Όσο μεγαλώνει μια ομάδα, οι πληροφορίες για τους εργαζομένους αρχίζουν συχνά να διασκορπίζονται. Τα βασικά στοιχεία βρίσκονται σε ένα Excel, οι άδειες σε email, τα έγγραφα σε κοινόχρηστους φακέλους, οι ώρες σε διαφορετική εφαρμογή και οι αναφορές δημιουργούνται χειροκίνητα στο τέλος κάθε μήνα. Κάθε εργαλείο μπορεί να εξυπηρετεί μια μεμονωμένη ανάγκη, αλλά το HR δεν διαθέτει μία συνεπή εικόνα της ομάδας.
Ένα HRIS αντιμετωπίζει αυτόν τον κατακερματισμό συγκεντρώνοντας τα βασικά δεδομένα και τις καθημερινές διαδικασίες προσωπικού σε ένα οργανωμένο σύστημα. Δεν είναι απλώς ένα ψηφιακό αρχείο εργαζομένων. Μπορεί να αποτελέσει την κοινή βάση πάνω στην οποία λειτουργούν οι άδειες, η παρουσία, τα έγγραφα, τα δικαιώματα πρόσβασης και οι αναφορές προς τη διοίκηση.
Τι είναι ένα HRIS;
Το HRIS, από το Human Resources Information System, είναι ένα πληροφοριακό σύστημα για την αποθήκευση, οργάνωση και διαχείριση δεδομένων ανθρώπινου δυναμικού. Δημιουργεί μία κεντρική και ελεγχόμενη πηγή πληροφορίας για κάθε εργαζόμενο και συνδέει αυτή την πληροφορία με τις διαδικασίες που εκτελεί καθημερινά το HR.
Ανάλογα με την έκταση της λύσης, ένα HRIS μπορεί να περιλαμβάνει μητρώο εργαζομένων, οργανωτική δομή, συμβάσεις και εταιρικά έγγραφα, άδειες, απουσίες, καταγραφή χρόνου, onboarding, ρόλους χρηστών, μηνιαίες αναφορές και employee self-service. Το ζητούμενο δεν είναι να συγκεντρωθούν όσο το δυνατόν περισσότερα features, αλλά να υπάρχει συνέχεια ανάμεσα στα δεδομένα και στις πραγματικές ροές της επιχείρησης.
HRIS, HRMS και HCM: ποια είναι η διαφορά;
Οι όροι HRIS, HRMS και HCM χρησιμοποιούνται συχνά με διαφορετικό τρόπο από κάθε προμηθευτή. Συνήθως το HRIS δίνει έμφαση στα βασικά δεδομένα και στις λειτουργικές διαδικασίες του HR. Το HRMS περιγράφει συχνά μια ευρύτερη σουίτα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, ενώ το HCM συνδέεται περισσότερο με τη στρατηγική ανάπτυξη ταλέντου, την απόδοση και τον σχεδιασμό του ανθρώπινου κεφαλαίου.
Στην πράξη, η ονομασία έχει μικρότερη αξία από το πραγματικό scope. Μια επιχείρηση πρέπει να εξετάζει ποιες πληροφορίες καλύπτει το σύστημα, ποιες ροές υποστηρίζει, πώς ελέγχει την πρόσβαση και αν μπορεί να προσαρμοστεί στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η ομάδα της.
Το μητρώο εργαζομένων είναι η βάση του συστήματος
Στο κέντρο ενός HRIS βρίσκεται η καρτέλα εργαζομένου. Εκεί μπορούν να οργανώνονται στοιχεία επικοινωνίας, θέση, τμήμα, manager, ημερομηνία πρόσληψης, τύπος απασχόλησης, ενεργές συμβάσεις, εξοπλισμός και άλλα δεδομένα που χρειάζεται η επιχείρηση. Η πληροφορία παραμένει συνδεδεμένη με έναν συγκεκριμένο άνθρωπο και δεν χρειάζεται να αντιγράφεται σε πολλά ανεξάρτητα αρχεία.
Η σωστή οργάνωση του αρχείου εργαζομένων μιας επιχείρησης βοηθά επίσης στις αλλαγές που συμβαίνουν με τον χρόνο. Μια μετακίνηση σε άλλο τμήμα, μια αλλαγή manager ή μια νέα σύμβαση μπορεί να καταγραφεί ελεγχόμενα, ώστε το HR να γνωρίζει τόσο την τρέχουσα κατάσταση όσο και το απαραίτητο ιστορικό.
