Καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού δημιουργεί όλο και περισσότερα δεδομένα και καθημερινές διαδικασίες. Εργαζόμενοι, τμήματα, ρόλοι, παρουσίες, ωράρια, άδειες, απουσίες, υπερωρίες και βάρδιες πρέπει να παρακολουθούνται με συνέπεια, ενώ η διοίκηση χρειάζεται αξιόπιστη εικόνα χωρίς το HR να συγκεντρώνει κάθε φορά πληροφορίες από διαφορετικά αρχεία. Ένα HRMS δημιουργείται για να οργανώσει ακριβώς αυτή την πολυπλοκότητα.
Ο όρος HRMS εμφανίζεται συχνά μαζί με όρους όπως HR software, HRIS και σύστημα διαχείρισης προσωπικού. Για μια επιχείρηση που αξιολογεί λύσεις, οι διαφορετικές ονομασίες μπορεί να δημιουργήσουν περισσότερη σύγχυση από όση χρειάζεται. Στην πράξη, μεγαλύτερη σημασία από την ετικέτα έχει το τι μπορεί πραγματικά να κάνει το σύστημα, ποιες διαδικασίες ενοποιεί και αν μπορεί να αντικαταστήσει τα διάσπαρτα εργαλεία που χρησιμοποιεί σήμερα η ομάδα.
Τι σημαίνει HRMS;
HRMS σημαίνει Human Resources Management System, δηλαδή σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Πρόκειται για λογισμικό που συγκεντρώνει λειτουργίες και δεδομένα σχετικά με τους εργαζομένους σε ένα οργανωμένο ψηφιακό περιβάλλον. Αντί οι πληροφορίες να βρίσκονται σε διαφορετικά spreadsheets, emails και ανεξάρτητα εργαλεία, το HRMS μπορεί να δημιουργήσει μια κοινή βάση πάνω στην οποία λειτουργούν οι καθημερινές διαδικασίες του HR.
HRMS, HRIS και HR software: ποια είναι η διαφορά;
Οι όροι χρησιμοποιούνται αρκετές φορές με διαφορετικό τρόπο ανάλογα με τον προμηθευτή ή την αγορά. Παραδοσιακά, το HRIS συνδέεται περισσότερο με την οργανωμένη αποθήκευση και διαχείριση πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού, ενώ το HRMS χρησιμοποιείται συχνά για ευρύτερες λειτουργίες διαχείρισης και workflows. Το HR software είναι ακόμη πιο γενικός όρος. Για τον αγοραστή όμως, είναι πιο χρήσιμο να εξετάζει τις πραγματικές δυνατότητες κάθε πλατφόρμας παρά να αποφασίζει αποκλειστικά από το ακρωνύμιο που χρησιμοποιείται στην εμπορική της ονομασία.
Η κεντρική εγγραφή εργαζομένου είναι η βάση
Ένα HRMS πρέπει να ξεκινά από μια οργανωμένη εγγραφή για κάθε εργαζόμενο. Τμήμα, ρόλος και οι πληροφορίες που χρειάζεται η επιχείρηση δεν πρέπει να αντιγράφονται σε διαφορετικά αρχεία κάθε φορά που ξεκινά μια νέα διαδικασία. Όπως αναλύσαμε στο άρθρο για το αρχείο εργαζομένων, μια κεντρική πηγή δεδομένων δημιουργεί τη βάση ώστε οι υπόλοιπες λειτουργίες να χρησιμοποιούν συνεπή πληροφορία.
Παρουσίες και χρόνος εργασίας
Για πολλές επιχειρήσεις, μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες ενός HRMS είναι η οργανωμένη καταγραφή του χρόνου εργασίας. Η πληροφορία αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν δεν βρίσκεται σε απομονωμένο σύστημα αλλά συνδέεται με τον ίδιο εργαζόμενο που χρησιμοποιείται στις άδειες, απουσίες και αναφορές. Ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας μπορεί έτσι να αποτελέσει μέρος μιας συνολικότερης HR υποδομής.
Άδειες και εγκρίσεις
Τα αιτήματα αδειών είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα διαδικασίας που συχνά παραμένει κατακερματισμένη. Ο εργαζόμενος στέλνει email, ο manager απαντά, το HR ενημερώνει ένα αρχείο και αργότερα κάποιος πρέπει να ελέγξει ξανά τι έχει εγκριθεί. Μέσα σε ένα οργανωμένο HRMS, η έγκριση αδειών μπορεί να ακολουθεί ξεκάθαρη ροή με ορατή κατάσταση και λιγότερη ανάγκη για παράλληλες καταχωρήσεις.
