρίς το HR να δημιουργεί κάθε φορά νέα αρχεία. Τα HR reports και το Business Intelligence αποκτούν αξία όταν μετατρέπουν τα καθημερινά δεδομένα σε χρήσιμη εικόνα για τη λειτουργία της επιχείρησης και όχι όταν αποτελούν απλώς μια δυνατότητα export.

Εξετάστε πώς υποστηρίζεται η μισθοδοσία

Το HR software δεν χρειάζεται απαραίτητα να αντικαθιστά το λογιστικό ή payroll σύστημα για να προσφέρει ουσιαστική αξία στη μισθοδοσία. Αυτό που έχει σημασία είναι η ποιότητα των δεδομένων που προηγούνται του τελικού υπολογισμού. Χρόνος εργασίας, απουσίες και υπερωρίες πρέπει να είναι οργανωμένα και ελέγξιμα ώστε να μειώνεται η χειροκίνητη προετοιμασία. Η υποστήριξη μισθοδοσίας προσωπικού είναι επομένως σημαντικό κριτήριο όταν η σημερινή διαδικασία απαιτεί επαναλαμβανόμενες εξαγωγές, διορθώσεις και συμφωνίες δεδομένων.

Ρωτήστε τι μπορεί πραγματικά να αυτοματοποιηθεί

Ο όρος automation χρησιμοποιείται εύκολα, αλλά η αξία του βρίσκεται σε πολύ συγκεκριμένες καθημερινές ενέργειες. Μπορεί ένα αίτημα να ακολουθεί αυτόματα τον σωστό υπεύθυνο; Μπορεί η ίδια πληροφορία να χρησιμοποιηθεί σε περισσότερες λειτουργίες χωρίς νέα καταχώρηση; Υπάρχουν ειδοποιήσεις ή workflows που μειώνουν την ανάγκη για προσωπικές υπενθυμίσεις; Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR έχει αξία όταν αφαιρεί πραγματικά βήματα από τη δουλειά της ομάδας και όχι όταν απλώς αλλάζει την οθόνη μέσα από την οποία εκτελούνται.

Υπολογίστε το κόστος πέρα από τη συνδρομή

Η μηνιαία ή ετήσια τιμή είναι μόνο ένα μέρος του πραγματικού κόστους ενός HR system. Πρέπει να εξεταστούν η αρχική παραμετροποίηση, η μεταφορά δεδομένων, η εκπαίδευση, πιθανές πρόσθετες χρεώσεις ανά χρήστη ή module και κυρίως ο χρόνος που θα συνεχίσει να δαπανά η επιχείρηση μετά την εφαρμογή του. Ένα φθηνότερο σύστημα που απαιτεί συνεχείς χειροκίνητες διαδικασίες μπορεί τελικά να κοστίζει περισσότερο από μια λύση που αφαιρεί αρκετές ώρες διοικητικής εργασίας κάθε μήνα. Η σωστή σύγκριση πρέπει να εξετάζει το συνολικό λειτουργικό κόστος και όχι μόνο την τιμή που εμφανίζεται στον τιμοκατάλογο.

Εξετάστε πόσο εύκολη είναι η μετάβαση από Excel

Για πολλές επιχειρήσεις, η υιοθέτηση HR software σημαίνει ότι πρέπει να μεταφερθούν χρόνια δεδομένων από spreadsheets και διαφορετικά αρχεία. Πριν επιλέξετε σύστημα, εξετάστε ποια δεδομένα αξίζει να μεταφερθούν, πώς θα καθαριστούν και ποια θα αποτελέσουν τη νέα επίσημη βάση. Η μετάβαση δεν πρέπει να σημαίνει ότι τα παλιά Excel παραμένουν παράλληλα ενεργά επ' αόριστον, γιατί τότε δημιουργούνται ξανά δύο διαφορετικές πηγές αλήθειας. Ένα καλό migration έχει ξεκάθαρο σημείο μετάβασης από το παλιό μοντέλο στο νέο.

Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο για τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν

Η τεχνική πληρότητα δεν αρκεί. Αν μια απλή αίτηση άδειας χρειάζεται πολλές οθόνες ή αν ένας manager δυσκολεύεται να βρει τις εκκρεμείς εγκρίσεις του, οι χρήστες θα αρχίσουν να δημιουργούν παρακάμψεις. Emails, προσωπικές σημειώσεις και Excel θα επιστρέψουν και η εταιρεία θα καταλήξει να λειτουργεί ταυτόχρονα το νέο και το παλιό σύστημα. Για αυτό η εμπειρία χρήσης πρέπει να αξιολογείται με πραγματικά σενάρια: ζητήστε να δείτε πώς εκτελείται μια καθημερινή εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος και όχι μόνο ένα εντυπωσιακό dashboard.

Σκεφτείτε τις ανάγκες που θα έχετε σε δύο χρόνια

Ένα HR system πρέπει να λύνει τα σημερινά προβλήματα χωρίς να δημιουργεί τα αυριανά. Αν η εταιρεία σχεδιάζει ανάπτυξη, περισσότερα τμήματα ή μεγαλύτερη οργανωτική πολυπλοκότητα, εξετάστε αν το σύστημα μπορεί να ακολουθήσει αυτή την εξέλιξη. Αυτό δεν σημαίνει ότι μια μικρή επιχείρηση χρειάζεται μια τεράστια enterprise πλατφόρμα. Σημαίνει ότι η βασική αρχιτεκτονική πρέπει να επιτρέπει περισσότερους εργαζομένους, διαφορετικούς ρόλους, αυξημένο όγκο δεδομένων και περισσότερες διαδικασίες χωρίς να απαιτείται νέα μετάβαση λίγο μετά την πρώτη.

Κάντε το demo πάνω στις δικές σας διαδικασίες

Ένα από τα καλύτερα φίλτρα πριν από την τελική επιλογή είναι να σταματήσετε να βλέπετε το demo που θέλει να παρουσιάσει ο προμηθευτής και να ζητήσετε να δείτε τα δικά σας πραγματικά σενάρια. Πώς καταχωρείται ένας εργαζόμενος; Πώς ζητά άδεια; Πώς εγκρίνει ο manager; Πώς εμφανίζεται μια υπερωρία; Πώς οργανώνεται μια βάρδια; Πώς βρίσκει η διοίκηση μια συγκεκριμένη αναφορά; Με αυτόν τον τρόπο η αξιολόγηση μετακινείται από το marketing του software στην πραγματική καθημερινή χρήση του.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί γύρω από αυτή ακριβώς τη λογική: οι βασικές διαδικασίες προσωπικού να λειτουργούν ως μέρη ενός ενιαίου συστήματος και όχι ως ανεξάρτητες εφαρμογές. Εργαζόμενοι, παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες, ρόλοι και αναφορές μπορούν να οργανώνονται πάνω στην ίδια βάση πληροφορίας, ώστε το HR να μη χρειάζεται να δημιουργεί ξανά τα ίδια δεδομένα σε διαφορετικά σημεία.

Η σωστή επιλογή HR software δεν γίνεται επομένως μετρώντας features. Γίνεται εξετάζοντας πόσες πραγματικές διαδικασίες μπορούν να γίνουν απλούστερες, πόσες χειροκίνητες καταχωρήσεις μπορούν να εξαλειφθούν και πόσο εύκολα μπορεί η διοίκηση να αποκτήσει αξιόπιστη εικόνα της ομάδας της. Αν ένα σύστημα καταφέρει να αντικαταστήσει τα διάσπαρτα Excel, να συνδέσει τις καθημερινές λειτουργίες και να παραμείνει εύχρηστο καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, τότε δεν αποτελεί απλώς ένα ακόμη εργαλείο HR. Αποτελεί μέρος της λειτουργικής υποδομής της επιχείρησης.