Άδειες και απουσίες αποκτούν κοινή ροή
Όταν οι αιτήσεις άδειας γίνονται με email ή προφορικά, η τελική εικόνα εξαρτάται από χειροκίνητες ενημερώσεις. Σε ένα HRIS, ο εργαζόμενος μπορεί να υποβάλει αίτημα, ο αρμόδιος manager να το εγκρίνει και το υπόλοιπο να ενημερωθεί στην ίδια ροή. Το HR βλέπει ποια αιτήματα εκκρεμούν και ποιοι άνθρωποι θα απουσιάζουν χωρίς να συνδυάζει διαφορετικά ημερολόγια.
Η ίδια αρχή εφαρμόζεται στη διαχείριση απουσιών εργαζομένων. Οι κατηγορίες, οι εγκρίσεις και τα σχετικά δικαιολογητικά μπορούν να ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες, ενώ η πρόσβαση περιορίζεται ανάλογα με τον ρόλο κάθε χρήστη.
Χρόνος εργασίας και μηνιαία εικόνα συνδέονται
Ένα σύστημα που συνδέει τις συνεδρίες εργασίας με το ημερολόγιο, τις άδειες και τις αργίες μειώνει σημαντικά τις ασυμφωνίες. Ο εργαζόμενος βλέπει τι έχει καταγραφεί, ο manager εντοπίζει ελλιπείς ημέρες και το HR δεν χρειάζεται να ανακατασκευάσει τον μήνα λίγο πριν από τη μισθοδοσία.
Η αξία δεν βρίσκεται μόνο στο ψηφιακό παρουσιολόγιο. Βρίσκεται στη σύνδεση των δεδομένων. Όταν μια εγκεκριμένη άδεια εμφανίζεται αυτόματα στο μηνιαίο ημερολόγιο και επηρεάζει σωστά τα σύνολα, αποφεύγονται οι διπλές καταχωρήσεις που δημιουργούν διαφορετικές εκδοχές της ίδιας ημέρας.
Το employee self-service μειώνει τα καθημερινά αιτήματα
Πολλές απλές ερωτήσεις φτάνουν στο HR επειδή οι εργαζόμενοι δεν έχουν πρόσβαση στη δική τους πληροφορία. Πόσες ημέρες άδειας απομένουν; Έχει εγκριθεί το αίτημα; Ποιο έγγραφο λείπει; Ποιες ώρες έχουν καταγραφεί; Με το employee self-service κάθε άνθρωπος μπορεί να βλέπει και, όπου επιτρέπεται, να ενημερώνει τα στοιχεία που τον αφορούν.
Αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι βλέπουν τα πάντα. Ένα σωστό HRIS εφαρμόζει δικαιώματα ανά ρόλο. Ο εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα δικά του δεδομένα, ο manager στην ομάδα που διαχειρίζεται και το HR στις πληροφορίες που απαιτούνται για τη λειτουργία του. Η σαφής κατανομή πρόσβασης είναι βασικό μέρος της αρχιτεκτονικής και όχι μια ρύθμιση που προστίθεται αργότερα.
Το onboarding γίνεται μετρήσιμη διαδικασία
Η ένταξη ενός νέου εργαζομένου περιλαμβάνει ενέργειες από διαφορετικούς ανθρώπους: συλλογή εγγράφων, δημιουργία λογαριασμών, παράδοση εξοπλισμού, ενημέρωση πολιτικών και προγραμματισμό εκπαίδευσης. Όταν αυτές οι ενέργειες βρίσκονται σε ξεχωριστά email, δεν υπάρχει σαφής εικόνα προόδου.
Ένα HRIS μπορεί να μετατρέψει το onboarding νέων εργαζομένων σε επαναχρησιμοποιήσιμη ροή. Κάθε εργασία ανατίθεται στον σωστό ρόλο, οι προθεσμίες είναι ορατές και το HR γνωρίζει τι έχει ολοκληρωθεί πριν από την πρώτη ημέρα και τι απομένει για τις επόμενες εβδομάδες.
