Το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας είναι σχεδόν έτοιμο. Ένας συνάδελφος παίρνει άδεια, μια απογευματινή βάρδια μένει ακάλυπτη και δύο εργαζόμενοι έχουν ακόμη την προηγούμενη έκδοση του Excel. Ο υπεύθυνος διορθώνει το αρχείο και το στέλνει ξανά. Μέχρι την επόμενη αλλαγή.
Το πρόγραμμα βαρδιών προσωπικού στο Liberty Core συγκεντρώνει αυτή τη δουλειά σε ένα εβδομαδιαίο πλάνο. Επιλέγετε μια βάρδια και την τοποθετείτε με κλικ στις ημέρες των εργαζομένων, οργανώνετε τα ρεπό και δημοσιεύετε όταν το πρόγραμμα είναι έτοιμο. Μπορείτε να δουλέψετε με έτοιμες βάρδιες ή να δημιουργήσετε δικές σας, με τις ώρες, το χρώμα και το εικονίδιο που εξυπηρετούν την ομάδα σας.
Πώς φτιάχνετε πρόγραμμα βαρδιών με λίγα κλικ
Η εβδομάδα εμφανίζεται σε πλέγμα: κάθε γραμμή είναι ένας εργαζόμενος και κάθε στήλη μια ημέρα. Στο επάνω μέρος βρίσκονται οι διαθέσιμες βάρδιες. Διαλέγετε, για παράδειγμα, «Πρωί» και πατάτε στις ημέρες που θέλετε να την αναθέσετε. Η επιλογή παραμένει ενεργή, ώστε να συνεχίσετε σε άλλες ημέρες και άλλους συναδέλφους χωρίς να ανοίγετε ξανά μενού.
Έτσι μπορείτε να απλώσετε την ίδια βάρδια σε όλη την ομάδα που χρειάζεται αυτό το ωράριο. Αν οργανώνετε πολλά τμήματα, το φίλτρο τμήματος περιορίζει την εικόνα στους ανθρώπους που σας ενδιαφέρουν. Για μια μεμονωμένη αλλαγή, μπορείτε επίσης να πατήσετε απευθείας σε μία ημέρα και να διαλέξετε τη βάρδια από το μενού της.
- Επιλέξτε την εβδομάδα και, αν χρειάζεται, το τμήμα.
- Πατήστε στη βάρδια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Πατήστε στις ημέρες των εργαζομένων όπου θέλετε να εφαρμοστεί.
- Αλλάξτε βάρδια ή επιλέξτε «Ρεπό» και συνεχίστε στο ίδιο πλάνο.
- Ελέγξτε ώρες και κάλυψη πριν από τη δημοσίευση.
Δικές σας βάρδιες, με ώρες, χρώματα και εικονίδια
Οι ονομασίες «Πρωί», «Απόγευμα» και «Νύχτα» είναι μια αφετηρία. Μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται διαφορετική ώρα έναρξης, ξεχωριστό ωράριο εξυπηρέτησης ή σπαστή βάρδια. Με τη δημιουργία νέας βάρδιας στο Liberty Core ορίζετε το όνομα και τις ώρες της, μαζί με χρώμα και εικονίδιο. Βλέπετε και προεπισκόπηση πριν την αποθηκεύσετε.
- Όνομα: μια περιγραφή που αναγνωρίζει η ομάδα, όπως «Πρωινή εξυπηρέτηση» ή «Απογευματινή υποστήριξη».
- Ώρες: το διάστημα εργασίας, δύο διαστήματα για σπαστό ωράριο ή νυχτερινή βάρδια που τελειώνει την επόμενη ημέρα.
- Χρώμα: μια σταθερή οπτική ένδειξη για να ξεχωρίζουν οι βάρδιες μέσα στην εβδομάδα.
- Εικονίδιο: ήλιος, φεγγάρι, ρολόι ή άλλο διαθέσιμο σύμβολο που βοηθά στην αναγνώριση της βάρδιας.
Κρατήστε μια συνεπή λογική: το ίδιο χρώμα και σύμβολο για το ίδιο είδος βάρδιας. Οι ώρες και η ονομασία παραμένουν ορατές, ώστε η πληροφορία να μην εξαρτάται μόνο από το χρώμα. Αν αλλάξετε αργότερα τις ώρες ενός προτύπου, οι ημέρες που έχουν ήδη προγραμματιστεί διατηρούν τις δικές τους ώρες.
