Μια μικρή επιχείρηση δεν χρειάζεται απαραίτητα λιγότερο σοβαρό HR software. Χρειάζεται το σωστό software για το επίπεδο πολυπλοκότητας που πραγματικά έχει. Ο αριθμός των εργαζομένων από μόνος του δεν λέει όλη την ιστορία. Μια εταιρεία δώδεκα ατόμων που λειτουργεί με βάρδιες, διαφορετικά ωράρια, συχνές άδειες και υπερωρίες μπορεί να έχει πιο σύνθετες ανάγκες από μια επιχείρηση τριάντα ατόμων με σταθερό ωράριο και ελάχιστες μεταβολές. Για αυτό η επιλογή HR software δεν πρέπει να ξεκινά από την ερώτηση «πόσους εργαζομένους έχουμε;», αλλά από το «ποιες διαδικασίες μάς κοστίζουν χρόνο, δημιουργούν λάθη ή δυσκολεύονται να μεγαλώσουν μαζί με την ομάδα;».

Το μεγαλύτερο λάθος για μια μικρή επιχείρηση είναι να επιλέξει είτε μια υπερβολικά βαριά πλατφόρμα που δεν θα χρησιμοποιήσει ποτέ, είτε ένα υπερβολικά απλό εργαλείο που θα ξεπεραστεί μέσα σε λίγους μήνες. Η σωστή επιλογή βρίσκεται στη μέση: αρκετή λειτουργικότητα για να οργανώσει τις πραγματικές ανάγκες της εταιρείας, καθαρή χρήση για HR και managers και δυνατότητα εξέλιξης χωρίς να απαιτείται αλλαγή συστήματος κάθε φορά που αυξάνεται η ομάδα.

Πότε μια μικρή επιχείρηση χρειάζεται HR software;

Δεν υπάρχει συγκεκριμένος αριθμός εργαζομένων μετά τον οποίο ένα HR σύστημα γίνεται υποχρεωτικά απαραίτητο. Υπάρχουν όμως σαφή σημάδια ότι η υπάρχουσα διαδικασία έχει αρχίσει να φτάνει στα όριά της. Αν οι άδειες διαχειρίζονται σε Excel, οι υπερωρίες καταγράφονται αλλού, οι αλλαγές ωραρίου γίνονται με μηνύματα και το HR χρειάζεται να διασταυρώνει πληροφορίες πριν από κάθε report, η επιχείρηση ήδη πληρώνει το κόστος της πολυπλοκότητας. Όπως έχουμε αναλύσει και στο πόσο χρόνο χάνει το HR σε χειροκίνητες διαδικασίες, το πρόβλημα δεν είναι μόνο η διάρκεια μιας μεμονωμένης ενέργειας, αλλά το γεγονός ότι η ίδια εργασία επαναλαμβάνεται συνεχώς.

Μην επιλέξετε software μόνο από τη λίστα features

Οι σελίδες προϊόντων συχνά παρουσιάζουν δεκάδες λειτουργίες, όμως η μεγάλη λίστα δεν σημαίνει απαραίτητα καλύτερη επιλογή. Για μια μικρή επιχείρηση, η πραγματική αξία βρίσκεται σε λίγες κρίσιμες λειτουργίες που χρησιμοποιούνται καθημερινά και μειώνουν ουσιαστικά την χειροκίνητη εργασία. Η κεντρική διαχείριση εργαζομένων, οι άδειες, οι απουσίες, η καταγραφή χρόνου, οι υπερωρίες, οι βάρδιες και οι αναφορές διοίκησης μπορούν να έχουν πολύ μεγαλύτερη αξία από δεκάδες advanced modules που δεν σχετίζονται με τις πραγματικές ανάγκες της ομάδας.

Η διαχείριση αδειών πρέπει να είναι απλή

Οι άδειες αποτελούν μία από τις πρώτες διαδικασίες όπου ένα HR system μπορεί να μειώσει σημαντικά το διοικητικό φορτίο. Ο εργαζόμενος πρέπει να μπορεί να υποβάλει αίτημα, ο manager να γνωρίζει τι χρειάζεται να εγκρίνει και το HR να έχει καθαρή εικόνα χωρίς να συνδυάζει emails και spreadsheets. Η διαχείριση αδειών με λογισμικό αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν συνδέεται με τα υπόλοιπα στοιχεία του εργαζομένου και δεν λειτουργεί ως ανεξάρτητο εργαλείο.

Η καταγραφή χρόνου πρέπει να λύνει πραγματικό πρόβλημα

Δεν χρειάζονται όλες οι επιχειρήσεις το ίδιο επίπεδο time tracking. Σε μια εταιρεία με σταθερό ωράριο, μπορεί να αρκεί μια σχετικά απλή παρακολούθηση. Σε περιβάλλον με βάρδιες, αλλαγές ή διαφορετικά ωράρια, η ανάγκη γίνεται πολύ πιο σύνθετη. Το σημαντικό είναι το σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας να εντάσσεται στην πραγματική λειτουργία της εταιρείας και να δημιουργεί δεδομένα που μπορούν να αξιοποιηθούν από το HR και τη διοίκηση. Ένα σύστημα που απλώς συλλέγει ώρες χωρίς να συνδέεται με άδειες, υπερωρίες ή reports λύνει μόνο ένα μικρό μέρος του προβλήματος.

