Η διοίκηση μιας επιχείρησης δεν χρειάζεται να γνωρίζει κάθε λεπτομέρεια που διαχειρίζεται καθημερινά το HR. Χρειάζεται όμως να μπορεί να καταλάβει γρήγορα τι συμβαίνει με την ομάδα της. Πόσοι εργαζόμενοι είναι ενεργοί; Ποιοι απουσιάζουν σήμερα; Πού υπάρχουν αυξημένες υπερωρίες; Ποιες ομάδες λειτουργούν με περιορισμένη στελέχωση; Πόσες άδειες έχουν προγραμματιστεί και υπάρχουν τμήματα στα οποία αρχίζει να δημιουργείται λειτουργική πίεση; Όταν για να απαντηθούν τέτοιες ερωτήσεις χρειάζεται κάποιος να ανοίξει διαφορετικά Excel, να ζητήσει στοιχεία από το HR και να περιμένει να δημιουργηθεί ένα report, το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη δεδομένων. Είναι ότι η διοίκηση δεν έχει άμεση πρόσβαση στη σωστή εικόνα.

Ένα HR Team Overview έρχεται να καλύψει ακριβώς αυτό το κενό. Δεν είναι μια οθόνη γεμάτη γραφήματα ούτε ένας εντυπωσιακός πίνακας με δεκάδες KPIs. Είναι μια συγκεντρωτική επιχειρησιακή εικόνα της ομάδας, σχεδιασμένη ώστε οι άνθρωποι που λαμβάνουν αποφάσεις να μπορούν να εντοπίζουν γρήγορα τι απαιτεί προσοχή. Η πραγματική του αξία βρίσκεται στην επιλογή των σωστών πληροφοριών. Αν εμφανίζονται τα πάντα, η σημαντική πληροφορία χάνεται μέσα στον θόρυβο. Αν εμφανίζονται πολύ λίγα, η εικόνα δεν βοηθά τη διοίκηση να καταλάβει τι πραγματικά συμβαίνει.

Η διοίκηση χρειάζεται εικόνα, όχι περισσότερα δεδομένα

Οι περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν ήδη τεράστιο όγκο πληροφοριών για το προσωπικό τους. Παρουσίες, ωράρια, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και μεταβολές εργαζομένων δημιουργούν συνεχώς νέα δεδομένα. Το δύσκολο μέρος δεν είναι πλέον η συλλογή τους, αλλά η μετατροπή τους σε πληροφορία που μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Ένα καλό Team Overview πρέπει επομένως να λειτουργεί σαν φίλτρο. Να παίρνει όσα συμβαίνουν σε διαφορετικές HR διαδικασίες και να παρουσιάζει εκείνα που έχουν πραγματική σημασία για τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αυτή είναι και η βασική διαφορά ανάμεσα στην αποθήκευση δεδομένων και στη διοικητική πληροφόρηση.

Πόσοι άνθρωποι αποτελούν πραγματικά την ενεργή ομάδα;

Το συνολικό headcount φαίνεται απλή πληροφορία, αλλά αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν τοποθετείται μέσα στο σωστό context. Η διοίκηση χρειάζεται να γνωρίζει πόσοι εργαζόμενοι είναι ενεργοί, πώς κατανέμονται ανά τμήμα ή ομάδα και πώς μεταβάλλεται η σύνθεση του προσωπικού. Μια εταιρεία μπορεί να έχει αυξήσει συνολικά το ανθρώπινο δυναμικό της και παρ' όλα αυτά ένα κρίσιμο τμήμα να παραμένει υποστελεχωμένο. Η συνολική εικόνα επομένως πρέπει να μπορεί να οδηγεί προς τη λεπτομέρεια χωρίς να απαιτεί διαφορετικά αρχεία για κάθε οργανωτική μονάδα. Η σωστή διαχείριση ρόλων προσωπικού βοηθά ακριβώς σε αυτή τη δομή, επειδή συνδέει τους ανθρώπους με τη θέση τους μέσα στην πραγματική λειτουργία της εταιρείας.

