Δέκα λεπτά για να επιβεβαιωθεί μια άδεια. Άλλα δέκα για να διορθωθεί μια καταχώρηση ωραρίου. Μερικά ακόμη για να βρεθεί ένα παλιό email, να ενημερωθεί ένα Excel ή να επιβεβαιωθεί μια αλλαγή βάρδιας. Καμία από αυτές τις εργασίες δεν φαίνεται ιδιαίτερα σημαντική όταν εξετάζεται μόνη της. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν επαναλαμβάνονται δεκάδες φορές κάθε εβδομάδα και εμπλέκουν περισσότερους από έναν ανθρώπους. Το HR ενημερώνει τον manager, ο manager απαντά, το αρχείο διορθώνεται και στη συνέχεια κάποιος πρέπει να βεβαιωθεί ότι η ίδια αλλαγή έχει μεταφερθεί σωστά εκεί όπου χρειάζεται για την επόμενη διαδικασία. Έτσι δημιουργείται ένα σημαντικό διοικητικό κόστος που σπάνια μετριέται, επειδή είναι κατανεμημένο σε μικρές καθημερινές ενέργειες.

Η λύση δεν είναι να αυτοματοποιηθεί κάθε ανθρώπινη απόφαση. Το HR χρειάζεται κρίση, επικοινωνία και κατανόηση ανθρώπων και καταστάσεων. Υπάρχουν αιτήματα που πρέπει να αξιολογηθούν από manager, εξαιρέσεις που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση και αποφάσεις που δεν μπορούν ούτε πρέπει να λαμβάνονται μηχανικά. Η πραγματική ευκαιρία βρίσκεται αλλού: στις επαναλαμβανόμενες εργασίες που δεν προσθέτουν ανθρώπινη αξία. Η αντιγραφή μιας εγκεκριμένης άδειας σε δεύτερο αρχείο, η συγκέντρωση ωρών από διαφορετικές πηγές ή η δημιουργία της ίδιας αναφοράς κάθε μήνα δεν απαιτούν δημιουργική σκέψη. Απαιτούν χρόνο. Και αυτός είναι ακριβώς ο χρόνος που ένα σωστά σχεδιασμένο HR σύστημα μπορεί να επιστρέψει στην ομάδα.

Μισή ώρα την ημέρα δεν είναι «μόνο μισή ώρα»

Ας χρησιμοποιήσουμε ένα απλό υποθετικό παράδειγμα. Αν ένας εργαζόμενος αφιερώνει κατά μέσο όρο 30 λεπτά κάθε εργάσιμη ημέρα σε διοικητικές εργασίες που θα μπορούσαν να έχουν απλοποιηθεί ή αυτοματοποιηθεί, αυτό αντιστοιχεί περίπου σε δυόμισι ώρες την εβδομάδα και γύρω στις δέκα ώρες σε έναν τυπικό μήνα εργασίας. Αν στην ίδια αλυσίδα συμμετέχουν HR, managers και λογιστήριο, η συνολική κατανάλωση χρόνου μπορεί να είναι πολλαπλάσια. Οι αριθμοί φυσικά διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, όμως το παράδειγμα δείχνει κάτι σημαντικό: οι μικρές επαναλαμβανόμενες εργασίες αποκτούν πραγματικό κόστος όταν υπολογιστούν σε βάθος χρόνου. Για αυτό, όπως αναλύσαμε και στο άρθρο για το πραγματικό κόστος της κακής διαχείρισης προσωπικού, η αξιολόγηση μιας διαδικασίας πρέπει να περιλαμβάνει και τις εργατοώρες που απαιτούνται για να παραμένει λειτουργική.

Το ίδιο δεδομένο δεν πρέπει να καταχωρείται ξανά και ξανά

Ένα από τα πιο ξεκάθαρα σημάδια μη αποδοτικής διαδικασίας είναι όταν η ίδια πληροφορία περνά χειροκίνητα από πολλά διαφορετικά σημεία. Ένας εργαζόμενος υποβάλλει ένα αίτημα, κάποιος το εγκρίνει, το HR το καταγράφει σε αρχείο και αργότερα η πληροφορία μεταφέρεται σε άλλη διαδικασία ή αναφορά. Κάθε επιπλέον αντιγραφή δημιουργεί δύο κόστη: χρόνο και πιθανότητα λάθους. Αν αλλάξει η πληροφορία, δημιουργείται και τρίτο πρόβλημα — πρέπει να γνωρίζουμε ποια από όλες τις εκδοχές είναι πλέον η σωστή. Η λογική του Single Source of Truth αντιμετωπίζει ακριβώς αυτό το σημείο. Μια πληροφορία πρέπει να καταγράφεται στην κατάλληλη πηγή και οι υπόλοιπες λειτουργίες να χρησιμοποιούν την ίδια ενημερωμένη βάση, αντί να δημιουργούν ανεξάρτητα αντίγραφά της.

