Ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού δεν είναι πλέον απλώς ένα ηλεκτρονικό αρχείο εργαζομένων. Για μια σύγχρονη επιχείρηση μπορεί να αποτελέσει το κεντρικό σημείο μέσα από το οποίο οργανώνονται παρουσίες, ωράρια, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και σημαντικά δεδομένα που χρειάζονται καθημερινά το HR και η διοίκηση. Η ανάγκη γίνεται ακόμη μεγαλύτερη όσο αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων. Διαδικασίες που μπορούν να διαχειριστούν σχετικά εύκολα με ένα Excel σε μια πολύ μικρή ομάδα αρχίζουν γρήγορα να δημιουργούν διπλές καταχωρήσεις, λάθη, καθυστερήσεις και διαφορετικές εκδοχές της ίδιας πληροφορίας.

Για αυτό η επιλογή HR software δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στον αριθμό των λειτουργιών που εμφανίζονται σε μια λίστα χαρακτηριστικών. Το σημαντικό είναι αν οι λειτουργίες αυτές συνεργάζονται μεταξύ τους και αν λύνουν πραγματικές καθημερινές ανάγκες. Ένα σύστημα μπορεί να διαθέτει δεκάδες modules και παρ' όλα αυτά να αναγκάζει την επιχείρηση να συνεχίζει να χρησιμοποιεί spreadsheets, emails και χειροκίνητους υπολογισμούς. Το σωστό πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού πρέπει να μειώνει αυτή την πολυπλοκότητα, όχι απλώς να την μεταφέρει σε μια διαφορετική οθόνη.

Τι είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού;

Πρόκειται για λογισμικό που συγκεντρώνει και οργανώνει βασικές λειτουργίες που σχετίζονται με τους εργαζομένους μιας επιχείρησης. Αντί διαφορετικές πληροφορίες να βρίσκονται σε Excel, email, χειρόγραφες σημειώσεις ή ανεξάρτητες εφαρμογές, το σύστημα δημιουργεί ένα κοινό περιβάλλον διαχείρισης. Η πραγματική του αξία βρίσκεται στη σύνδεση των δεδομένων. Ο εργαζόμενος δεν πρέπει να αποτελεί διαφορετική εγγραφή στο παρουσιολόγιο, διαφορετική γραμμή στο αρχείο αδειών και ακόμη μία καταχώρηση στις υπερωρίες. Όλες αυτές οι πληροφορίες πρέπει να συνδέονται με τον ίδιο άνθρωπο και να δημιουργούν μία συνεπή εικόνα.

Κεντρική διαχείριση εργαζομένων

Η βάση κάθε HR συστήματος είναι η οργανωμένη διαχείριση των εργαζομένων. Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να γνωρίζει ποιοι αποτελούν την ομάδα της, σε ποιο τμήμα ανήκουν, ποιος είναι ο ρόλος τους και ποια στοιχεία χρειάζονται για τις καθημερινές διαδικασίες. Όταν αυτές οι πληροφορίες διατηρούνται σε διαφορετικά αρχεία, κάθε αλλαγή πρέπει να επαναλαμβάνεται σε περισσότερα από ένα σημεία. Ένα σωστά οργανωμένο αρχείο εργαζομένων δημιουργεί αντίθετα μία κοινή βάση πάνω στην οποία μπορούν να λειτουργήσουν τα υπόλοιπα εργαλεία του HR.

Παρουσίες και καταγραφή χρόνου εργασίας

Η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας είναι μία από τις συχνότερες ανάγκες που οδηγούν μια επιχείρηση στην αναζήτηση HR software. Η διοίκηση χρειάζεται καθαρή εικόνα για την παρουσία και τον πραγματικό χρόνο εργασίας χωρίς να συγκεντρώνει στοιχεία από χειρόγραφες καταστάσεις ή διαφορετικά αρχεία. Ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας αποκτά ακόμη μεγαλύτερη αξία όταν αποτελεί μέρος της ίδιας πλατφόρμας με τα υπόλοιπα στοιχεία προσωπικού. Η πληροφορία καταγράφεται εκεί όπου μπορεί αργότερα να χρησιμοποιηθεί για αναφορές, έλεγχο και άλλες επιχειρησιακές διαδικασίες.

