Ένα ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο με tablet δίνει στην ομάδα ένα κοινό σημείο για την καταγραφή προσέλευσης και αποχώρησης. Στο Kiosk του Liberty Core, ο εργαζόμενος επιλέγει το όνομά του, πληκτρολογεί το προσωπικό του PIN και πατά «Έναρξη» ή «Λήξη». Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσει το κινητό του ή να εγκαταστήσει εφαρμογή. Οι καταγραφές συνδέονται με την ωρομέτρηση και τις αναφορές του HR.
Σε έναν χώρο όπου οι εργαζόμενοι δεν κάθονται όλοι μπροστά σε υπολογιστή, η καταγραφή χρόνου χρειάζεται να χωρά στη ροή της ημέρας. Ένα tablet στην είσοδο ή κοντά στο σημείο αλλαγής βάρδιας μπορεί να εξυπηρετεί διαδοχικά την ομάδα. Η χειρόγραφη λίστα δεν χρειάζεται πλέον να μεταφερθεί αργότερα σε Excel, ούτε ο υπεύθυνος να μαζεύει ώρες από μηνύματα στο τέλος του μήνα.
Τι είναι το ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο με tablet;
Είναι μια κοινόχρηστη οθόνη από την οποία κάθε εργαζόμενος καταγράφει τη δική του έναρξη και λήξη εργασίας. Το tablet λειτουργεί ως τερματικό παρουσίας: παραμένει στον χώρο της επιχείρησης και χρησιμοποιείται από διαφορετικούς ανθρώπους, με προσωπική ταυτοποίηση για κάθε καταγραφή.
Στο Liberty Core, αυτή είναι η λειτουργία Kiosk. Η κοινόχρηστη συσκευή εξυπηρετεί την καταγραφή, ενώ το HR παρακολουθεί τα στοιχεία μέσα στο ίδιο σύστημα. Η επιλογή ονόματος από μόνη της δεν αρκεί: ακολουθεί ο έλεγχος του προσωπικού PIN πριν εμφανιστούν οι ενέργειες έναρξης και λήξης.
Πώς γίνεται η καταγραφή με προσωπικό PIN
Η διαδικασία είναι ίδια στην αρχή και στο τέλος της εργασίας. Ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί την οθόνη αφής και περιμένει την επιβεβαίωση ότι ολοκληρώθηκε η καταγραφή.
- Επιλέγει το όνομά του από τη λίστα της ομάδας.
- Πληκτρολογεί το προσωπικό του PIN στο αριθμητικό πληκτρολόγιο της οθόνης.
- Πατά «Έναρξη» ή «Λήξη», ανάλογα με το αν ξεκινά ή ολοκληρώνει την εργασία του.
- Περιμένει την επιβεβαίωση. Όσο η ενέργεια καταγράφεται, η οθόνη δείχνει ότι η διαδικασία βρίσκεται σε εξέλιξη.
- Η οθόνη επιστρέφει στην αρχική λίστα, ώστε να εξυπηρετηθεί ο επόμενος συνάδελφος.
Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος που φτάνει στις 08:00 καταγράφει έναρξη στο tablet. Στην αποχώρηση επιστρέφει στο ίδιο τερματικό, ταυτοποιείται ξανά και καταγράφει λήξη. Οι δύο ενέργειες αποτελούν την αρχή και το τέλος της συνεδρίας εργασίας του.
Δοκιμάστε τη λειτουργία Kiosk
Δείτε τη διαδικασία στη διαδραστική επίδειξη του Liberty Core. Επιλέξτε τη λειτουργία Kiosk για να δοκιμάσετε την επιλογή εργαζομένου, την εισαγωγή PIN και την καταγραφή έναρξης ή λήξης.
Τι χρειάζεται για να στηθεί το κοινόχρηστο τερματικό
Η λειτουργία Kiosk ανοίγει στον browser της συσκευής. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση εφαρμογής στο κινητό κάθε εργαζομένου. Για μια πρακτική εγκατάσταση, ελέγξτε τα εξής:
- Σημείο τοποθέτησης: επιλέξτε έναν χώρο από τον οποίο περνά η ομάδα στην προσέλευση και στην αποχώρηση.
- Σταθερή βάση και τροφοδοσία: η συσκευή πρέπει να παραμένει διαθέσιμη σε όλη τη διάρκεια λειτουργίας της επιχείρησης.
- Σύνδεση στο διαδίκτυο: ελέγξτε την κάλυψη στο συγκεκριμένο σημείο και δοκιμάστε την καταγραφή πριν ξεκινήσει η καθημερινή χρήση.
- Σωστή λίστα εργαζομένων: βεβαιωθείτε ότι η ομάδα βρίσκει τα ονόματά της και γνωρίζει πώς χρησιμοποιείται το προσωπικό PIN.
- Μια σύντομη δοκιμή: δείξτε την επιλογή ονόματος, την εισαγωγή PIN και το μήνυμα επιβεβαίωσης πριν χρησιμοποιηθεί το τερματικό σε αλλαγή βάρδιας.