Οι βάρδιες αλλάζουν εντελώς το επίπεδο πολυπλοκότητας

Μια μικρή επιχείρηση που λειτουργεί με βάρδιες μπορεί να χρειάζεται πολύ πιο οργανωμένο HR software από όσο υποδηλώνει το μέγεθός της. Αλλαγές τελευταίας στιγμής, άδειες, απουσίες και διαφορετικές ανάγκες κάλυψης δημιουργούν ένα πρόγραμμα που μεταβάλλεται συνεχώς. Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού πρέπει να μπορεί να συνδέεται με τα πραγματικά δεδομένα της ομάδας, ώστε ο προγραμματισμός να μην αποτελεί ένα ακόμη ανεξάρτητο Excel.

Οι υπερωρίες πρέπει να καταγράφονται με συνέπεια

Οι υπερωρίες είναι ένα ακόμη σημείο όπου τα λάθη μπορούν να γίνουν ακριβά σε χρόνο και διοικητική εργασία. Αν η πληροφορία μεταφέρεται χειροκίνητα από παρουσίες σε spreadsheets και στη συνέχεια σε reports, κάθε βήμα δημιουργεί πιθανότητα ασυμφωνίας. Η σωστή καταγραφή υπερωριών έχει μεγαλύτερη αξία όταν αποτελεί φυσική συνέχεια της ίδιας πληροφορίας χρόνου και όχι ξεχωριστή διαδικασία.

Ένα μικρό HR τμήμα χρειάζεται περισσότερο, όχι λιγότερο αυτοματισμό

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά δεν διαθέτουν μεγάλο HR department. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα άτομο ή ακόμη και ο ίδιος ο ιδιοκτήτης διαχειρίζεται σημαντικό μέρος των καθημερινών θεμάτων προσωπικού. Αυτό σημαίνει ότι κάθε χειροκίνητη διαδικασία έχει μεγαλύτερο σχετικό κόστος. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών HR μπορεί να έχει ιδιαίτερη αξία ακριβώς επειδή επιτρέπει σε μια μικρή ομάδα να διαχειρίζεται μεγαλύτερο όγκο εργασίας χωρίς να προσθέτει αντίστοιχα περισσότερες διοικητικές ώρες.

Το HR software πρέπει να είναι εύκολο στην καθημερινή χρήση

Μια μικρή εταιρεία δεν έχει χρόνο για ένα σύστημα που απαιτεί εβδομάδες εκπαίδευσης ή εξειδικευμένο administrator για απλές εργασίες. Αν η πλατφόρμα είναι δυσκολότερη από το Excel που αντικαθιστά, η υιοθέτηση θα είναι προβληματική ανεξάρτητα από το πόσο ισχυρές είναι οι λειτουργίες της. Καθαρή πλοήγηση, ξεκάθαρα workflows και άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες που χρησιμοποιούνται καθημερινά είναι πολύ σημαντικότερα από μια εντυπωσιακή λίστα τεχνικών δυνατοτήτων.

Managers και εργαζόμενοι δεν πρέπει να εξαρτώνται από το HR για όλα

Ένα σύγχρονο σύστημα μπορεί να μειώσει σημαντικά τις μικρές αλληλεπιδράσεις που καταναλώνουν χρόνο χωρίς να προσθέτουν αξία. Μέσα από σωστά δικαιώματα, managers μπορούν να βλέπουν την πληροφορία που αφορά την ομάδα τους και εργαζόμενοι να αποκτούν πρόσβαση σε συγκεκριμένες λειτουργίες που τους αφορούν. Το employee self-service μπορεί έτσι να αφαιρέσει από το HR τον ρόλο του ενδιάμεσου για κάθε απλή ερώτηση ή αίτημα, χωρίς να χάνεται ο απαραίτητος έλεγχος.

Τα reports δεν είναι μόνο για μεγάλες εταιρείες

Υπάρχει η εντύπωση ότι τα HR reports έχουν αξία μόνο σε μεγάλους οργανισμούς. Στην πραγματικότητα, μια μικρή επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται ακόμη περισσότερο καθαρή εικόνα, επειδή ένα μικρό operational πρόβλημα μπορεί να επηρεάζει αναλογικά πολύ μεγαλύτερο μέρος της ομάδας. Αυξημένες υπερωρίες, επαναλαμβανόμενες απουσίες ή δυσκολίες κάλυψης συγκεκριμένων βαρδιών μπορούν να γίνουν γρήγορα σημαντικό ζήτημα. Τα HR reports βοηθούν τη διοίκηση να εντοπίζει τέτοιες τάσεις χωρίς να περιμένει μέχρι το πρόβλημα να γίνει εμφανές στην καθημερινή λειτουργία.