Οι αναφορές προκύπτουν από την καθημερινή λειτουργία
Όταν τα δεδομένα ενημερώνονται μέσα από τις ίδιες τις διαδικασίες, οι αναφορές δεν χρειάζεται να δημιουργούνται από την αρχή κάθε φορά. Το HR και η διοίκηση μπορούν να παρακολουθούν μέγεθος ομάδας, άδειες, απουσίες, ώρες, υπερωρίες, εκκρεμότητες και άλλους δείκτες με κοινές παραδοχές.
Οι αναφορές HR προς τη διοίκηση αποκτούν μεγαλύτερη αξιοπιστία όταν δεν εξαρτώνται από πρόχειρη συγχώνευση αρχείων. Παράλληλα, το HR μπορεί να αφιερώσει περισσότερο χρόνο στην ερμηνεία των στοιχείων και λιγότερο στη συλλογή τους.
Ένα HRIS δεν αντικαθιστά τη μισθοδοσία
Το HRIS και το σύστημα μισθοδοσίας έχουν διαφορετικό κύριο ρόλο. Το πρώτο οργανώνει δεδομένα και διαδικασίες προσωπικού, ενώ το δεύτερο εκτελεί τους υπολογισμούς και τις υποχρεώσεις της μισθοδοσίας. Μπορούν όμως να συνεργάζονται. Εγκεκριμένες άδειες, ώρες, υπερωρίες και αλλαγές εργαζομένων μπορούν να προετοιμάζονται σε καθαρή μορφή ώστε να υποστηρίζεται η επόμενη διαδικασία.
Η σύνδεση αυτή χρειάζεται σαφείς κανόνες και έλεγχο. Πριν μεταφερθούν δεδομένα πρέπει να είναι ξεκάθαρο ποια έχουν οριστικοποιηθεί, ποιος τα ενέκρινε και ποια περίοδο αφορούν. Για αυτό λειτουργίες όπως το κλείδωμα μήνα στο HR είναι σημαντικές για μια αξιόπιστη ροή προς τη μισθοδοσία.
Η κεντρική πληροφορία χρειάζεται ισχυρή διακυβέρνηση
Η συγκέντρωση δεδομένων προσφέρει αξία μόνο όταν συνοδεύεται από υπεύθυνη διαχείριση. Η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποια δεδομένα διατηρεί, γιατί τα χρειάζεται, ποιος μπορεί να τα δει και για πόσο χρόνο παραμένουν στο σύστημα. Ρόλοι πρόσβασης, καταγραφή ενεργειών, αντίγραφα ασφαλείας και ελεγχόμενες εξαγωγές αποτελούν βασικές απαιτήσεις μιας σοβαρής λύσης.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται τα ευαίσθητα έγγραφα και οι εξαιρέσεις. Δεν είναι απαραίτητο κάθε manager να έχει πρόσβαση σε κάθε στοιχείο μιας καρτέλας. Το σύστημα πρέπει να υποστηρίζει την αρχή της ελάχιστης απαραίτητης πρόσβασης και να κάνει ορατό ποιος άλλαξε μια κρίσιμη πληροφορία.
Πότε αρχίζει να χρειάζεται μια επιχείρηση HRIS;
Δεν υπάρχει ένας απόλυτος αριθμός εργαζομένων. Μια μικρή ομάδα με πολλές βάρδιες, συχνές αλλαγές ή σύνθετες εγκρίσεις μπορεί να χρειάζεται οργανωμένο σύστημα νωρίτερα από μια μεγαλύτερη ομάδα με απλή δομή. Τα πιο χρήσιμα σημάδια είναι λειτουργικά: η ίδια πληροφορία ενημερώνεται σε πολλά σημεία, οι εγκρίσεις χάνονται σε email, οι αναφορές απαιτούν ημέρες προετοιμασίας και μόνο ένα άτομο γνωρίζει πώς συνδέονται όλα τα αρχεία.
Ένα ακόμη σημάδι είναι η ανάπτυξη. Αν κάθε νέα πρόσληψη αυξάνει δυσανάλογα τον διοικητικό φόρτο, οι σημερινές διαδικασίες δεν κλιμακώνονται. Η έγκαιρη οργάνωση δημιουργεί σταθερή βάση πριν ο όγκος των δεδομένων και των αιτημάτων γίνει δύσκολο να μεταφερθεί.