Ρεπό και άδειες μέσα στο ίδιο εβδομαδιαίο πλάνο
Το «Ρεπό» επιλέγεται από την ίδια γραμμή με τις βάρδιες. Πατάτε στην επιλογή και στη συνέχεια στις ημέρες που θέλετε να ορίσετε ως ρεπό. Δίπλα στον εργαζόμενο φαίνεται και ο αριθμός των ημερών ανάπαυσης της εβδομάδας σε σχέση με τη ρύθμιση της σύμβασής του.
Οι εγκεκριμένες άδειες εμφανίζονται στο πλάνο και οι αντίστοιχες ημέρες είναι κλειδωμένες για ανάθεση βάρδιας. Ο υπεύθυνος βλέπει την απουσία εκεί όπου οργανώνει την κάλυψη. Η διαχείριση αδειών προσωπικού και ο προγραμματισμός βαρδιών χρησιμοποιούν έτσι την ίδια πληροφορία.
Ένα δημοσιευμένο ρεπό λαμβάνεται υπόψη και στον υπολογισμό των ημερών εργασίας και των ωρών στόχου. Όταν υπάρχει άδεια που εκτείνεται σε περισσότερες ημέρες, τα προγραμματισμένα ρεπό δεν καταναλώνονται ως ημέρες άδειας.
Κάλυψη ανά βάρδια και ώρες ανά εργαζόμενο
Κάτω από το πλέγμα βλέπετε πόσοι εργαζόμενοι έχουν τοποθετηθεί σε κάθε βάρδια, ανά ημέρα. Αυτό βοηθά να ελέγξετε αν το απογευματινό της Παρασκευής έχει την κάλυψη που χρειάζεστε ή αν όλοι έχουν συγκεντρωθεί στο πρωινό. Ο υπεύθυνος αποφασίζει πόσοι άνθρωποι απαιτούνται με βάση τις ανάγκες του τμήματος.
Στο τέλος κάθε γραμμής εμφανίζονται οι προγραμματισμένες ώρες της εβδομάδας απέναντι στις ώρες στόχου του εργαζομένου. Όταν οι ώρες ξεπερνούν τον στόχο, η ένδειξη ξεχωρίζει. Μπορείτε επομένως να ελέγξετε την κατανομή πριν κοινοποιήσετε το πρόγραμμα, έχοντας μπροστά σας και τις άδειες και τα ρεπό.
Δοκιμάστε την ανάθεση βαρδιών εδώ
Στην παρακάτω διαδραστική επίδειξη, επιλέξτε μια βάρδια και πατήστε σε ημέρες διαφορετικών εργαζομένων. Δοκιμάστε και το «Ρεπό», προσέξτε τις κλειδωμένες ημέρες άδειας και πατήστε «Δημοσίευση» όταν ολοκληρώσετε. Η επίδειξη χρησιμοποιεί δείγμα ομάδας.
Διαλέξτε μια βάρδια και πατήστε στις ημέρες, ή πατήστε μια ημέρα.
Κουζίνα
Max32ω/ 40ω
MarionΆδειαΆδεια24ω/ 40ωΣάλα
Panos40ω/ 40ω
Selene16ω/ 24ωΔιαλέξτε μια βάρδια και πατήστε στις ημέρες.
Στην πλήρη επίδειξη του προγράμματος βαρδιών μπορείτε να δείτε δίπλα στο πλάνο και την οθόνη της εργαζομένης: οι αλλαγές εμφανίζονται εκεί μετά τη δημοσίευση.
Παράδειγμα: ετοιμάζοντας την επόμενη εβδομάδα
Ας πάρουμε ένα ενδεικτικό τμήμα εξυπηρέτησης με πρωινή και απογευματινή βάρδια. Η βασική κατανομή επαναλαμβάνεται, αλλά μία συνάδελφος έχει εγκεκριμένη άδεια την Πέμπτη και την Παρασκευή.
- Ανοίγετε τη νέα εβδομάδα και επιλέγετε το τμήμα εξυπηρέτησης.
