Η κακή διαχείριση προσωπικού σπάνια εμφανίζεται ως μία ξεκάθαρη γραμμή εξόδου στα οικονομικά μιας επιχείρησης. Το κόστος της κρύβεται σε δεκάδες μικρές καθημερινές απώλειες: στον χρόνο που χρειάζεται ένας manager για να επιβεβαιώσει μια βάρδια, σε μια υπερωρία που πρέπει να ελεγχθεί ξανά, σε μια άδεια που έχει καταγραφεί σε διαφορετικό αρχείο, σε ένα email που πρέπει να αναζητηθεί ή σε μια πληροφορία που γνωρίζει μόνο ένας συγκεκριμένος άνθρωπος. Μεμονωμένα, καμία από αυτές τις περιπτώσεις δεν φαίνεται ιδιαίτερα σημαντική. Όταν όμως επαναλαμβάνονται καθημερινά και πολλαπλασιάζονται σε δεκάδες εργαζομένους, τμήματα και ολόκληρο το έτος, μετατρέπονται σε πραγματικό λειτουργικό κόστος. Η επιχείρηση πληρώνει όχι μόνο σε χρήματα αλλά και σε χρόνο, καθυστερήσεις, λάθη και αδυναμία να γνωρίζει με βεβαιότητα τι συμβαίνει στο ανθρώπινο δυναμικό της.

Αυτό είναι και το μεγαλύτερο πρόβλημα της μη οργανωμένης διαχείρισης προσωπικού: μπορεί να φαίνεται ότι λειτουργεί επειδή η καθημερινότητα τελικά ολοκληρώνεται. Οι βάρδιες καλύπτονται, οι άδειες εγκρίνονται, οι ώρες καταγράφονται και η μισθοδοσία προχωρά. Το ερώτημα όμως δεν είναι μόνο αν ολοκληρώνονται αυτές οι διαδικασίες, αλλά πόση ανθρώπινη εργασία απαιτείται για να ολοκληρωθούν και πόσες διορθώσεις χρειάζονται στην πορεία. Μια διαδικασία που εξαρτάται συνεχώς από χειροκίνητους ελέγχους, Excel, μηνύματα, τηλεφωνικές συνεννοήσεις και διαφορετικές εκδοχές της ίδιας πληροφορίας μπορεί να λειτουργεί, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι λειτουργεί αποτελεσματικά.

Το διοικητικό κόστος που δεν καταγράφεται

Ο χρόνος των ανθρώπων αποτελεί πραγματικό επιχειρηματικό κόστος, ακόμη και όταν δεν εμφανίζεται ξεχωριστά σε ένα τιμολόγιο. Αν ένας HR υπεύθυνος αφιερώνει καθημερινά χρόνο για να συγκεντρώνει παρουσίες, ένας manager χρειάζεται να επικοινωνεί για αλλαγές βαρδιών και το λογιστήριο πρέπει να επιβεβαιώνει στοιχεία επειδή διαφορετικά αρχεία δεν συμφωνούν, η επιχείρηση καταναλώνει εργατοώρες για τη συντήρηση μιας διαδικασίας αντί για την αξιοποίηση της πληροφορίας. Το πρόβλημα γίνεται μεγαλύτερο επειδή αυτή η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη. Δεν γίνεται μία φορά και τελειώνει. Επιστρέφει κάθε ημέρα, κάθε εβδομάδα και κάθε μήνα. Για αυτό και η πραγματική απόδοση ενός συστήματος HR δεν πρέπει να αξιολογείται μόνο από το αν αποθηκεύει δεδομένα, αλλά από το πόση περιττή διοικητική εργασία μπορεί να αφαιρέσει από την καθημερινότητα της ομάδας.

Ένα μικρό λάθος μπορεί να δημιουργήσει μια μεγάλη διαδικασία

Στη διαχείριση προσωπικού, το κόστος ενός λάθους συχνά είναι μεγαλύτερο από το ίδιο το λάθος. Μια λανθασμένη ώρα εισόδου μπορεί να επηρεάσει τον υπολογισμό των συνολικών ωρών, να δημιουργήσει διαφορά στις υπερωρίες, να απαιτήσει επικοινωνία με τον εργαζόμενο ή τον manager και στη συνέχεια να χρειαστεί νέα επιβεβαίωση πριν χρησιμοποιηθούν τα στοιχεία για τη μισθοδοσία. Μια καταχώρηση που χρειάστηκε λίγα δευτερόλεπτα για να γίνει λανθασμένα μπορεί τελικά να απαιτήσει αρκετά λεπτά από διαφορετικούς ανθρώπους για να διορθωθεί. Για αυτό η σωστή καταγραφή υπερωριών και χρόνου εργασίας δεν είναι απλώς θέμα τήρησης αρχείων. Είναι θέμα δημιουργίας μιας διαδικασίας στην οποία τα δεδομένα καταγράφονται με συνέπεια και δεν χρειάζεται να ανακατασκευάζονται αργότερα.