Απουσίες προσωπικού
Οι απουσίες δεν είναι απλώς μεμονωμένες καταχωρήσεις. Όταν συγκεντρώνονται με συνέπεια, μπορούν να δώσουν στη διοίκηση καλύτερη εικόνα για τη λειτουργία διαφορετικών ομάδων και περιόδων. Ένα HRMS επιτρέπει στη σχετική πληροφορία να συνδέεται με το συνολικό ιστορικό του εργαζομένου αντί να παραμένει σε ανεξάρτητο αρχείο. Αυτό γίνεται ιδιαίτερα σημαντικό όσο αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων.
Βάρδιες και μεταβαλλόμενα ωράρια
Για εταιρείες με βάρδιες, η πολυπλοκότητα αυξάνεται πολύ γρηγορότερα από τον αριθμό των εργαζομένων. Προγραμματισμός, αλλαγές, απουσίες και πραγματική παρουσία πρέπει να μπορούν να εξετάζονται ως συνδεδεμένες πληροφορίες. Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού μέσα στο ίδιο οικοσύστημα μειώνει την ανάγκη να συμφωνούνται συνεχώς διαφορετικά προγράμματα και αρχεία.
Καταγραφή υπερωριών
Όταν οι υπερωρίες διατηρούνται σε διαφορετικό spreadsheet από τον χρόνο εργασίας, το HR πρέπει αργότερα να συγκρίνει και να μεταφέρει πληροφορίες. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα μπορεί να δημιουργήσει πολύ πιο συνεπή ροή δεδομένων, περιορίζοντας τις διπλές καταχωρήσεις. Η σωστή καταγραφή υπερωριών είναι επομένως μέρος της συνολικής ποιότητας των δεδομένων και όχι απλώς μία ακόμη φόρμα.
Employee self-service
Ένα HRMS δεν χρειάζεται να αποτελεί εργαλείο αποκλειστικά για το HR. Με κατάλληλα δικαιώματα, εργαζόμενοι μπορούν να πραγματοποιούν συγκεκριμένες ενέργειες που τους αφορούν και managers να διαχειρίζονται λειτουργίες της δικής τους ομάδας. Το employee self-service μειώνει τις περιπτώσεις όπου το HR πρέπει να λειτουργεί ως ενδιάμεσος για κάθε απλή ερώτηση ή αίτημα.
Ρόλοι και δικαιώματα χρηστών
Η συγκέντρωση δεδομένων σε μία πλατφόρμα απαιτεί σωστή διαχείριση πρόσβασης. Δεν χρειάζεται κάθε χρήστης να βλέπει τις ίδιες πληροφορίες ή να μπορεί να εκτελεί τις ίδιες ενέργειες. Το HR, η διοίκηση, οι managers και οι εργαζόμενοι έχουν διαφορετικές ανάγκες. Για αυτό η διαχείριση ρόλων πρέπει να αποτελεί βασικό μέρος της αρχιτεκτονικής του συστήματος.
HR reports και διοικητική εικόνα
Η πραγματική αξία της συγκέντρωσης δεδομένων φαίνεται όταν η επιχείρηση μπορεί να τα χρησιμοποιήσει. Αν το HR χρειάζεται να εξάγει πέντε διαφορετικά αρχεία και να τα συνδυάζει χειροκίνητα για να απαντήσει σε μια ερώτηση της διοίκησης, το σύστημα εξακολουθεί να έχει σημαντικό λειτουργικό κενό. Τα HR reports μπορούν να μετατρέψουν τα καθημερινά δεδομένα σε πιο χρήσιμη εικόνα για τη λήψη αποφάσεων.
HRMS και μισθοδοσία
Ένα HRMS δεν χρειάζεται απαραίτητα να αντικαθιστά το λογισμικό μισθοδοσίας για να βελτιώσει σημαντικά τη διαδικασία. Η αξία μπορεί να βρίσκεται στην καλύτερη οργάνωση των δεδομένων που προηγούνται της μισθοδοσίας: χρόνος εργασίας, απουσίες, άδειες και υπερωρίες. Όσο πιο καθαρή είναι αυτή η πληροφορία, τόσο λιγότερη χειροκίνητη προετοιμασία και έλεγχος απαιτείται πριν χρησιμοποιηθεί στα επόμενα στάδια.
Γιατί το Excel αρχίζει να δυσκολεύει;
Το Excel δεν είναι κακό εργαλείο. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν καλείται να λειτουργήσει ως βάση δεδομένων, workflow εγκρίσεων, σύστημα παρουσιών και reporting environment ταυτόχρονα. Όσο αυξάνονται οι εργαζόμενοι και οι χρήστες που χρειάζονται πρόσβαση, τόσο δυσκολότερο γίνεται να διατηρηθεί μία αξιόπιστη έκδοση της πληροφορίας. Η ψηφιοποίηση της διαχείρισης προσωπικού αποκτά αξία όταν αντικαθιστά αυτή την πολυδιάσπαση με οργανωμένες διαδικασίες.