- Αντιγράφετε την προηγούμενη εβδομάδα ως βάση και ελέγχετε τις εξαιρέσεις. Οι εγκεκριμένες άδειες παραμένουν προστατευμένες.
- Επιλέγετε την απογευματινή βάρδια και την αναθέτετε στις ημέρες των συναδέλφων που θα καλύψουν την απουσία.
- Τοποθετείτε τα ρεπό, ελέγχετε τις ώρες κάθε εργαζομένου και μετράτε την κάλυψη ανά ημέρα.
- Δημοσιεύετε το πρόγραμμα. Κάθε εργαζόμενος μπορεί πλέον να δει τις δικές του βάρδιες στο ημερολόγιό του.
Αν χρειαστεί αλλαγή μετά τη δημοσίευση, επιστρέφετε στην αντίστοιχη ημέρα, διορθώνετε τη βάρδια και δημοσιεύετε ξανά. Η ομάδα έχει ένα συγκεκριμένο σημείο στο οποίο βρίσκει το ισχύον πρόγραμμα.
Πρόχειρες αλλαγές, δημοσίευση και δικαιώματα ομάδας
Οι επιλογές σας αποθηκεύονται ως αδημοσίευτες αλλαγές όσο ετοιμάζετε την εβδομάδα. Οι εργαζόμενοι συνεχίζουν να βλέπουν το δημοσιευμένο πρόγραμμα μέχρι να επιλέξετε «Δημοσίευση». Μπορείτε επίσης να απορρίψετε τις εκκρεμείς αλλαγές και να κρατήσετε το ισχύον πλάνο.
Το HR οργανώνει το πρόγραμμα για όλο το προσωπικό. Οι υπεύθυνοι ομάδας προγραμματίζουν τις βάρδιες των εργαζομένων που υπάγονται σε αυτούς. Οι υπόλοιποι εργαζόμενοι βλέπουν το δημοσιευμένο πρόγραμμα της ομάδας τους και τις προσωπικές τους βάρδιες, με πρόσβαση προβολής. Η διαχείριση ρόλων καθορίζει ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές.
Όταν περισσότεροι υπεύθυνοι δουλεύουν στην ίδια εβδομάδα, οι αδημοσίευτες αλλαγές διακρίνονται μαζί με τον συντάκτη τους. Αν η δημοσίευση περιλαμβάνει εκκρεμείς αλλαγές άλλου υπευθύνου, ζητείται επιβεβαίωση πριν κοινοποιηθούν και αυτές.
Ιστορικό αλλαγών: ποιος άλλαξε τι και πότε
Με κάθε δημοσίευση καταγράφονται οι αλλαγές ανά εργαζόμενο: οι ημέρες που επηρεάστηκαν, η προηγούμενη και η νέα βάρδια, ποιος έκανε τη δημοσίευση και πότε. Αν το πρωινό της Τρίτης γίνει απογευματινό, μπορείτε να ανατρέξετε στην αντίστοιχη καταγραφή και να δείτε τη μεταβολή.
Το ιστορικό καλύπτει επίσης τη δημιουργία, την επεξεργασία και τη διαγραφή προτύπων βάρδιας, μαζί με τις αλλαγές στα στοιχεία τους, όπως ώρες, χρώμα και εικονίδιο. Αυτό δίνει στο HR και στους υπευθύνους σημείο αναφοράς όταν χρειάζεται να εξετάσουν πώς διαμορφώθηκε το πρόγραμμα.
Το πρόγραμμα συναντά την πραγματική παρουσία
Οι βάρδιες περιγράφουν το πλάνο. Η ωρομέτρηση προσωπικού δείχνει τον χρόνο που καταγράφηκε στην πράξη. Στο Liberty Core, οι δημοσιευμένες βάρδιες συνδέονται με το ημερολόγιο και τις ώρες στόχου, ενώ οι άδειες και τα ρεπό λαμβάνονται υπόψη στην εικόνα του εργαζομένου.
Η οργάνωση της εβδομάδας γίνεται έτσι μέρος της καθημερινής διαχείρισης προσωπικού. Ο υπεύθυνος ετοιμάζει το πλάνο, η ομάδα βλέπει τις δημοσιευμένες βάρδιες και το HR μπορεί να παρακολουθήσει τις αλλαγές και την πραγματική παρουσία μέσα στο ίδιο σύστημα.