Ποιοι είναι διαθέσιμοι σήμερα;

Το headcount από μόνο του δεν λέει πόση πραγματική δυναμικότητα έχει μια ομάδα σήμερα. Εργαζόμενοι μπορεί να βρίσκονται σε άδεια, να απουσιάζουν ή να εργάζονται σε διαφορετική βάρδια. Για έναν manager, η πληροφορία "έχουμε 40 εργαζομένους" είναι λιγότερο χρήσιμη από το "ποιοι από αυτούς είναι διαθέσιμοι αυτή τη στιγμή και πού υπάρχουν κενά;". Για αυτό η εικόνα παρουσιών, αδειών και απουσιών αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν δεν αντιμετωπίζεται ως τρία ανεξάρτητα HR datasets. Η διαχείριση απουσιών εργαζομένων και η διαχείριση αδειών πρέπει τελικά να συμβάλλουν στην ίδια επιχειρησιακή εικόνα.

Οι υπερωρίες είναι ένα από τα σημαντικότερα προειδοποιητικά σήματα

Μια μεμονωμένη υπερωρία δεν λέει απαραίτητα κάτι σημαντικό. Όταν όμως ένα τμήμα εμφανίζει συστηματικά αυξημένες ώρες εργασίας, η διοίκηση χρειάζεται να το γνωρίζει. Μπορεί να υπάρχει αυξημένη ζήτηση, ανεπαρκής στελέχωση, κακή κατανομή εργασιών ή μια διαδικασία που δημιουργεί περιττό φόρτο. Για αυτό οι υπερωρίες δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται μόνο ως δεδομένα που καταγράφονται στο τέλος του μήνα. Μπορούν να λειτουργήσουν ως operational indicator. Η σωστή καταγραφή υπερωριών δίνει στη διοίκηση τη δυνατότητα να εντοπίζει ένα pattern πριν αυτό μετατραπεί σε μόνιμο πρόβλημα.

Οι βάρδιες δείχνουν αν η στελέχωση λειτουργεί στην πράξη

Σε επιχειρήσεις που λειτουργούν με βάρδιες, η συνολική δύναμη προσωπικού μπορεί να δημιουργήσει ψευδή αίσθηση επάρκειας. Το κρίσιμο ερώτημα είναι αν οι σωστοί άνθρωποι βρίσκονται στις σωστές θέσεις τις ώρες που χρειάζονται. Ένα Team Overview πρέπει να βοηθά τη διοίκηση να εντοπίζει κενά κάλυψης, ασυνήθιστες μεταβολές και σημεία στα οποία η λειτουργία εξαρτάται υπερβολικά από συγκεκριμένους εργαζομένους. Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού αποκτά έτσι στρατηγική αξία: δεν αφορά μόνο την έκδοση ενός προγράμματος, αλλά την πραγματική δυνατότητα της επιχείρησης να λειτουργήσει όπως έχει σχεδιαστεί.

Τα trends έχουν μεγαλύτερη αξία από έναν μεμονωμένο αριθμό

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη στα dashboards είναι η παρουσίαση αριθμών χωρίς χρονικό context. Δέκα απουσίες μπορεί να είναι πολλές ή λίγες ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας, την περίοδο και το τι συνέβαινε προηγουμένως. Το ίδιο ισχύει για τις υπερωρίες, τις άδειες και τον χρόνο εργασίας. Η διοίκηση χρειάζεται να βλέπει κατεύθυνση: αυξάνεται κάτι, μειώνεται ή παραμένει σταθερό; Υπάρχει συγκεκριμένο τμήμα που αποκλίνει από την υπόλοιπη εταιρεία; Το HR Reporting και Business Intelligence αποκτούν πραγματική αξία όταν βοηθούν την επιχείρηση να αναγνωρίζει τέτοιες μεταβολές αντί να παρουσιάζουν απλώς στατικές μετρήσεις.

Dashboard και Report δεν είναι το ίδιο πράγμα

Ένα report δημιουργείται συνήθως για να απαντήσει σε μια συγκεκριμένη ερώτηση ή να αναλύσει μια συγκεκριμένη περίοδο. Ένα Team Overview έχει διαφορετικό ρόλο: πρέπει να επιτρέπει στη διοίκηση να αντιληφθεί γρήγορα ποια ερώτηση χρειάζεται να κάνει. Αν εμφανίζεται ξαφνικά αύξηση υπερωριών, το dashboard δεν χρειάζεται να εξηγήσει μόνο του όλη την αιτία. Πρέπει όμως να κάνει την αλλαγή ορατή. Από εκεί η διοίκηση μπορεί να προχωρήσει σε βαθύτερη ανάλυση μέσα από τα κατάλληλα reports. Αυτή η σχέση μεταξύ overview και ανάλυσης είναι πολύ πιο χρήσιμη από ένα dashboard που προσπαθεί να χωρέσει κάθε πιθανό KPI σε μία οθόνη.