Η πολυπλοκότητα αυξάνεται ταχύτερα από την ομάδα

Μια διαδικασία που λειτουργεί ικανοποιητικά με πέντε εργαζομένους δεν σημαίνει ότι θα λειτουργήσει με είκοσι, πενήντα ή εκατό. Με την ανάπτυξη της ομάδας δεν αυξάνεται μόνο ο αριθμός των εργαζομένων. Αυξάνονται τα ωράρια, οι βάρδιες, οι άδειες, οι απουσίες, οι υπερωρίες, οι αλλαγές, οι εγκρίσεις, τα τμήματα και οι αλληλεπιδράσεις μεταξύ όλων αυτών. Ένας manager μπορεί να θυμάται εύκολα ποιος απουσιάζει σε μια μικρή ομάδα. Σε έναν μεγαλύτερο οργανισμό αυτή η γνώση δεν μπορεί να βασίζεται στη μνήμη ή σε προσωπικά αρχεία. Η πληροφορία πρέπει να βρίσκεται σε σύστημα. Η σωστή διαχείριση βαρδιών προσωπικού αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα: όσο αυξάνονται οι εργαζόμενοι και οι διαφορετικές ανάγκες κάλυψης, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να διατηρηθεί αξιόπιστη εικόνα μέσα από αποσπασματικές διαδικασίες.

Το κόστος της πληροφορίας που φτάνει αργά

Η πληροφορία έχει αξία όταν είναι διαθέσιμη τη στιγμή που πρέπει να ληφθεί μια απόφαση. Ένα αρχείο που περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία αλλά χρειάζεται μισή ώρα για να εντοπιστεί, να ελεγχθεί και να επιβεβαιωθεί δεν προσφέρει την ίδια επιχειρησιακή αξία με ένα σύστημα που παρουσιάζει την ίδια εικόνα σε πραγματικό χρόνο. Ποιοι εργαζόμενοι απουσιάζουν σήμερα; Ποιες άδειες έχουν εγκριθεί; Ποια τμήματα εμφανίζουν αυξημένες υπερωρίες; Υπάρχουν κενά στις επόμενες βάρδιες; Όταν η απάντηση σε κάθε ερώτηση απαιτεί διαφορετικό αρχείο ή διαφορετικό άνθρωπο, η διοίκηση λειτουργεί με καθυστέρηση. Η λογική του Single Source of Truth είναι σημαντική ακριβώς για αυτόν τον λόγο: δεν αρκεί να υπάρχουν τα δεδομένα κάπου. Πρέπει να υπάρχει μία αξιόπιστη και ενημερωμένη εικόνα στην οποία μπορούν να βασίζονται όλοι.

Άδειες, βάρδιες και υπερωρίες δεν είναι διαφορετικοί κόσμοι

Στην καθημερινότητα μιας επιχείρησης, οι διαδικασίες HR συνδέονται μεταξύ τους. Μια εγκεκριμένη άδεια επηρεάζει τη διαθεσιμότητα ενός εργαζομένου και ενδεχομένως τη βάρδια που πρέπει να καλυφθεί. Μια αλλαγή στη βάρδια μπορεί να επηρεάσει τις πραγματικές ώρες εργασίας, ενώ αυτές με τη σειρά τους μπορεί να επηρεάσουν την καταγραφή υπερωριών και τα δεδομένα που χρειάζεται η μισθοδοσία. Όταν κάθε πληροφορία βρίσκεται σε διαφορετικό εργαλείο, η σύνδεση πρέπει να γίνει χειροκίνητα από κάποιον άνθρωπο. Αντίθετα, όταν η διαχείριση αδειών, οι παρουσίες, οι βάρδιες και οι ώρες εργασίας αποτελούν μέρη του ίδιου οικοσυστήματος, η επιχείρηση αποκτά μια πολύ πιο ολοκληρωμένη εικόνα της πραγματικής διαθεσιμότητας του προσωπικού της.

Το Excel δεν είναι δωρεάν όταν απαιτεί ώρες διαχείρισης

Ένα spreadsheet μπορεί να μην έχει σημαντικό άμεσο κόστος, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι η διαδικασία που δημιουργείται γύρω του είναι δωρεάν. Κάποιος πρέπει να το ενημερώνει, να ελέγχει αν χρησιμοποιείται η σωστή έκδοση, να διορθώνει λανθασμένες καταχωρήσεις, να αντιγράφει στοιχεία σε άλλα αρχεία και να δημιουργεί αναφορές όταν ζητηθούν. Όπως αναλύσαμε και στην ψηφιοποίηση της διαχείρισης προσωπικού, τα Excel είναι εξαιρετικά εργαλεία για τον σκοπό για τον οποίο σχεδιάστηκαν, αλλά δεν αποτελούν από μόνα τους ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα HR. Το κόστος επομένως δεν πρέπει να υπολογίζεται μόνο με βάση την τιμή ενός εργαλείου. Πρέπει να υπολογίζεται και με βάση τις εργατοώρες, τα λάθη και την πολυπλοκότητα που απαιτούνται για να παραμείνει λειτουργική η διαδικασία.

