Πόσο κοστίζει ένα HR software; Είναι μία από τις πρώτες ερωτήσεις που κάνει μια επιχείρηση όταν αποφασίζει ότι τα Excel, τα emails και οι χειροκίνητες διαδικασίες δεν επαρκούν πλέον για τη διαχείριση του προσωπικού της. Η απάντηση όμως δεν μπορεί να περιοριστεί σε έναν αριθμό. Δύο εφαρμογές μπορούν να ονομάζονται και οι δύο "HR software" και να προσφέρουν εντελώς διαφορετικές δυνατότητες. Η μία μπορεί να λειτουργεί κυρίως ως ψηφιακό αρχείο εργαζομένων, ενώ η άλλη μπορεί να συνδέει παρουσίες, χρόνο εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες, δικαιώματα πρόσβασης και αναφορές διοίκησης μέσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Η σύγκριση μόνο της τιμής επομένως μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε λάθος συμπέρασμα.

Το πραγματικό ερώτημα δεν είναι μόνο "πόσο κοστίζει το HR software;". Είναι τι πρόβλημα λύνει, πόση χειροκίνητη εργασία αφαιρεί, πόσους ανθρώπους εξυπηρετεί και πόσο αξιόπιστη εικόνα δίνει τελικά στην επιχείρηση. Ένα φθηνότερο σύστημα που καλύπτει μόνο ένα μικρό μέρος της διαδικασίας μπορεί να αφήνει το HR να χρησιμοποιεί παράλληλα spreadsheets, emails και διαφορετικές εφαρμογές. Αντίθετα, ένα ολοκληρωμένο σύστημα μπορεί να έχει μεγαλύτερη αρχική ή λειτουργική αξία επειδή αντικαθιστά πολλαπλές αποσυνδεδεμένες διαδικασίες. Για αυτό το κόστος πρέπει πάντα να εξετάζεται σε σχέση με το συνολικό operational αποτέλεσμα.

Από τι εξαρτάται η τιμή ενός HR Software;

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο μοντέλο τιμολόγησης στην αγορά. Ορισμένες λύσεις χρεώνονται ανά εργαζόμενο, άλλες ανά χρήστη ή administrator, άλλες ανά module και άλλες προσφέρονται μέσα από διαφορετικά πακέτα λειτουργιών. Μπορεί επίσης να υπάρχουν κόστη εγκατάστασης, παραμετροποίησης, εκπαίδευσης, integrations, υποστήριξης ή μεταφοράς υφιστάμενων δεδομένων. Για μια μικρή επιχείρηση που χρειάζεται βασική διαχείριση εργαζομένων, οι απαιτήσεις μπορεί να είναι σχετικά απλές. Μια εταιρεία όμως με πολλά τμήματα, διαφορετικούς ρόλους, βάρδιες, σύνθετα ωράρια και αυξημένες ανάγκες reporting χρειάζεται πολύ διαφορετική υποδομή. Για αυτό μια προσφορά έχει πραγματικό νόημα μόνο όταν γνωρίζουμε τι ακριβώς περιλαμβάνει.

Ο αριθμός εργαζομένων επηρεάζει το πραγματικό κόστος

Σε πολλά συστήματα ο αριθμός των εργαζομένων αποτελεί βασικό παράγοντα τιμολόγησης, αλλά επηρεάζει και κάτι σημαντικότερο: την αξία της αυτοματοποίησης. Μια διαδικασία που απαιτεί λίγα λεπτά για πέντε εργαζομένους μπορεί να παραμένει διαχειρίσιμη χειροκίνητα. Όταν όμως η ίδια διαδικασία επαναλαμβάνεται για πενήντα ή εκατό ανθρώπους, ο απαιτούμενος χρόνος αυξάνεται δραματικά. Άδειες, διορθώσεις ωραρίων, υπερωρίες, αλλαγές βαρδιών και ενημέρωση στοιχείων δημιουργούν συνεχόμενες μικρές διοικητικές εργασίες. Όπως αναλύσαμε στο άρθρο για τον χρόνο που χάνει το HR σε χειροκίνητες διαδικασίες, το κόστος αυτών των εργασιών συχνά παραμένει αόρατο επειδή είναι κατανεμημένο σε ολόκληρο τον μήνα και μεταξύ διαφορετικών ανθρώπων.

