Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν έχουν έλλειψη πληροφορίας για την ομάδα τους. Έχουν πολλές διαφορετικές εκδοχές της. Οι ώρες εργασίας βρίσκονται σε ένα Excel, οι άδειες σε emails, οι απουσίες σε μηνύματα και τα στοιχεία εργαζομένων σε φακέλους που ενημερώνονται ξεχωριστά. Όταν έρχεται η στιγμή για μια απλή απάντηση, το HR πρέπει πρώτα να συγκεντρώσει όσα έχουν συμβεί.
Το Liberty Core είναι το λογισμικό HR της Liberty Systems για την καθημερινή οργάνωση εργαζομένων και ομάδων. Ενώνει την καταγραφή χρόνου, τις άδειες, τις απουσίες, τα υπόλοιπα και τις αναφορές σε ένα καθαρό online περιβάλλον. Δεν σχεδιάστηκε για να προσθέσει ακόμη ένα σύστημα στη δουλειά του HR, αλλά για να αφαιρέσει τη διάσπαση και τις επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις από αυτή.
Ένα καθαρό σύστημα για τον πραγματικό ρυθμό της ομάδας
Ένα σύστημα διαχείρισης προσωπικού έχει αξία όταν απαντά γρήγορα στις ερωτήσεις της πραγματικής ημέρας. Ποιος εργάζεται; Ποιος απουσιάζει; Ποια αιτήματα περιμένουν έγκριση; Υπάρχουν ελλιπείς καταχωρήσεις; Πώς διαμορφώνεται ο μήνας για κάθε εργαζόμενο και κάθε τμήμα;
Στο Liberty Core, η πληροφορία δεν εμφανίζεται ως ένας απέραντος πίνακας δεδομένων. Οργανώνεται γύρω από τους ανθρώπους και τις αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν. Η διοίκηση αποκτά συνολική εικόνα, οι managers βλέπουν όσα αφορούν την ομάδα τους και το HR μπορεί να εστιάσει στις εξαιρέσεις, αντί να ελέγχει χειροκίνητα κάθε γραμμή.
Ωρομέτρηση προσωπικού που δεν τελειώνει στο χτύπημα
Η έναρξη και η λήξη της εργασίας είναι μόνο η αρχή. Ένα σύγχρονο σύστημα ωρομέτρησης προσωπικού πρέπει να μετατρέπει αυτές τις καταγραφές σε χρήσιμη εικόνα: πραγματικές ώρες εργασίας, ώρες-στόχο, υπερωρίες, ελλιπείς ημέρες και μηνιαία υπόλοιπα ανά εργαζόμενο.
Κάθε καταχώρηση στο Liberty Core ενημερώνει αυτόματα το ημερολόγιο και τη μηνιαία σύνοψη. Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν τον timer, ενώ η λειτουργία Kiosk επιτρέπει σε μια κοινόχρηστη συσκευή να λειτουργεί ως ηλεκτρονικό παρουσιολόγιο με προσωπικό PIN. Έτσι η επιχείρηση αποκτά σαφή δεδομένα χωρίς χειρόγραφες λίστες και χωρίς να μεταφέρει στο τέλος του μήνα ώρες από διαφορετικές πηγές.
Η ουσιαστική διαφορά ανάμεσα στην απλή καταγραφή και σε ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας είναι όσα μπορεί να κάνει η επιχείρηση με την πληροφορία μετά το χτύπημα. Η ωρομέτρηση δεν υπάρχει για micromanagement. Υπάρχει για να δημιουργεί κοινή, αξιόπιστη εικόνα για τον εργαζόμενο, το HR και τη διοίκηση.
Άδειες και απουσίες χωρίς emails και διπλές καταχωρήσεις
Ένα αίτημα άδειας δεν χρειάζεται να ξεκινά σε μήνυμα, να εγκρίνεται προφορικά και να καταλήγει χειροκίνητα σε spreadsheet. Στο Liberty Core, το αίτημα φτάνει στον υπεύθυνο με τον τύπο απουσίας, τις ημερομηνίες και το διαθέσιμο υπόλοιπο. Η έγκριση ή η απόρριψη καταγράφεται και το ημερολόγιο ενημερώνεται χωρίς δεύτερη ενέργεια.
