Μια σύμβαση σε email, ένα δικαιολογητικό σε κοινόχρηστο φάκελο και ένα σημαντικό έγγραφο στον υπολογιστή του HR. Όταν τα αρχεία προσωπικού βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία, ακόμη και ένα απλό αίτημα για ένα αντίγραφο χρειάζεται αναζήτηση και ανταλλαγή μηνυμάτων. Ο ψηφιακός φάκελος υπαλλήλων συγκεντρώνει τα έγγραφα στον άνθρωπο που αφορούν και δίνει σαφή πρόσβαση σε όσους τα χρειάζονται.
Ο νέος ψηφιακός φάκελος προσωπικού του Liberty Core είναι διαθέσιμος: το HR μπορεί να μεταφορτώνει σημαντικά έγγραφα ανά εργαζόμενο, να βλέπει τους φακέλους όλης της ομάδας και να διατηρεί οργανωμένο αρχείο. Κάθε συνάδελφος έχει πρόσβαση αποκλειστικά στα δικά του έγγραφα, με δυνατότητα προβολής ή λήψης οποιαδήποτε στιγμή. Οι ενέργειες καταγράφονται στο ιστορικό ενεργειών, το audit trail του συστήματος.
Τι είναι ο ψηφιακός φάκελος υπαλλήλων;
Ο ψηφιακός φάκελος υπαλλήλων είναι το σημείο στο οποίο συγκεντρώνονται τα έγγραφα που συνδέονται με κάθε εργαζόμενο. Συμβάσεις εργασίας, δικαιολογητικά και άλλα σημαντικά αρχεία οργανώνονται ανά πρόσωπο, ώστε το HR και ο ίδιος ο εργαζόμενος να βρίσκουν εύκολα όσα τους αφορούν. Έτσι, η διαχείριση εγγράφων προσωπικού αποκτά σταθερή δομή αντί να εξαρτάται από ξεχωριστά email και φακέλους.
Όπως και στο οργανωμένο αρχείο εργαζομένων, η σύνδεση με τη σωστή καρτέλα είναι καθοριστική. Όταν ένα έγγραφο αναζητείται στον φάκελο του συγκεκριμένου συναδέλφου, μειώνεται η ανάγκη να εντοπίζεται μέσα από ονόματα αρχείων ή παλιές συνομιλίες.
Συμβάσεις και δικαιολογητικά σε ένα σημείο
Μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τον ηλεκτρονικό φάκελο εργαζομένου για έγγραφα όπως:
- Συμβάσεις εργασίας και σχετικά συμβατικά έγγραφα.
- Δικαιολογητικά που χρειάζεται το HR για τις διαδικασίες του.
- Βεβαιώσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα που αφορούν τον εργαζόμενο.
Κάθε έγγραφο μπαίνει σε μια κατηγορία: συμβάσεις, ταυτοποίηση, υγεία, βεβαιώσεις & πιστοποιητικά, μισθοδοσία, κανονισμοί ή λοιπά. Τα έγγραφα μισθοδοσίας οργανώνονται επιπλέον σε υποφακέλους ανά μήνα, ώστε να βρίσκετε γρήγορα την περίοδο που χρειάζεστε.
Για παράδειγμα, όταν το HR ανεβάζει μια σύμβαση στον φάκελο ενός συναδέλφου, εκείνος μπορεί να την ανοίξει ή να κατεβάσει ένα αντίγραφο χωρίς να ζητήσει νέα αποστολή με email. Το ίδιο έγγραφο είναι προσβάσιμο από το HR και από τον εργαζόμενο που αφορά, μέσα από το ίδιο περιβάλλον.
Πώς λειτουργεί η μεταφόρτωση αρχείων στο Liberty Core
Το HR επιλέγει τον εργαζόμενο και μεταφορτώνει το έγγραφο στον αντίστοιχο φάκελο. Από εκεί μπορεί να βλέπει τα αρχεία που έχουν συγκεντρωθεί για κάθε μέλος της ομάδας. Η οργάνωση ανά συνάδελφο επιτρέπει να ελέγχει έναν συγκεκριμένο φάκελο χωρίς να αναζητά τα έγγραφά του ανάμεσα στα αρχεία ολόκληρης της εταιρείας.
Μπορούν να ανέβουν έως πέντε αρχεία μαζί — PDF, Word, Excel, JPG ή PNG, έως 10 MB το καθένα — με τίτλο και κατηγορία για το καθένα. Μέσα στον φάκελο, η αναζήτηση με τίτλο ή όνομα αρχείου και οι καρτέλες ανά κατηγορία φέρνουν το έγγραφο που θέλετε σε δευτερόλεπτα. Μπορείτε να το δοκιμάσετε στην διαδραστική επίδειξη του ψηφιακού φακέλου.
Η μεταφόρτωση από τους ίδιους τους εργαζομένους θα προστεθεί σύντομα. Ήδη διατίθενται η μεταφόρτωση από HR, η πρόσβαση ανά εργαζόμενο, η προβολή, η λήψη και η καταγραφή ενεργειών.