Αν αρκετοί συνάδελφοι ξεκινούν την ίδια ώρα, δοκιμάστε τη διαδικασία διαδοχικά με λίγα άτομα. Έτσι θα ελέγξετε αν η θέση της συσκευής, η πρόσβαση στην οθόνη και η σύνδεση εξυπηρετούν τον πραγματικό ρυθμό του χώρου σας.
Τι βλέπει το HR μετά την καταγραφή
Η καταγραφή στο tablet είναι μέρος της ωρομέτρησης προσωπικού του Liberty Core. Οι ώρες συνδέονται με τον συγκεκριμένο εργαζόμενο και ενημερώνουν το ημερολόγιο και τη μηνιαία σύνοψη. Το HR μπορεί να παρακολουθεί τις συνεδρίες και να εντοπίζει ελλιπείς ημέρες, χωρίς να ξαναπερνά τις καταγραφές της συσκευής σε ξεχωριστό αρχείο.
Οι μηνιαίες αναφορές συγκεντρώνουν ώρες εργασίας, άδειες, απουσίες και υπερωρίες. Η εξαγωγή σε PDF, Excel ή CSV βοηθά στον έλεγχο και στην προετοιμασία των στοιχείων για τη μισθοδοσία. Το checklist κλεισίματος μήνα παραμένει χρήσιμο: τα στοιχεία χρειάζονται έλεγχο πριν χρησιμοποιηθούν για την τελική επεξεργασία της περιόδου.
Οι προγραμματισμένες βάρδιες δείχνουν τι έχει σχεδιαστεί για την ομάδα. Το παρουσιολόγιο δείχνει τις ώρες που καταγράφηκαν στην πράξη. Οι δύο πληροφορίες συμπληρώνουν η μία την άλλη, χωρίς να χρειάζεται ο υπεύθυνος να θεωρεί ότι το προγραμματισμένο ωράριο είναι και η πραγματική παρουσία.
Αν ξεχαστεί η λήξη ή χαθεί το PIN
Ξεχασμένη καταγραφή λήξης
Αν ένας συνάδελφος αποχωρήσει χωρίς να καταγράψει λήξη, ενημερώνει τον υπεύθυνο ή το HR. Ο έλεγχος γίνεται στην αντίστοιχη ημέρα και στη συνεδρία του εργαζομένου, ώστε να επιβεβαιωθεί η πραγματική ώρα αποχώρησης πριν γίνει διόρθωση. Δεν χρειάζεται να περιμένετε το τέλος του μήνα για να συγκεντρώσετε τέτοιες εκκρεμότητες.
Ξεχασμένο προσωπικό PIN
Το HR μπορεί να επαναφέρει το PIN Kiosk από τη διαχείριση του εργαζομένου. Ο ίδιος ο εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει το PIN από το προφίλ του, γνωρίζοντας τον τρέχοντα κωδικό. Αν δεν τον θυμάται, απευθύνεται στο HR για επαναφορά· δεν χρησιμοποιεί το PIN άλλου συναδέλφου.
Προσωπική πρόσβαση σε μια κοινόχρηστη συσκευή
Το tablet χρησιμοποιείται από όλους, αλλά κάθε εργαζόμενος ταυτοποιείται με το δικό του PIN. Μετά την ολοκλήρωση της καταγραφής, το Kiosk επιστρέφει στην αρχική οθόνη. Αν κάποιος αφήσει τη διαδικασία στη μέση, η αυτόματη επαναφορά μετά από αδράνεια επιστρέφει επίσης τη συσκευή στη λίστα επιλογής ονόματος.
Η επιστροφή στην αρχική οθόνη κλείνει την πρόσβαση στην οθόνη του συγκεκριμένου εργαζομένου· δεν αποτελεί καταγραφή λήξης εργασίας. Ο χρόνος που έχει ξεκινήσει συνεχίζει να καταγράφεται μέχρι να γίνει η αντίστοιχη ενέργεια λήξης. Η διάκριση αυτή χρειάζεται να εξηγηθεί στην ομάδα από την πρώτη δοκιμή.
Συχνές ερωτήσεις για το παρουσιολόγιο με tablet
Χρειάζεται κάθε εργαζόμενος δικό του κινητό;
Όχι. Η λειτουργία Kiosk εξυπηρετεί την ομάδα από μία κοινόχρηστη συσκευή. Κάθε εργαζόμενος επιλέγει το όνομά του και χρησιμοποιεί το προσωπικό του PIN.
Χρειάζεται εγκατάσταση εφαρμογής στο tablet;
Όχι. Το Kiosk του Liberty Core λειτουργεί στον browser. Η συσκευή χρειάζεται να έχει πρόσβαση στην υπηρεσία και να είναι διαθέσιμη στο σημείο που χρησιμοποιεί η ομάδα.
Μπορεί η ίδια συσκευή να εξυπηρετεί πολλούς εργαζομένους;
Ναι, διαδοχικά. Μετά την επιβεβαίωση κάθε καταγραφής, η αρχική λίστα εμφανίζεται ξανά για τον επόμενο συνάδελφο.
