Από τις 16 Φεβρουαρίου 2026 κάθε επιχείρηση στην Ελλάδα δηλώνει τα εργασιακά της στοιχεία στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Το παλιό ΕΡΓΑΝΗ αποσύρθηκε οριστικά και μαζί του έφυγαν αρκετά έντυπα που οι περισσότεροι εργοδότες και λογιστές συμπλήρωναν χρόνια με τον ίδιο τρόπο.
Η αλλαγή όμως δεν είναι απλώς ένα νέο περιβάλλον με άλλα κουμπιά. Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ λειτουργεί ως μητρώο: κρατά την τρέχουσα εικόνα κάθε σχέσης εργασίας και τη διασταυρώνει με όσα δηλώνονται καθημερινά — ωράρια, υπερωρίες, άδειες και, όπου ισχύει, την ψηφιακή κάρτα. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε τι είναι, τι καταργήθηκε, τι δηλώνεται πλέον και τι σημαίνει αυτό για την καθημερινή οργάνωση μιας επιχείρησης.
Τι είναι το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ είναι το νέο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας για την παρακολούθηση των σχέσεων εργασίας. Βασίζεται στον ν. 5053/2023 και ενσωματώνει τις απλοποιήσεις του ν. 5239/2025 («Δίκαιη Εργασία για Όλους»). Τέθηκε σε πλήρη λειτουργία στις 16 Φεβρουαρίου 2026, οπότε το ΕΡΓΑΝΗ Ι σταμάτησε να χρησιμοποιείται.
Η βασική διαφορά από το παλιό σύστημα είναι η λογική του. Στο ΕΡΓΑΝΗ Ι υποβάλλονταν έντυπα που περιέγραφαν γεγονότα: μια πρόσληψη, μια αλλαγή, μια λύση σύμβασης. Στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τα στοιχεία καταχωρούνται σε πεδία και συνθέτουν μια ενιαία, πάντα ενημερωμένη εικόνα για κάθε εργαζόμενο — μαζί με παράλληλες ή δανεισμένες απασχολήσεις. Οι εργαζόμενοι βλέπουν τα δικά τους στοιχεία από την εφαρμογή myErgani και το myErgani.gov.gr.
Τι καταργήθηκε και τι απλοποιήθηκε
Η πιο ορατή αλλαγή για όσους χειρίζονται τα εργασιακά είναι η μείωση των εντύπων:
- Μία δήλωση πρόσληψης αντί για τέσσερα έντυπα. Τα στοιχεία της νέας σχέσης εργασίας δηλώνονται σε ενιαία διαδικασία.
- Καταργείται ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού (Ε4). Τα στοιχεία του προκύπτουν πλέον από το ίδιο το σύστημα.
- Καταργείται το έντυπο μερικής απασχόλησης (Ε9). Οι όροι απασχόλησης καταχωρούνται στα πεδία της σχέσης εργασίας.
- Δυνατότητα τροποποίησης υποβληθεισών δηλώσεων, αντί για τη διόρθωση μέσω νέων, πρόσθετων υποβολών.
Λιγότερα έντυπα δεν σημαίνει όμως λιγότερη ακρίβεια. Αντίθετα: αφού όλα βρίσκονται σε ένα μητρώο, μια ασυνέπεια ανάμεσα σε ωράριο, υπερωρίες και πραγματική εργασία φαίνεται πολύ πιο εύκολα.
Τι δηλώνεται πλέον ψηφιακά
1.Η Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση
Για κάθε σχέση εργασίας τηρείται «Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση»: η εικόνα του μήνα για τον συγκεκριμένο εργαζόμενο. Για όσους έχουν παράλληλη απασχόληση καταγράφονται επιπλέον οι συνολικές εβδομαδιαίες ώρες εργασίας, ώστε η εικόνα να μην κόβεται στα όρια ενός εργοδότη.
2.Η διευθέτηση του χρόνου εργασίας
Όταν μια επιχείρηση κατανέμει τις ώρες εργασίας άνισα μέσα σε μια περίοδο — περισσότερες ώρες σε περιόδους αιχμής, λιγότερες σε χαλαρότερες — η διευθέτηση δηλώνεται ηλεκτρονικά. Καταχωρείται ο τύπος της, η περίοδος αναφοράς (από μία εβδομάδα έως ένα έτος) και οι περίοδοι αυξημένης και μειωμένης απασχόλησης. Για να ισχύσει, απαιτείται συλλογική ή ατομική συμφωνία με τον εργαζόμενο, και στη συνέχεια υποβάλλεται η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, που πρέπει να συμφωνεί ακριβώς με όσα συμφωνήθηκαν.