Διαχείριση αδειών χωρίς Excel και emails

Οι άδειες είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα διαδικασίας που μπορεί να γίνει πολύ πιο σύνθετη από όσο χρειάζεται. Αιτήματα μέσω email, spreadsheets με υπόλοιπα, προφορικές εγκρίσεις και διαφορετικά αρχεία δημιουργούν ένα περιβάλλον όπου ακόμη και μια απλή ερώτηση μπορεί να απαιτεί αναζήτηση. Ένα σύγχρονο σύστημα πρέπει να οργανώνει τη διαχείριση αδειών προσωπικού μέσα στην ίδια πλατφόρμα, ώστε αιτήματα, εγκρίσεις και διαθέσιμη πληροφορία να αποτελούν μέρος μιας ενιαίας διαδικασίας.

Παρακολούθηση απουσιών

Οι άδειες αποτελούν μόνο ένα μέρος της συνολικής εικόνας. Η επιχείρηση χρειάζεται επίσης να μπορεί να γνωρίζει ποιοι εργαζόμενοι απουσιάζουν και να εξετάζει την πληροφορία σε επίπεδο εργαζομένου, ομάδας ή χρονικής περιόδου. Η οργανωμένη διαχείριση απουσιών εργαζομένων επιτρέπει στο HR να αποφεύγει τη χειροκίνητη συγκέντρωση στοιχείων και στη διοίκηση να αποκτά καλύτερη εικόνα της λειτουργίας της ομάδας.

Υπερωρίες με πραγματικά δεδομένα

Οι υπερωρίες είναι ακόμη μία περιοχή όπου τα χειροκίνητα δεδομένα μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα. Αν η πληροφορία καταγράφεται σε διαφορετικό spreadsheet από τις παρουσίες και τον χρόνο εργασίας, κάποιος πρέπει αργότερα να συγκρίνει και να συμφωνήσει τα στοιχεία. Η σωστή καταγραφή υπερωριών γίνεται πολύ πιο αξιόπιστη όταν βασίζεται στην ίδια οργανωμένη πληροφορία που χρησιμοποιεί το υπόλοιπο HR σύστημα. Έτσι μειώνονται οι επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις και δημιουργείται καθαρότερο ιστορικό.

Διαχείριση βαρδιών

Για επιχειρήσεις που λειτουργούν με διαφορετικά ωράρια ή ομάδες, η οργάνωση βαρδιών μπορεί να αποτελέσει σημαντικό μέρος της καθημερινής διαχείρισης. Όταν οι βάρδιες σχεδιάζονται σε ανεξάρτητα αρχεία και η πραγματική παρουσία παρακολουθείται αλλού, δημιουργείται ένα κενό ανάμεσα στον προγραμματισμό και σε αυτό που τελικά συνέβη. Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού έχει μεγαλύτερη επιχειρησιακή αξία όταν συνδέεται με την ίδια βάση εργαζομένων και χρόνου εργασίας.

Ρόλοι και δικαιώματα πρόσβασης

Ένα HR σύστημα περιέχει πληροφορίες που δεν πρέπει να είναι διαθέσιμες σε όλους. Για αυτό η σωστή διαχείριση ρόλων και δικαιωμάτων είναι θεμελιώδης λειτουργία και όχι προαιρετικό χαρακτηριστικό. Ένας εργαζόμενος, ένας manager, το HR και η διοίκηση έχουν διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης. Το σύστημα πρέπει να μπορεί να αντικατοπτρίζει αυτές τις διαφορές και να παρέχει πρόσβαση με βάση τον πραγματικό ρόλο του χρήστη. Η διαχείριση ρόλων προσωπικού γίνεται έτσι μέρος της ίδιας της αρχιτεκτονικής του HR software.