Τι βλέπει το HR και τι βλέπει κάθε εργαζόμενος;
Το HR έχει συνολική εικόνα των εγγράφων ανά συνάδελφο. Κάθε εργαζόμενος βλέπει αποκλειστικά τον δικό του φάκελο και δεν έχει πρόσβαση στα έγγραφα άλλων μελών της ομάδας. Η κοινή πρόσβαση αφορά λοιπόν το HR και τον αντίστοιχο εργαζόμενο.
Αυτή η διάκριση κάνει τη λειτουργία πρακτική στην καθημερινότητα: το HR διαχειρίζεται το αρχείο προσωπικού συνολικά, ενώ ο συνάδελφος βρίσκει τις δικές του συμβάσεις και τα δικαιολογητικά του. Η ίδια λογική σαφών δικαιωμάτων στηρίζει τη διαχείριση ρόλων προσωπικού μέσα σε μια οργανωμένη επιχείρηση.
Προβολή και λήψη εγγράφων οποιαδήποτε στιγμή
Η πρόσβαση σε ένα προσωπικό έγγραφο δεν χρειάζεται να εξαρτάται από το πότε θα απαντήσει το HR. Ο εργαζόμενος συνδέεται στο Liberty Core, βρίσκει το αρχείο που χρειάζεται και επιλέγει να το δει ή να το κατεβάσει. Για το HR, αυτό σημαίνει λιγότερα επαναλαμβανόμενα αιτήματα για αντίγραφα. Για τον συνάδελφο, σημαίνει άμεση πρόσβαση στην πληροφορία που τον αφορά.
Ο ψηφιακός φάκελος αποτελεί έτσι ένα ουσιαστικό μέρος του employee self-service στο HR: οι εργαζόμενοι εξυπηρετούνται μέσα από το σύστημα και το HR διατηρεί την απαραίτητη συνολική εικόνα.
Audit trail: ιστορικό ενεργειών για τα έγγραφα προσωπικού
Η διαχείριση αρχείων αποκτά μεγαλύτερη σαφήνεια όταν συνοδεύεται από ιστορικό. Στο Liberty Core, η μεταφόρτωση, το άνοιγμα (για προβολή ή λήψη) και η διαγραφή εγγράφων καταγράφονται στο audit trail, με το ποιος έκανε την ενέργεια και πότε. Οι ενέργειες γύρω από τον ψηφιακό φάκελο αφήνουν επομένως καταγραφή μέσα στο σύστημα.
Όταν χρειάζεται να εξεταστεί η διαχείριση ενός εγγράφου, υπάρχει ιστορικό ενεργειών ως σημείο αναφοράς. Αυτό βοηθά το HR να παρακολουθεί τη χρήση του αρχείου και προσθέτει ορατότητα στην καθημερινή διαχείριση εγγράφων προσωπικού.
Πώς να οργανώσετε τον ηλεκτρονικό φάκελο εργαζομένου
Ξεκινήστε με τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε συχνότερα και δώστε στα αρχεία σαφή ονόματα. Μια περιγραφή όπως «Σύμβαση εργασίας — Οκτώβριος 2026» βοηθά περισσότερο από ένα γενικό «scan-final». Πριν από κάθε μεταφόρτωση, επιβεβαιώστε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό εργαζόμενο και ότι το αρχείο είναι το έγγραφο που θέλετε να διαθέσετε.
Ενημερώστε επίσης την ομάδα ότι τα προσωπικά της έγγραφα είναι διαθέσιμα μέσα στο σύστημα. Η αξία του ψηφιακού φακέλου γίνεται αισθητή όταν οι συνάδελφοι γνωρίζουν πού βρίσκουν τα αρχεία τους και χρησιμοποιούν την προβολή ή τη λήψη στην καθημερινότητά τους.
Συχνές ερωτήσεις για τον ψηφιακό φάκελο υπαλλήλων
Είναι διαθέσιμη η λειτουργία στο Liberty Core;
Ναι. Το HR μπορεί ήδη να μεταφορτώνει έγγραφα ανά εργαζόμενο. Η προβολή, η λήψη, η πρόσβαση στον προσωπικό φάκελο και το ιστορικό ενεργειών είναι επίσης διαθέσιμα.
Μπορεί ένας συνάδελφος να δει τα έγγραφα άλλου εργαζομένου;
Όχι. Κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση μόνο στα δικά του έγγραφα. Το HR βλέπει τους φακέλους όλων των συναδέλφων.
Μπορώ να κατεβάσω τη σύμβασή μου χωρίς να επικοινωνήσω με το HR;
Ναι. Εφόσον το HR έχει μεταφορτώσει τη σύμβαση στον φάκελό σας, μπορείτε να την προβάλετε ή να την κατεβάσετε οποιαδήποτε στιγμή μέσα από το Liberty Core.
Ο ψηφιακός φάκελος ως μέρος της καθημερινής λειτουργίας HR
Ο ψηφιακός φάκελος υπαλλήλων δίνει στα έγγραφα προσωπικού ένα συγκεκριμένο σημείο μέσα στο σύστημα που χρησιμοποιεί η ομάδα. Το HR οργανώνει συμβάσεις και δικαιολογητικά ανά εργαζόμενο, οι συνάδελφοι έχουν πρόσβαση στα δικά τους αρχεία και το audit trail διατηρεί το ιστορικό των ενεργειών.