3.Ωράρια, υπερωρίες και άδειες
Τα ωράρια, οι αλλαγές τους και οι υπερωρίες συνεχίζουν να δηλώνονται πριν εφαρμοστούν — μόνο που τώρα όλα καταλήγουν στην ίδια εικόνα. Ενδεικτικό της κλίμακας: το σύστημα δέχεται καθημερινά περίπου 1,4 εκατομμύρια δηλώσεις ωραρίων και υπερωριών και 280.000 δηλώσεις αδειών. Αν θέλετε μια πρακτική ρουτίνα για το κομμάτι αυτό, δείτε το άρθρο για το πώς καταγράφονται οι υπερωρίες χωρίς λάθη.
4.Η ψηφιακή κάρτα εργασίας
Στις επιχειρήσεις που εντάσσονται στην ψηφιακή κάρτα, η προσέλευση και η αποχώρηση καταγράφονται σε πραγματικό χρόνο στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ — πάνω από 1,7 εκατομμύρια τέτοιες κινήσεις την ημέρα. Εδώ συναντιούνται το δηλωμένο και το πραγματικό: το ωράριο που δηλώθηκε και η ώρα που πράγματι ξεκίνησε και τελείωσε η εργασία.
Ποιες επιχειρήσεις αφορά η ψηφιακή κάρτα το 2026
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ αφορά κάθε εργοδότη. Η ψηφιακή κάρτα εργασίας όμως επεκτείνεται σταδιακά, ανά κλάδο. Φέτος προστίθενται περίπου 500.000 εργαζόμενοι σε δύο φάσεις, και το σύνολο όσων καλύπτονται φτάνει περίπου τα 2,5 εκατομμύρια:
- Φάση Α — πλήρης εφαρμογή από 12 Οκτωβρίου 2026 (πιλοτικά από 2 Ιουνίου): δραστηριότητες ανθρώπινης υγείας (εκτός ιατρών), δραστηριότητες απασχόλησης, τηλεπικοινωνίες, κομμωτήρια, κέντρα αισθητικής και καθαριστήρια, καθώς και υπηρεσίες καθαρισμού κτιρίων και εξωτερικών χώρων.
- Φάση Β — πλήρης εφαρμογή από 16 Νοεμβρίου 2026 (πιλοτικά έως 15 Νοεμβρίου): συμβουλευτικές υπηρεσίες, διαφήμιση, υπηρεσίες υποστήριξης γραφείου, επισκευές, αποθήκευση και υποστήριξη μεταφορών, ύδρευση και διαχείριση λυμάτων, τυχερά παιχνίδια.
Η ένταξη κρίνεται με βάση τον ΚΑΔ. Ο πιο γρήγορος τρόπος να το ξεκαθαρίσετε είναι ο έλεγχος ΚΑΔ, και για τη διαδικασία προετοιμασίας βήμα προς βήμα υπάρχει ο οδηγός προετοιμασίας για την ψηφιακή κάρτα.
Τι αλλάζει στην πράξη για την επιχείρηση
Για το λογιστήριο, το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ σημαίνει λιγότερα έντυπα. Για την επιχείρηση, σημαίνει ότι η εσωτερική οργάνωση πρέπει να συμφωνεί με όσα δηλώνονται, κάθε μέρα. Τρία πράγματα αλλάζουν ουσιαστικά:
- Οι αποκλίσεις φαίνονται. Το σύστημα λειτουργεί ως μηχανισμός ελέγχου και διασταύρωσης, όχι απλώς ως αρχείο. Ένα ωράριο που δεν τηρείται ή μια υπερωρία που δεν δηλώθηκε δεν «χάνεται» στο τέλος του μήνα.
- Η πληροφορία πρέπει να υπάρχει πριν τη δήλωση. Ωράρια, αλλαγές βαρδιών και άδειες πρέπει να είναι γνωστά και συμφωνημένα εσωτερικά πριν δηλωθούν — όχι να ανασυντίθενται από μηνύματα και σημειώσεις.
- Ο μήνας κλείνει με έλεγχο. Η σύγκριση δηλωμένου και πραγματικού γίνεται ρουτίνα. Το checklist κλεισίματος μήνα περιγράφει βήμα προς βήμα πώς οργανώνεται.