Employee self-service

Ένα σύγχρονο πρόγραμμα δεν πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά από το HR. Υπάρχουν πληροφορίες και διαδικασίες που μπορούν να είναι διαθέσιμες στους ίδιους τους εργαζομένους μέσα από ελεγχόμενη πρόσβαση. Το employee self-service μπορεί να επιτρέψει σε έναν εργαζόμενο να πραγματοποιεί συγκεκριμένες ενέργειες ή να βλέπει πληροφορίες που τον αφορούν χωρίς κάθε αίτημα να μετατρέπεται σε email προς το HR. Αυτό μειώνει το διοικητικό φορτίο και παράλληλα δημιουργεί πιο άμεση πρόσβαση στην πληροφορία.

HR reports για τη διοίκηση

Η καταγραφή δεδομένων έχει περιορισμένη αξία αν η επιχείρηση δεν μπορεί να τα χρησιμοποιήσει. Ένα ολοκληρωμένο HR software πρέπει να μετατρέπει την καθημερινή δραστηριότητα σε πληροφορία που μπορεί να αξιοποιηθεί από τη διοίκηση. Παρουσίες, απουσίες, υπερωρίες και άλλοι δείκτες μπορούν να παρουσιάζονται μέσα από οργανωμένες αναφορές, χωρίς το HR να χρειάζεται κάθε φορά να εξάγει και να συνδυάζει διαφορετικά spreadsheets. Οι αναφορές HR και το Business Intelligence είναι το σημείο όπου η καθημερινή καταγραφή αρχίζει να μετατρέπεται σε πραγματικό εργαλείο διοίκησης.

Υποστήριξη της μισθοδοσίας με καθαρότερα δεδομένα

Ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού δεν χρειάζεται απαραίτητα να αντικαθιστά το σύστημα μισθοδοσίας για να προσφέρει σημαντική αξία στη διαδικασία. Η σωστή καταγραφή χρόνου, απουσιών και υπερωριών μπορεί να δημιουργήσει πολύ καλύτερη βάση δεδομένων για την προετοιμασία και τον έλεγχο της μισθοδοσίας. Όπως έχουμε αναλύσει στην υποστήριξη μισθοδοσίας προσωπικού με σύστημα, μεγάλο μέρος των λαθών δεν ξεκινά από τον τελικό υπολογισμό αλλά από την ποιότητα των στοιχείων που φτάνουν σε αυτόν.

Το σημαντικότερο είναι οι λειτουργίες να συνδέονται

Μια επιχείρηση μπορεί να αγοράσει ξεχωριστό εργαλείο για άδειες, διαφορετικό για time tracking και άλλο για reports. Αυτό όμως μπορεί να επαναφέρει το ίδιο πρόβλημα με διαφορετική μορφή: πολλές πλατφόρμες, πολλαπλές βάσεις δεδομένων και ανάγκη μεταφοράς πληροφορίας από το ένα σύστημα στο άλλο. Το πραγματικό πλεονέκτημα μιας ολοκληρωμένης λύσης είναι ότι ο εργαζόμενος, η παρουσία, η άδεια, η υπερωρία και η αναφορά δεν αντιμετωπίζονται ως ανεξάρτητα δεδομένα. Αποτελούν διαφορετικές πλευρές της ίδιας επιχειρησιακής πραγματικότητας.

Ένα HR software πρέπει να μειώνει τη χειροκίνητη εργασία

Η ψηφιοποίηση δεν έχει πετύχει αν το HR εξακολουθεί να αντιγράφει πληροφορίες από οθόνη σε οθόνη. Η αξία βρίσκεται στη μείωση των επαναλαμβανόμενων καταχωρήσεων, στην αυτοματοποίηση συγκεκριμένων workflows και στη δυνατότητα η πληροφορία να ενημερώνει τις σχετικές λειτουργίες χωρίς να επανεισάγεται κάθε φορά από έναν άνθρωπο. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR πρέπει να αφαιρεί περιττά βήματα και όχι απλώς να δημιουργεί μια ψηφιακή εκδοχή της υπάρχουσας γραφειοκρατίας.

Πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση

Ακόμη και το πιο ισχυρό σύστημα αποτυγχάνει αν η καθημερινή χρήση του είναι δυσκολότερη από τη διαδικασία που αντικαθιστά. Το HR δεν πρέπει να χρειάζεται τεχνικές γνώσεις για βασικές εργασίες και οι managers ή εργαζόμενοι δεν πρέπει να χρειάζονται εκπαίδευση για κάθε απλή ενέργεια. Καθαρή πλοήγηση, ξεκάθαρη πληροφορία και λογικά workflows επηρεάζουν άμεσα το αν ένα HR software θα χρησιμοποιηθεί πραγματικά ή αν μετά από μερικούς μήνες η ομάδα θα επιστρέψει στα γνώριμα Excel.

Πρέπει να μπορεί να μεγαλώσει μαζί με την επιχείρηση

Η λύση που λειτουργεί για 15 εργαζομένους πρέπει να εξετάζεται και με βάση το τι θα συμβεί όταν η εταιρεία φτάσει τους 50 ή τους 100. Η αύξηση προσωπικού δημιουργεί περισσότερες εγγραφές, περισσότερα αιτήματα, περισσότερες εγκρίσεις και μεγαλύτερη ανάγκη για reports. Ένα σύστημα που οργανώνει σωστά τις διαδικασίες επιτρέπει στην επιχείρηση να μεγαλώνει χωρίς το διοικητικό φορτίο του HR να αυξάνεται με τον ίδιο ρυθμό.

Πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

Η ανάγκη για HR software δεν ξεκινά σε κάποιο συγκεκριμένο μέγεθος εταιρείας. Το πραγματικό κριτήριο είναι η πολυπλοκότητα. Ακόμη και μια μικρή επιχείρηση μπορεί να έχει βάρδιες, διαφορετικά ωράρια, συχνές άδειες και σημαντική ανάγκη παρακολούθησης χρόνου. Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μάλιστα μπορούν να ωφεληθούν ιδιαίτερα από την ψηφιοποίηση, επειδή συνήθως δεν διαθέτουν μεγάλο HR department για να απορροφά καθημερινά τη χειροκίνητη διαχείριση.

Πώς επιλέγουμε το κατάλληλο HR software;

Η αξιολόγηση πρέπει να ξεκινά από τις πραγματικές διαδικασίες της επιχείρησης. Πού χάνεται σήμερα χρόνος; Ποια δεδομένα καταγράφονται περισσότερες από μία φορές; Ποια reports χρειάζεται η διοίκηση; Πώς οργανώνονται άδειες και εγκρίσεις; Υπάρχουν βάρδιες; Πώς καταγράφεται ο χρόνος εργασίας; Ποιοι χρήστες χρειάζονται πρόσβαση και σε τι; Οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα είναι πολύ πιο χρήσιμες από μια σύγκριση εκατοντάδων features που ενδέχεται να μην χρησιμοποιηθούν ποτέ.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί ως ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης προσωπικού για επιχειρήσεις που θέλουν να αντικαταστήσουν τις διάσπαρτες και χειροκίνητες διαδικασίες με μια οργανωμένη ψηφιακή βάση. Εργαζόμενοι, παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες, ρόλοι και αναφορές μπορούν να λειτουργούν μέσα στο ίδιο οικοσύστημα, ώστε η πληροφορία να μην χρειάζεται να δημιουργείται ξανά για κάθε διαφορετική διαδικασία.

Αυτή είναι και η ουσιαστική διαφορά ανάμεσα σε ένα ακόμη ψηφιακό εργαλείο και σε ένα πραγματικό σύστημα HR. Το ζητούμενο δεν είναι να μεταφέρουμε τα Excel σε μια πιο όμορφη οθόνη. Είναι να δημιουργήσουμε μια ενιαία λειτουργική βάση όπου τα δεδομένα προσωπικού συνδέονται, παραμένουν διαθέσιμα στους κατάλληλους ανθρώπους και μπορούν να μετατραπούν σε χρήσιμη πληροφορία για τη διοίκηση. Ένα σωστό πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού δεν οργανώνει απλώς καλύτερα το HR. Βοηθά ολόκληρη την επιχείρηση να λειτουργεί με λιγότερη αβεβαιότητα, λιγότερη χειροκίνητη εργασία και καλύτερη εικόνα της ομάδας της.