Το software πρέπει να μπορεί να εξελιχθεί μαζί με την εταιρεία

Η επιλογή μιας υπερβολικά περιορισμένης λύσης μπορεί να φαίνεται οικονομική στην αρχή, αλλά να δημιουργήσει νέο κόστος όταν η ομάδα μεγαλώσει. Αν προστεθούν νέα τμήματα, managers, βάρδιες ή διαφορετικές ανάγκες reporting, η πλατφόρμα πρέπει να μπορεί να υποστηρίξει αυτή την εξέλιξη. Διαφορετικά, η επιχείρηση θα χρειαστεί migration σε νέο σύστημα τη στιγμή που η εσωτερική της πολυπλοκότητα είναι ήδη μεγαλύτερη. Scalability στο HR software δεν σημαίνει ότι μια μικρή εταιρεία πρέπει να αγοράσει enterprise πλατφόρμα. Σημαίνει ότι δεν πρέπει να επιλέξει ένα εργαλείο που γνωρίζει ήδη ότι θα ξεπεράσει σύντομα.

Προσέξτε τις πολλές ανεξάρτητες εφαρμογές

Μια φθηνή λύση για άδειες, ένα δεύτερο εργαλείο για time tracking και ένα τρίτο για reports μπορεί αρχικά να φαίνονται ευέλικτη επιλογή. Πολύ γρήγορα όμως η εταιρεία μπορεί να βρεθεί ξανά στο ίδιο πρόβλημα: τα δεδομένα είναι ψηφιακά αλλά παραμένουν διασκορπισμένα. Κάποιος χρειάζεται να τα μεταφέρει ή να τα συμφωνεί μεταξύ διαφορετικών πλατφορμών. Ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού έχει μεγαλύτερη αξία όταν οι βασικές λειτουργίες χρησιμοποιούν μια κοινή βάση και όχι όταν απλώς συγκεντρώνει συνδέσμους προς διαφορετικά εργαλεία.

Πόσο πρέπει να κοστίζει;

Η χαμηλότερη τιμή δεν είναι απαραίτητα η πιο οικονομική επιλογή. Το πραγματικό κόστος εξαρτάται από το πόση εργασία εξακολουθεί να χρειάζεται μετά την εγκατάσταση του συστήματος. Αν το HR συνεχίζει να ενημερώνει spreadsheets, να συγκεντρώνει reports χειροκίνητα και να μεταφέρει δεδομένα από πλατφόρμα σε πλατφόρμα, η επιχείρηση πληρώνει τόσο το software όσο και την παλιά διαδικασία. Η αξιολόγηση πρέπει επομένως να περιλαμβάνει τις εργατοώρες που εξοικονομούνται, τα λάθη που αποφεύγονται και την ευκολία με την οποία μπορεί να αποκτήσει η διοίκηση αξιόπιστη πληροφορία.

Τι πρέπει να ρωτήσετε πριν επιλέξετε;

Μια μικρή επιχείρηση πρέπει να ξεκινήσει με πρακτικές ερωτήσεις. Ποια προβλήματα θέλουμε να λύσουμε σήμερα; Ποιες πληροφορίες καταχωρούμε περισσότερες από μία φορές; Χρειαζόμαστε βάρδιες; Χρειαζόμαστε παρακολούθηση χρόνου; Πώς εγκρίνονται οι άδειες; Ποιοι χρήστες πρέπει να βλέπουν ποια δεδομένα; Ποια reports θα χρησιμοποιεί πραγματικά η διοίκηση; Και αν διπλασιάσουμε την ομάδα μέσα στα επόμενα χρόνια, θα μπορεί το ίδιο σύστημα να συνεχίσει να μας εξυπηρετεί; Αυτές οι ερωτήσεις οδηγούν σε πολύ καλύτερη επιλογή από μια γενική σύγκριση «ποιο software έχει περισσότερα features».

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί για επιχειρήσεις που θέλουν να οργανώσουν τις βασικές διαδικασίες προσωπικού μέσα σε ένα ενιαίο και καθαρό περιβάλλον. Εργαζόμενοι, παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες, ρόλοι και αναφορές μπορούν να λειτουργούν πάνω στην ίδια οργανωμένη βάση, μειώνοντας τις διπλές καταχωρήσεις και την ανάγκη για παράλληλα spreadsheets.

Για μια μικρή επιχείρηση, αυτό είναι ίσως σημαντικότερο από το να έχει εκατοντάδες λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσει ποτέ. Το κατάλληλο HR software πρέπει να αφαιρεί πολυπλοκότητα από την καθημερινότητα, να προσφέρει στη διοίκηση πραγματική εικόνα και να μπορεί να ακολουθήσει την εταιρεία καθώς μεγαλώνει. Η σωστή επιλογή δεν είναι το μεγαλύτερο σύστημα ούτε το φθηνότερο. Είναι εκείνο που οργανώνει σωστά τις διαδικασίες που ήδη κοστίζουν στην επιχείρηση χρόνο και της δίνει χώρο να αναπτυχθεί χωρίς να επιστρέψει στα ίδια προβλήματα λίγους μήνες αργότερα.