Οι κυρώσεις παραμένουν αυστηρές: για αδήλωτη εργασία το πρόστιμο φτάνει έως 10.500 € ανά εργαζόμενο. Γι' αυτό η σωστή εσωτερική καταγραφή δεν είναι πολυτέλεια — είναι η βάση πάνω στην οποία στηρίζονται οι δηλώσεις.
Συχνά λάθη στη μετάβαση
- Να θεωρείται υπόθεση μόνο του λογιστή. Ο λογιστής υποβάλλει, αλλά τα στοιχεία — ωράρια, βάρδιες, άδειες — τα παράγει η επιχείρηση. Αν δεν είναι σωστά στην πηγή, δεν θα είναι σωστά ούτε στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
- Διευθέτηση χωρίς γραπτή συμφωνία. Η δήλωση διευθέτησης δεν αρκεί από μόνη της· χρειάζεται η συλλογική ή ατομική συμφωνία που τη στηρίζει.
- Αλλαγές ωραρίου «στο πόδι». Μια βάρδια που αλλάζει προφορικά και δηλώνεται αργότερα είναι ακριβώς η απόκλιση που το νέο σύστημα αναδεικνύει.
- Εσωτερικά αρχεία που δεν μιλούν μεταξύ τους. Excel για τις ώρες, email για τις άδειες, μηνύματα για τις υπερωρίες: κάθε μήνας γίνεται συμφιλίωση τριών πηγών. Περισσότερα στα συχνά λάθη της ψηφιακής κάρτας.
Πώς προετοιμάζεστε
Η προετοιμασία για το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δεν χρειάζεται μεγάλο έργο. Χρειάζεται καθαρές ευθύνες και μία πηγή αλήθειας για τον χρόνο εργασίας:
- Επιβεβαιώστε με τον λογιστή σας ότι τα στοιχεία κάθε σχέσης εργασίας είναι σωστά και πλήρη στο νέο σύστημα.
- Ορίστε ποιος εγκρίνει ωράρια, αλλαγές βαρδιών, υπερωρίες και άδειες — και πότε.
- Αν χρησιμοποιείτε διευθέτηση χρόνου εργασίας, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει η σχετική συμφωνία.
- Κρατήστε την εσωτερική καταγραφή ωρών και αδειών σε ένα σύστημα, με ιστορικό αλλαγών.
- Αν εντάσσεστε στην ψηφιακή κάρτα, δείτε έγκαιρα τη φάση και την ημερομηνία σας.
Το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ανταμείβει τις επιχειρήσεις που γνωρίζουν ήδη τι συμβαίνει στην ομάδα τους. Αν θέλετε να δείτε πώς οργανώνονται συνεδρίες, ώρες και άδειες σε ένα ενιαίο περιβάλλον, το Liberty Core είναι σχεδιασμένο ακριβώς γι' αυτό — και για τα ζητήματα της ψηφιακής κάρτας υπάρχει η ειδική σελίδα για την ψηφιακή κάρτα εργασίας.
Συχνές ερωτήσεις
Από πότε ισχύει το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Από τις 16 Φεβρουαρίου 2026, οπότε τέθηκε σε πλήρη λειτουργία και το ΕΡΓΑΝΗ Ι αποσύρθηκε οριστικά.
Αφορά όλες τις επιχειρήσεις;
Ναι, το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ αφορά κάθε εργοδότη. Η ψηφιακή κάρτα εργασίας, αντίθετα, εφαρμόζεται σταδιακά ανά κλάδο — φέτος σε δύο φάσεις, από 12 Οκτωβρίου και από 16 Νοεμβρίου 2026.
Ποια έντυπα καταργήθηκαν;
Μεταξύ άλλων ο Ετήσιος Πίνακας Προσωπικού (Ε4) και το έντυπο μερικής απασχόλησης (Ε9), ενώ η πρόσληψη δηλώνεται με μία δήλωση αντί για τέσσερα έντυπα.
Μπορεί ένα λογισμικό HR να συνδεθεί με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Ναι, το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ προβλέπει σύνδεση με συστήματα διαχείρισης προσωπικού και μισθοδοσίας. Στο Liberty Core η σύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ έχει υλοποιηθεί και βρίσκεται σε φάση beta, διαθέσιμη σε κάθε επιχείρηση που θέλει να τη χρησιμοποιήσει.