Πόσες λειτουργίες χρειάζεται πραγματικά η επιχείρηση;

Η μεγαλύτερη λίστα features δεν σημαίνει απαραίτητα και καλύτερο σύστημα. Μια επιχείρηση πρέπει να ξεκινήσει από τις πραγματικές διαδικασίες της. Χρειάζεται κεντρική διαχείριση εργαζομένων; Καταγραφή χρόνου εργασίας; Διαχείριση αδειών και απουσιών; Βάρδιες; Υπερωρίες; Αναφορές για τη διοίκηση; Διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης για managers και HR; Όταν οι ανάγκες έχουν καθοριστεί, μπορεί να αξιολογηθεί αν μια πλατφόρμα τις καλύπτει πραγματικά. Διαφορετικά, η εταιρεία κινδυνεύει είτε να πληρώνει για λειτουργίες που δεν χρησιμοποιεί είτε να επιλέξει μια φθηνή λύση και να ανακαλύψει λίγους μήνες αργότερα ότι εξακολουθεί να χρειάζεται τρία επιπλέον εργαλεία για να ολοκληρώσει τη δουλειά.

Το κόστος δεν είναι μόνο η συνδρομή

Όταν συγκρίνονται HR συστήματα, η συζήτηση συχνά σταματά στη μηνιαία ή ετήσια χρέωση. Το πραγματικό Total Cost of Ownership είναι ευρύτερο. Πρέπει να εξεταστεί αν υπάρχει κόστος αρχικής εγκατάστασης, αν η εκπαίδευση περιλαμβάνεται, πόσο εύκολα μπορούν να μεταφερθούν τα υπάρχοντα δεδομένα, αν απαιτούνται πρόσθετες υπηρεσίες για κάθε αλλαγή και τι συμβαίνει όταν αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων. Εξίσου σημαντικό είναι το εσωτερικό κόστος. Αν ένα "οικονομικό" σύστημα απαιτεί από το HR να εξάγει δεδομένα, να τα διορθώνει σε Excel και να δημιουργεί χειροκίνητα reports κάθε μήνα, μέρος της πραγματικής τιμής του βρίσκεται στις εργατοώρες που συνεχίζει να καταναλώνει.

Πόσο κοστίζει να μην υπάρχει HR Software;

Αυτή είναι η πλευρά της εξίσωσης που συχνά δεν υπολογίζεται καθόλου. Χωρίς οργανωμένο σύστημα, κάποιος πρέπει να διαχειρίζεται τα δεδομένα με άλλο τρόπο. Οι εργαζόμενοι στέλνουν αιτήματα, οι managers τα εγκρίνουν, το HR ενημερώνει αρχεία, οι ώρες διασταυρώνονται, τα λάθη διορθώνονται και οι αναφορές δημιουργούνται συγκεντρώνοντας πληροφορίες από διαφορετικές πηγές. Καθεμία από αυτές τις ενέργειες έχει κόστος εργασίας. Υπάρχει επίσης το κόστος των λαθών, των καθυστερήσεων και της αδυναμίας της διοίκησης να αποκτήσει γρήγορα αξιόπιστη εικόνα. Αυτός είναι ο λόγος που το πραγματικό κόστος της κακής διαχείρισης προσωπικού μπορεί να είναι σημαντικά μεγαλύτερο από την τιμή ενός εργαλείου που εξετάζεται αποκλειστικά ως software expense.

Το Excel είναι δωρεάν μόνο αν ο χρόνος της ομάδας δεν κοστίζει

Ένα spreadsheet μπορεί να φαίνεται σχεδόν δωρεάν επειδή η επιχείρηση πιθανότατα διαθέτει ήδη το σχετικό λογισμικό. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η διαδικασία που έχει δημιουργηθεί γύρω του είναι δωρεάν. Κάποιος πρέπει να ενημερώνει το αρχείο, να προστατεύει τους τύπους, να διαχειρίζεται διαφορετικές εκδόσεις, να ελέγχει τα δεδομένα και να μεταφέρει πληροφορίες σε άλλα συστήματα. Όσο αυξάνεται η εταιρεία, τόσο αυξάνεται και αυτή η διαχειριστική επιβάρυνση. Το παράδειγμα της μετάβασης από Excel σε HR σύστημα δείχνει ακριβώς αυτή τη διαφορά: η ψηφιοποίηση δεν έχει αξία επειδή αντικαθιστά την εμφάνιση ενός spreadsheet με ένα dashboard, αλλά επειδή αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο κινείται η πληροφορία μέσα στην επιχείρηση.