Το μεγαλύτερο κόστος δεν είναι η καταχώρηση. Είναι η επαλήθευση.

Όταν μια επιχείρηση δεν εμπιστεύεται πλήρως τα δεδομένα της, κάθε πληροφορία αποκτά ένα δεύτερο στάδιο εργασίας: τον έλεγχο. Οι ώρες εργασίας πρέπει να επιβεβαιωθούν, οι υπερωρίες να συγκριθούν, οι άδειες να ελεγχθούν και οι αλλαγές βαρδιών να διασταυρωθούν πριν τα δεδομένα χρησιμοποιηθούν για κάποια επόμενη διαδικασία. Σε αυτό το σημείο το πρόβλημα δεν είναι πλέον ότι η αρχική καταχώρηση χρειάστηκε μερικά λεπτά. Είναι ότι κανείς δεν είναι βέβαιος πως μπορεί να βασιστεί σε αυτή χωρίς δεύτερο έλεγχο. Η σωστή καταγραφή υπερωριών και χρόνου εργασίας αποκτά αξία ακριβώς επειδή μειώνει την ανάγκη να ανακατασκευάζεται στο τέλος του μήνα τι πραγματικά συνέβη.

Email και μηνύματα δεν είναι HR database

Η επικοινωνία μέσω email και messaging εφαρμογών είναι απαραίτητη στην καθημερινή λειτουργία μιας ομάδας. Το πρόβλημα ξεκινά όταν η επικοινωνία μετατρέπεται σε επίσημη βάση δεδομένων. Αν μια αλλαγή βάρδιας υπάρχει μόνο σε ένα μήνυμα, μια άδεια έχει εγκριθεί μέσα σε email και μια διόρθωση ωραρίου βρίσκεται σε διαφορετική συνομιλία, η πληροφορία υπάρχει αλλά δεν είναι οργανωμένη. Κάποιος πρέπει αργότερα να την εντοπίσει, να την ερμηνεύσει και να τη μεταφέρει εκεί όπου πραγματικά χρειάζεται. Αυτό είναι κλασικό παράδειγμα εργασίας που δεν δημιουργεί πρόσθετη επιχειρηματική αξία. Ένα οργανωμένο workflow μπορεί να διατηρεί την ανθρώπινη απόφαση — για παράδειγμα την έγκριση ενός αιτήματος — αλλά να αφαιρεί την ανάγκη για όλες τις χειροκίνητες μεταφορές δεδομένων που ακολουθούν.

Άδειες και απουσίες: από το αίτημα στο πρόγραμμα

Η διαχείριση αδειών προσωπικού αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα. Η ουσιαστική απόφαση μπορεί να χρειάζεται manager: μπορεί να εγκριθεί η συγκεκριμένη άδεια χωρίς να δημιουργηθεί πρόβλημα στη λειτουργία της ομάδας; Από τη στιγμή όμως που η απόφαση ληφθεί, η πληροφορία δεν θα έπρεπε να χρειάζεται να αντιγραφεί χειροκίνητα σε διαφορετικά αρχεία για να γίνει γνωστό ότι ο εργαζόμενος δεν είναι διαθέσιμος. Το ίδιο ισχύει για τις απουσίες προσωπικού. Όταν άδειες, απουσίες και πρόγραμμα λειτουργούν μέσα στο ίδιο πληροφοριακό περιβάλλον, η επιχείρηση μπορεί να αντιδράσει γρηγορότερα χωρίς να εξαρτάται από τη μνήμη ή από την ενημέρωση πολλών διαφορετικών αρχείων.

Οι βάρδιες πολλαπλασιάζουν τη διοικητική πολυπλοκότητα

Σε επιχειρήσεις με βάρδιες, η ανάγκη για σωστή ροή δεδομένων γίνεται ακόμη πιο εμφανής. Το πρόγραμμα δεν είναι στατικό. Άδειες, απουσίες, αλλαγές διαθεσιμότητας και πραγματικές ώρες εργασίας μπορούν να επηρεάσουν συνεχώς την εικόνα. Αν κάθε αλλαγή απαιτεί επικοινωνία, ενημέρωση spreadsheet και στη συνέχεια επιβεβαίωση ότι όλοι έχουν δει τη νέα έκδοση, η διαχείριση βαρδιών προσωπικού μετατρέπεται εύκολα σε σημαντικό διοικητικό βάρος. Το πρόβλημα δεν λύνεται απλώς με ένα πιο όμορφο ημερολόγιο. Χρειάζεται σύστημα στο οποίο τα σχετικά δεδομένα συνδέονται και η αλλαγή μπορεί να ενσωματωθεί στη συνολική εικόνα χωρίς να δημιουργούνται διαφορετικές εκδοχές της ίδιας πραγματικότητας.