HRMS για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις
Ένα σύστημα HR δεν αφορά μόνο μεγάλους οργανισμούς. Μια μικρότερη επιχείρηση μπορεί να έχει σημαντική πολυπλοκότητα αν λειτουργεί με βάρδιες, διαφορετικά ωράρια ή πολλές καθημερινές μεταβολές. Παράλληλα, οι μικρότερες εταιρείες συχνά διαθέτουν περιορισμένο HR προσωπικό, άρα κάθε ώρα που καταναλώνεται σε επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες έχει μεγαλύτερο σχετικό κόστος. Για αυτό έχουμε αναλύσει ξεχωριστά τι πρέπει να εξετάζεται σε HR software για μικρές επιχειρήσεις.
Πότε χρειάζεται μια επιχείρηση HRMS;
Η ανάγκη δεν καθορίζεται αποκλειστικά από έναν συγκεκριμένο αριθμό εργαζομένων. Πιο χρήσιμα σημάδια είναι η ύπαρξη πολλών παράλληλων spreadsheets, οι συχνές διπλές καταχωρήσεις, η δυσκολία δημιουργίας reports, τα αιτήματα που χάνονται μέσα σε emails και η εξάρτηση από συγκεκριμένους ανθρώπους για να γνωρίζει η εταιρεία πού βρίσκεται μια πληροφορία. Όταν αυτά τα προβλήματα εμφανίζονται συστηματικά, το λειτουργικό κόστος της υπάρχουσας διαδικασίας έχει ήδη αρχίσει να αυξάνεται.
Τι πρέπει να εξετάσετε πριν επιλέξετε HRMS;
Η αξιολόγηση πρέπει να βασίζεται στις πραγματικές διαδικασίες της εταιρείας. Ποιες λειτουργίες χρησιμοποιούνται καθημερινά; Υπάρχει time tracking; Χρειάζονται βάρδιες; Πώς εγκρίνονται οι άδειες; Ποιοι χρήστες χρειάζονται πρόσβαση; Τι reports ζητά η διοίκηση; Πώς μεταφέρονται τα υπάρχοντα δεδομένα; Και μπορεί η πλατφόρμα να υποστηρίξει την επιχείρηση αν η ομάδα μεγαλώσει; Ένας πρακτικός οδηγός βρίσκεται και στο άρθρο μας για το πώς να επιλέξετε σύστημα HR.
Το σημαντικότερο είναι η ενοποίηση
Η αγορά πολλών διαφορετικών εφαρμογών δεν λύνει απαραίτητα το πρόβλημα. Αν οι άδειες βρίσκονται σε μία πλατφόρμα, οι παρουσίες σε δεύτερη, οι βάρδιες σε τρίτη και τα reports δημιουργούνται σε Excel, η πληροφορία παραμένει κατακερματισμένη. Η μεγαλύτερη αξία ενός HRMS βρίσκεται στη δυνατότητα οι διαφορετικές λειτουργίες να χρησιμοποιούν μια κοινή βάση και να αποτελούν μέρη της ίδιας διαδικασίας.
Η προσέγγιση του Liberty Core
Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί γύρω από αυτή τη λογική ενοποίησης. Η διαχείριση εργαζομένων, ο χρόνος εργασίας, οι παρουσίες, οι άδειες, οι απουσίες, οι υπερωρίες, οι βάρδιες, οι ρόλοι και οι αναφορές μπορούν να οργανώνονται μέσα σε ένα κοινό περιβάλλον, ώστε το HR να μην χρειάζεται να διατηρεί διαφορετικές εκδοχές της ίδιας πληροφορίας σε πολλαπλά εργαλεία.
Τελικά, το αν μια πλατφόρμα ονομάζεται HRMS, HRIS ή HR software έχει μικρότερη σημασία από το αποτέλεσμα που δημιουργεί στην καθημερινή λειτουργία. Ένα πραγματικά χρήσιμο σύστημα πρέπει να μειώνει τη χειροκίνητη εργασία, να δημιουργεί πιο συνεπή δεδομένα και να επιτρέπει στην επιχείρηση να οργανώνει το ανθρώπινο δυναμικό της χωρίς η διοικητική πολυπλοκότητα να αυξάνεται με τον ίδιο ρυθμό που μεγαλώνει η ομάδα.