Από την καταγραφή στη διοίκηση με πραγματικά δεδομένα

Όταν τα δεδομένα συγκεντρώνονται με συνέπεια, η επιχείρηση μπορεί να περάσει από την απλή καταγραφή στη πραγματική ανάλυση. Οι αναφορές HR μπορούν να αποκαλύψουν τάσεις που δύσκολα γίνονται αντιληπτές μέσα από απομονωμένα αρχεία: αυξημένες υπερωρίες σε συγκεκριμένο τμήμα, επαναλαμβανόμενα κενά σε βάρδιες, μοτίβα απουσιών ή διαφορές μεταξύ προγραμματισμένων και πραγματικών ωρών εργασίας. Η αξία αυτών των δεδομένων δεν βρίσκεται στην παρακολούθηση για την παρακολούθηση. Βρίσκεται στη δυνατότητα της διοίκησης να εντοπίζει λειτουργικά προβλήματα νωρίτερα, να κατανέμει καλύτερα τους διαθέσιμους πόρους και να λαμβάνει αποφάσεις με βάση πραγματικά στοιχεία αντί για εκτιμήσεις.

Πότε μια επιχείρηση έχει ξεπεράσει τα Excel;

Δεν υπάρχει ένας συγκεκριμένος αριθμός εργαζομένων μετά τον οποίο κάθε επιχείρηση χρειάζεται υποχρεωτικά ένα οργανωμένο HR σύστημα. Υπάρχουν όμως σαφή σημάδια ότι οι υπάρχουσες διαδικασίες έχουν αρχίσει να φτάνουν στα όριά τους. Όταν η ίδια πληροφορία αντιγράφεται σε περισσότερα από ένα σημεία, όταν διαφορετικά τμήματα διατηρούν διαφορετικές εκδοχές των ίδιων δεδομένων, όταν η απουσία ενός συγκεκριμένου ανθρώπου δυσκολεύει την πρόσβαση σε κρίσιμες πληροφορίες ή όταν χρειάζεται χειροκίνητη συμφωνία αρχείων για να διαπιστωθεί τι πραγματικά συνέβη, η επιχείρηση δεν αντιμετωπίζει πλέον πρόβλημα spreadsheet. Αντιμετωπίζει πρόβλημα συστήματος. Και όσο περισσότερο αναβάλλεται η επίλυσή του, τόσο περισσότερες διαδικασίες χτίζονται πάνω στην ίδια αδύναμη βάση.

Το πραγματικό κόστος είναι το κόστος της αβεβαιότητας

Το μεγαλύτερο κόστος της κακής διαχείρισης προσωπικού δεν είναι τελικά ένα λανθασμένο Excel ή μερικά χαμένα λεπτά. Είναι η αβεβαιότητα που δημιουργείται όταν η διοίκηση δεν μπορεί να εμπιστευτεί άμεσα την πληροφορία που έχει μπροστά της. Αν κάθε αριθμός χρειάζεται επιβεβαίωση, κάθε αλλαγή πρέπει να μεταφερθεί χειροκίνητα και κάθε αναφορά απαιτεί πρώτα συγκέντρωση δεδομένων, η επιχείρηση λειτουργεί διαρκώς ένα βήμα πίσω από την πραγματικότητα. Η σωστή ψηφιοποίηση αφαιρεί μεγάλο μέρος αυτής της αβεβαιότητας δημιουργώντας επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, ξεκάθαρες πηγές δεδομένων και κοινή εικόνα για τους ανθρώπους που χρειάζονται πρόσβαση στην πληροφορία.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί ακριβώς γύρω από αυτή τη λογική: τα στοιχεία εργαζομένων, οι παρουσίες, οι άδειες, οι απουσίες, οι βάρδιες, οι ώρες εργασίας, οι υπερωρίες και οι αναφορές δεν πρέπει να αποτελούν απομονωμένες διαδικασίες. Πρέπει να λειτουργούν μέσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον που προσφέρει στη διοίκηση καθαρή και αξιόπιστη εικόνα της καθημερινής λειτουργίας. Η αξία ενός σύγχρονου HR συστήματος δεν βρίσκεται απλώς στο ότι αντικαθιστά τα Excel. Βρίσκεται στο ότι μειώνει το λειτουργικό κόστος της αβεβαιότητας. Όταν η πληροφορία καταγράφεται σωστά, παραμένει οργανωμένη και είναι διαθέσιμη όταν πραγματικά χρειάζεται, το HR και οι managers μπορούν να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στην ανακατασκευή του τι συνέβη και περισσότερο χρόνο στις αποφάσεις που καθορίζουν τι θα συμβεί στη συνέχεια.