Μην συγκρίνετε HR συστήματα μόνο από την τιμή

Δύο προσφορές μπορούν να έχουν σημαντική διαφορά κόστους και παρ' όλα αυτά η ακριβότερη να αποτελεί καλύτερη οικονομική επιλογή. Για να γίνει σωστή σύγκριση πρέπει να εξετάζονται οι διαδικασίες που αντικαθιστά κάθε σύστημα. Αν η μία λύση διαχειρίζεται μόνο βασικά employee records, ενώ η άλλη συνδέει εργαζομένους, παρουσίες, χρόνο εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και reporting, δεν συγκρίνονται δύο ισοδύναμα προϊόντα. Η σωστή ερώτηση είναι πόσα εργαλεία και πόσα χειροκίνητα βήματα θα συνεχίσει να χρειάζεται η εταιρεία μετά την αγορά. Η χαμηλότερη τιμή δεν αποτελεί εξοικονόμηση αν αφήνει άθικτο το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος.

Η αυτοματοποίηση έχει αξία όταν αφαιρεί πραγματική εργασία

Ένα HR software δεν πρέπει να θεωρείται αυτοματοποιημένο απλώς επειδή οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν μια οθόνη αντί για χαρτί. Αν ένα αίτημα άδειας υποβάλλεται ηλεκτρονικά αλλά στη συνέχεια κάποιος πρέπει να το αντιγράψει σε spreadsheet, η διαδικασία παραμένει σε μεγάλο βαθμό χειροκίνητη. Το ίδιο ισχύει όταν ένα report απαιτεί export, καθαρισμό και συνδυασμό δεδομένων από διαφορετικές εφαρμογές. Η πραγματική αυτοματοποίηση διαδικασιών HR εμφανίζεται όταν η πληροφορία καταχωρείται στο σωστό σημείο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τις επόμενες λειτουργίες χωρίς επαναλαμβανόμενη ανθρώπινη παρέμβαση.

Τα Reports μπορούν να αλλάξουν την αξία του συστήματος

Η διαφορά μεταξύ ενός απλού administrative tool και ενός πραγματικού management system γίνεται ιδιαίτερα εμφανής στα δεδομένα που μπορεί να δώσει στη διοίκηση. Αν το σύστημα γνωρίζει μόνο ποιοι εργαζόμενοι υπάρχουν, η επιχειρηματική πληροφορία που μπορεί να παράγει είναι περιορισμένη. Όταν όμως διαθέτει οργανωμένα δεδομένα για χρόνο, παρουσίες, άδειες, απουσίες, υπερωρίες και λειτουργία ομάδων, μπορούν να δημιουργηθούν πολύ πιο χρήσιμες αναφορές. Όπως αναλύσαμε στο HR Reports και Business Intelligence, η αξία δεν βρίσκεται στο να εμφανίζονται περισσότεροι αριθμοί σε ένα dashboard. Βρίσκεται στο να μπορεί η διοίκηση να εντοπίζει τάσεις και προβλήματα χωρίς να περιμένει κάποιον να συγκεντρώσει χειροκίνητα τα στοιχεία.

Υπολογίστε το ROI με βάση τον χρόνο που επιστρέφεται

Ένας πρακτικός τρόπος αξιολόγησης είναι να υπολογιστεί πόσος χρόνος καταναλώνεται σήμερα στις διαδικασίες που πρόκειται να οργανωθούν. Πόσες ώρες τον μήνα χρειάζεται το HR για άδειες, παρουσίες, διορθώσεις, reports και ενημέρωση αρχείων; Πόσο χρόνο αφιερώνουν οι managers σε εγκρίσεις και αναζητήσεις πληροφοριών; Πόσο συχνά χρειάζεται να διορθώνονται λάθη; Αν μια νέα πλατφόρμα μειώσει σημαντικά αυτές τις ώρες, το οικονομικό όφελος μπορεί να εκτιμηθεί πολύ πιο ουσιαστικά από μια απλή σύγκριση subscription prices. Και όσο μεγαλώνει η επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερη γίνεται συνήθως η αξία μιας διαδικασίας που μπορεί να κλιμακωθεί χωρίς ανάλογη αύξηση της διοικητικής εργασίας.