Έτοιμη πλατφόρμα ή προσαρμοσμένη λύση;
Μια έτοιμη πλατφόρμα είναι συχνά κατάλληλη όταν οι ανάγκες είναι τυπικές και η επιχείρηση μπορεί να προσαρμοστεί στις διαθέσιμες ροές. Προσφέρει γρήγορη έναρξη και προβλέψιμο μοντέλο χρήσης. Χρειάζεται όμως να αξιολογηθούν προσεκτικά τα δικαιώματα, οι δυνατότητες εξαγωγής, οι διασυνδέσεις και το πραγματικό κόστος καθώς αυξάνονται οι χρήστες.
Μια προσαρμοσμένη λύση αποκτά περισσότερο νόημα όταν υπάρχουν ιδιαίτερες διαδικασίες, όταν απαιτείται σύνδεση με υπάρχοντα συστήματα ή όταν ένα έτοιμο εργαλείο αναγκάζει την ομάδα να διατηρεί παράλληλα πολλά χειροκίνητα βήματα. Η επιλογή δεν πρέπει να ξεκινά από το αν μια λύση είναι custom ή έτοιμη, αλλά από τη σαφή αποτύπωση των προβλημάτων που πρέπει να λυθούν.
Η μετάβαση χρειάζεται καθαρισμό και προτεραιότητες
Η μεταφορά όλων των παλιών αρχείων χωρίς έλεγχο μπορεί να μεταφέρει στο νέο σύστημα διπλοεγγραφές, παρωχημένα στοιχεία και διαφορετικές ονομασίες για την ίδια πληροφορία. Πριν από την εισαγωγή χρειάζεται να οριστούν τα υποχρεωτικά πεδία, η κύρια πηγή κάθε δεδομένου και οι κανόνες ποιότητας.
Είναι επίσης προτιμότερο η υλοποίηση να γίνει σε προτεραιοποιημένες φάσεις. Η επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει από το μητρώο εργαζομένων και τις άδειες, να σταθεροποιήσει τη χρήση και στη συνέχεια να προσθέσει time tracking, onboarding ή πιο σύνθετες αναφορές. Έτσι κάθε επόμενο βήμα βασίζεται σε δεδομένα που ήδη χρησιμοποιούνται σωστά.
Πώς αξιολογείται η επιτυχία της υλοποίησης;
Η επιτυχία δεν μετριέται από τον αριθμό των διαθέσιμων λειτουργιών. Μετριέται από το αν μειώθηκαν οι διπλές καταχωρήσεις, αν οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν εύκολα τα αιτήματά τους, αν οι managers εγκρίνουν χωρίς καθυστερήσεις και αν το HR μπορεί να παράγει αξιόπιστη εικόνα χωρίς χειροκίνητη συμφωνία πολλών αρχείων.
Χρήσιμοι δείκτες είναι ο χρόνος ολοκλήρωσης μιας διαδικασίας, ο αριθμός διορθώσεων, τα εκκρεμή αιτήματα, η πληρότητα των καρτελών και ο χρόνος προετοιμασίας των μηνιαίων αναφορών. Οι μετρήσεις αυτές δείχνουν αν το σύστημα έχει ενσωματωθεί στην καθημερινή λειτουργία ή αν έγινε απλώς ένας ακόμη προορισμός καταχώρησης δεδομένων.
Η προσέγγιση της Liberty Systems
Στη Liberty Systems, το Liberty Core σχεδιάζεται ώστε η καρτέλα εργαζομένου, ο χρόνος εργασίας, οι άδειες, το μηνιαίο ημερολόγιο και οι αναφορές να λειτουργούν ως ενιαίο σύνολο. Κάθε ενέργεια ενημερώνει την ίδια λειτουργική εικόνα, ώστε εργαζόμενοι, managers και HR να μην χρειάζεται να συντηρούν παράλληλες εκδοχές της πληροφορίας.
Ένα HRIS έχει πραγματική αξία όταν γίνεται η αξιόπιστη βάση της καθημερινής εργασίας και όχι απλώς μια ψηφιακή αποθήκη. Με καθαρά δεδομένα, σωστά δικαιώματα και ροές που ανταποκρίνονται στην πραγματική επιχείρηση, μπορεί να μειώσει τον διοικητικό φόρτο και να δώσει σε όλη την ομάδα πιο καθαρή εικόνα για το τι συμβαίνει τώρα και τι χρειάζεται να γίνει στη συνέχεια.