Τα Reports δεν πρέπει να κατασκευάζονται ξανά κάθε μήνα

Ένα ακόμη μεγάλο σημείο απώλειας χρόνου εμφανίζεται όταν η διοίκηση χρειάζεται αναφορές. Αν τα δεδομένα βρίσκονται σε διαφορετικές πηγές, κάποιος πρέπει πρώτα να τα συγκεντρώσει, να τα καθαρίσει, να ελέγξει αν συμφωνούν και στη συνέχεια να δημιουργήσει το report. Αυτό σημαίνει ότι μεγάλο μέρος της εργασίας προηγείται της ίδιας της ανάλυσης. Οι αναφορές HR αποκτούν πολύ μεγαλύτερη αξία όταν παράγονται από δεδομένα που έχουν ήδη καταγραφεί με δομημένο και συνεπή τρόπο. Τότε ο χρόνος μπορεί να μετακινηθεί από το «πώς θα φτιάξουμε τους αριθμούς» στο «τι μας λένε οι αριθμοί και ποια απόφαση πρέπει να πάρουμε».

Η αυτοματοποίηση δεν σημαίνει λιγότερο ανθρώπινο HR

Υπάρχει μια λανθασμένη αντίληψη ότι η αυτοματοποίηση αφαιρεί τον ανθρώπινο χαρακτήρα από το HR. Στην πραγματικότητα μπορεί να συμβεί το αντίθετο. Όσο λιγότερο χρόνο αφιερώνει μια HR ομάδα σε αντιγραφές, αναζητήσεις αρχείων, διορθώσεις και επαναλαμβανόμενους ελέγχους, τόσο περισσότερο χρόνο μπορεί να διαθέσει σε εργασίες όπου η ανθρώπινη παρουσία έχει πραγματική αξία: επικοινωνία με εργαζομένους, ανάπτυξη ομάδων, επίλυση σύνθετων ζητημάτων, onboarding, planning και υποστήριξη managers. Η ψηφιοποίηση της διαχείρισης προσωπικού δεν πρέπει επομένως να αξιολογείται με βάση το πόσα clicks εξαφανίζει. Πρέπει να αξιολογείται με βάση το πόσο χρόνο επιστρέφει στους ανθρώπους για εργασίες που απαιτούν πραγματικά ανθρώπινη σκέψη.

Τι αξίζει πραγματικά να αυτοματοποιηθεί;

Η σωστή απάντηση δεν είναι «τα πάντα». Μια επιχείρηση πρέπει πρώτα να εντοπίσει ποιες διαδικασίες είναι επαναλαμβανόμενες, ποιες απαιτούν διπλές καταχωρήσεις, πού εμφανίζονται συχνότερα λάθη και σε ποια σημεία η πληροφορία περνά από πολλούς ανθρώπους χωρίς ουσιαστικό λόγο. Εκεί βρίσκεται συνήθως το μεγαλύτερο περιθώριο βελτίωσης. Μια κακή διαδικασία δεν γίνεται καλή απλώς επειδή αυτοματοποιήθηκε. Μπορεί απλώς να γίνει γρηγορότερα κακή. Για αυτό προηγείται η σωστή οργάνωση: καθορίζουμε ποιος δημιουργεί την πληροφορία, ποιος την εγκρίνει, ποιος πρέπει να έχει πρόσβαση και ποιο σύστημα αποτελεί την αξιόπιστη πηγή. Μόνο τότε η αυτοματοποίηση μετατρέπεται σε πραγματική επιχειρησιακή βελτίωση.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί ώστε βασικές διαδικασίες διαχείρισης προσωπικού να λειτουργούν μέσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον αντί να διασπώνται μεταξύ Excel, emails και διαφορετικών αρχείων. Παρουσίες, άδειες, απουσίες, βάρδιες, χρόνος εργασίας, υπερωρίες, στοιχεία εργαζομένων και αναφορές μπορούν να αποτελούν μέρη της ίδιας οργανωμένης ροής πληροφορίας. Ο στόχος δεν είναι να αυτοματοποιηθεί η ανθρώπινη κρίση ούτε να αφαιρεθεί ο άνθρωπος από το HR. Είναι να αφαιρεθούν από τον άνθρωπο οι επαναλαμβανόμενες εργασίες που δεν χρειάζονται ανθρώπινη σκέψη. Όταν η σωστή πληροφορία καταγράφεται μία φορά, παραμένει ενημερωμένη και είναι διαθέσιμη στους ανθρώπους που πραγματικά τη χρειάζονται, η επιχείρηση κερδίζει κάτι πολύ σημαντικότερο από μερικά λιγότερα clicks: κερδίζει χρόνο. Και ο χρόνος είναι ένας από τους λίγους επιχειρηματικούς πόρους που δεν μπορούν να ανακτηθούν όταν χαθούν.