Προσέξτε και το κόστος μιας μελλοντικής αλλαγής

Η επιλογή HR software δεν πρέπει να γίνεται μόνο για τις ανάγκες της σημερινής ημέρας. Μια εταιρεία με είκοσι εργαζομένους μπορεί να έχει εντελώς διαφορετικές απαιτήσεις όταν φτάσει τους πενήντα. Νέα τμήματα, managers, διαφορετικά ωράρια και μεγαλύτερος όγκος δεδομένων μπορούν να μετατρέψουν μια αρχικά επαρκή λύση σε περιορισμό. Η αντικατάσταση ενός συστήματος αργότερα έχει δικό της κόστος: migration δεδομένων, εκπαίδευση, αλλαγή διαδικασιών και πιθανή περίοδο παράλληλης λειτουργίας. Για αυτό η δυνατότητα εξέλιξης πρέπει να αποτελεί μέρος της οικονομικής αξιολόγησης από την αρχή. Το φθηνότερο εργαλείο σήμερα μπορεί να γίνει ακριβή επιλογή αν χρειαστεί να αντικατασταθεί μόλις η επιχείρηση αναπτυχθεί.

Πώς επιλέγεται τελικά το σωστό HR Software;

Πριν ζητήσει τιμή, μια επιχείρηση πρέπει να χαρτογραφήσει τις διαδικασίες που θέλει πραγματικά να βελτιώσει. Ποια δεδομένα διαχειρίζεται; Πού υπάρχουν διπλές καταχωρήσεις; Ποιες εργασίες καταναλώνουν περισσότερο χρόνο; Ποιοι άνθρωποι χρειάζονται πρόσβαση; Ποια reports χρειάζεται η διοίκηση; Ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες σήμερα και ποιες πιθανόν να χρειαστούν καθώς η εταιρεία μεγαλώνει; Μόνο τότε μπορεί να αξιολογηθεί σωστά μια προσφορά. Το κατάλληλο σύστημα δεν είναι απαραίτητα εκείνο με τα περισσότερα features ή τη χαμηλότερη τιμή. Είναι εκείνο που λύνει το μεγαλύτερο μέρος των πραγματικών προβλημάτων της εταιρείας χωρίς να δημιουργεί νέα πολυπλοκότητα.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core αντιμετωπίζει τη διαχείριση προσωπικού ως ένα συνδεδεμένο επιχειρησιακό σύστημα. Εργαζόμενοι, παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και αναφορές δεν χρειάζεται να λειτουργούν ως ανεξάρτητα νησιά πληροφορίας. Όταν τα δεδομένα βρίσκονται σε ένα οργανωμένο περιβάλλον, μειώνεται η ανάγκη για επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις και η διοίκηση αποκτά σαφέστερη εικόνα της καθημερινής λειτουργίας. Για αυτό, όταν εξετάζεται το κόστος ενός HR συστήματος, η συζήτηση δεν πρέπει να περιορίζεται στο πόσο κοστίζει η πρόσβαση στο software. Πρέπει να εξετάζεται τι αντικαθιστά, πόσο χρόνο εξοικονομεί και πόσο καλύτερα επιτρέπει στην εταιρεία να λειτουργεί καθώς μεγαλώνει.

Η τιμή είναι σημαντική, αλλά χωρίς context είναι απλώς ένας αριθμός. Ένα HR software είναι ακριβό όταν η επιχείρηση πληρώνει για δυνατότητες που δεν χρειάζεται ή όταν το σύστημα αποτυγχάνει να μειώσει την καθημερινή διοικητική εργασία. Αντίστοιχα, μια λύση μπορεί να έχει πραγματική οικονομική αξία όταν αντικαθιστά πολλαπλές χειροκίνητες διαδικασίες, μειώνει τα λάθη και επιστρέφει χρόνο σε HR, managers και διοίκηση. Για αυτό πριν ρωτήσει μια επιχείρηση "πόσο κοστίζει ένα HR software;", αξίζει να υπολογίσει και το άλλο μισό της εξίσωσης: πόσο της κοστίζει σήμερα να λειτουργεί χωρίς το σωστό.