Τα δεδομένα πρέπει να προέρχονται από την ίδια πραγματικότητα

Ένα όμορφο dashboard δεν έχει καμία αξία αν τα δεδομένα του είναι ασυνεπή. Αν οι άδειες βρίσκονται σε ένα σύστημα, οι παρουσίες σε άλλο, οι υπερωρίες σε Excel και οι βάρδιες σε μηνύματα, η δημιουργία μιας ενιαίας εικόνας απαιτεί συνεχή συγχρονισμό και ανθρώπινη παρέμβαση. Το αποτέλεσμα μπορεί να φαίνεται επαγγελματικό και παρ' όλα αυτά να βασίζεται σε πληροφορίες διαφορετικών χρονικών στιγμών. Για αυτό η πραγματική βάση ενός Team Overview είναι ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης προσωπικού όπου οι βασικές λειτουργίες τροφοδοτούν την ίδια πηγή δεδομένων.

Δεν πρέπει όλοι να βλέπουν τα πάντα

Η κεντρική πληροφόρηση δεν σημαίνει απεριόριστη πρόσβαση. Ένα σύγχρονο HR περιβάλλον πρέπει να λαμβάνει υπόψη ότι διαφορετικοί ρόλοι χρειάζονται διαφορετικό επίπεδο πληροφορίας. Ένας manager μπορεί να χρειάζεται εικόνα της δικής του ομάδας, ενώ το HR και η ανώτερη διοίκηση μπορεί να έχουν διαφορετικές αρμοδιότητες και ανάγκες. Η σωστή αρχιτεκτονική δικαιωμάτων είναι επομένως μέρος της ποιότητας του ίδιου του συστήματος. Ο στόχος δεν είναι να εμφανίζονται περισσότερα δεδομένα σε περισσότερους ανθρώπους, αλλά να είναι διαθέσιμη η σωστή πληροφορία στον κατάλληλο ρόλο όταν πραγματικά τη χρειάζεται.

Ένα καλό Overview πρέπει να οδηγεί σε απόφαση

Αν ένα dashboard κοιτάζεται καθημερινά αλλά δεν αλλάζει ποτέ κάποια απόφαση, πρέπει να εξεταστεί αν εμφανίζει πραγματικά χρήσιμη πληροφορία. Η αξία του βρίσκεται στην ικανότητά του να προκαλεί ενέργεια. Ένα ασυνήθιστο επίπεδο απουσιών μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγή στελέχωσης. Επαναλαμβανόμενες υπερωρίες μπορούν να οδηγήσουν σε εξέταση του φόρτου μιας ομάδας. Μελλοντικές άδειες μπορεί να δείξουν ότι μια συγκεκριμένη εβδομάδα χρειάζεται διαφορετικό planning. Το Team Overview επομένως δεν είναι διακοσμητικό layer πάνω από τα HR δεδομένα. Είναι το σημείο στο οποίο τα δεδομένα συναντούν τη διοικητική απόφαση.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core αντιμετωπίζει τα δεδομένα προσωπικού ως τμήματα της ίδιας επιχειρησιακής εικόνας. Εργαζόμενοι, παρουσίες, χρόνος εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και αναφορές μπορούν να συνδέονται μέσα σε ένα οργανωμένο περιβάλλον ώστε η διοίκηση να μη χρειάζεται να ανακατασκευάζει την κατάσταση της εταιρείας από διαφορετικές πηγές. Η αξία ενός HR Team Overview δεν βρίσκεται στο πόσα widgets μπορεί να χωρέσει σε μια οθόνη. Βρίσκεται στο αν μπορεί να μετατρέψει την καθημερινή λειτουργία της ομάδας σε καθαρή, αξιόπιστη και άμεσα χρήσιμη πληροφορία.

Η διοίκηση δεν χρειάζεται περισσότερα spreadsheets ούτε περισσότερα reports που θα διαβαστούν κάποια στιγμή στο τέλος του μήνα. Χρειάζεται να γνωρίζει τι συμβαίνει τώρα, τι αλλάζει και πού χρειάζεται να κοιτάξει βαθύτερα. Όταν η σωστή πληροφορία είναι διαθέσιμη την κατάλληλη στιγμή, το HR παύει να αποτελεί μόνο πηγή διοικητικών δεδομένων και γίνεται μέρος ενός πολύ πιο ώριμου συστήματος επιχειρησιακής πληροφόρησης.