Για τον εργαζόμενο, αυτό σημαίνει ότι γνωρίζει πού βρίσκεται το αίτημά του. Για τον manager, ότι μπορεί να αποφασίσει έχοντας μπροστά του τα απαραίτητα στοιχεία. Για το HR, ότι η διαχείριση αδειών προσωπικού συνδέεται ήδη με τον σωστό άνθρωπο, το σωστό τμήμα και τη σωστή περίοδο. Λιγότερα follow-ups, λιγότερες ασυμφωνίες και μια διαδικασία που παραμένει καθαρή ακόμη και όταν η ομάδα μεγαλώνει.
Αρχείο εργαζομένων, τμήματα και ρόλοι στην ίδια βάση
Η οργάνωση HR δεν αρχίζει από τις αναφορές. Αρχίζει από ένα αξιόπιστο αρχείο εργαζομένων. Κάθε μέλος της ομάδας χρειάζεται μία συνεπή εγγραφή που συνδέεται με το τμήμα, τον ρόλο, την κατάσταση απασχόλησης και τις καθημερινές λειτουργίες που το αφορούν.
Το Liberty Core δημιουργεί αυτή την κοινή βάση και εφαρμόζει δικαιώματα πρόσβασης ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη. Δεν χρειάζεται κάθε manager να βλέπει κάθε πληροφορία, ούτε κάθε αλλαγή να γίνεται χωρίς ίχνος. Το ιστορικό ενεργειών καταγράφει ποιος έκανε τι και πότε, ενώ το κλείδωμα μήνα προστατεύει ολοκληρωμένες περιόδους από ανεπιθύμητες μεταβολές. Το ψηφιακό αρχείο εργαζομένων παύει έτσι να είναι στατική καρτέλα και γίνεται η βάση της καθημερινής λειτουργίας.
Αναφορές HR και καθαρότερη προετοιμασία μισθοδοσίας
Στο τέλος του μήνα, το ζητούμενο δεν είναι απλώς να υπάρχουν δεδομένα. Πρέπει να είναι ελεγμένα, συγκεντρωμένα και έτοιμα να χρησιμοποιηθούν. Το Liberty Core συνδυάζει ώρες εργασίας, υπερωρίες, άδειες, απουσίες και ελλιπείς καταχωρήσεις σε μηνιαίες προβολές και αναφορές ανά εργαζόμενο ή τμήμα.
Οι εξαγωγές σε PDF, Excel και CSV δίνουν στο HR, στη διοίκηση και στο λογιστήριο κοινή βάση για έλεγχο και προετοιμασία μισθοδοσίας. Το Liberty Core δεν χρειάζεται να αντικαταστήσει το λογιστικό πρόγραμμα για να μειώσει ουσιαστικά το διοικητικό βάρος πριν από αυτό. Όπως συμβαίνει συχνά με τα λάθη στη μισθοδοσία, το πρόβλημα ξεκινά από ασυνεπή στοιχεία πολύ πριν γίνει ο τελικός υπολογισμός.
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας ανέδειξε μια μεγαλύτερη ανάγκη
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας έφερε την πραγματική έναρξη και λήξη της εργασίας στο κέντρο της καθημερινής λειτουργίας πολλών επιχειρήσεων. Ανέδειξε όμως και κάτι ευρύτερο: η ωρομέτρηση δεν μπορεί να παραμένει απομονωμένη από τα ωράρια, τις άδειες, τις απουσίες, τις υπερωρίες και την εικόνα που χρειάζεται το HR.
Όποιον τρόπο και αν χρησιμοποιεί μια επιχείρηση για τις προβλεπόμενες υποβολές προς το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, εξακολουθεί να χρειάζεται μια οργανωμένη εσωτερική ροή. Πρέπει να εντοπίζει ελλείψεις, να γνωρίζει αν μια απουσία είναι εγκεκριμένη και να προετοιμάζει σωστά τα στοιχεία του μήνα. Στον οδηγό μας για την ψηφιακή κάρτα εργασίας και την ωρομέτρηση εξηγούμε αναλυτικότερα γιατί το χτύπημα της κάρτας είναι ένα γεγονός μέσα σε ένα μεγαλύτερο σύστημα και όχι ολόκληρη η διαχείριση προσωπικού.
HR software που δεν γίνεται νέο διοικητικό βάρος
Μια πλατφόρμα μπορεί να διαθέτει πολλές λειτουργίες και παρ' όλα αυτά να δυσκολεύει την ομάδα που καλείται να τη χρησιμοποιήσει. Για αυτό το Liberty Core σχεδιάστηκε γύρω από καθαρές ροές, άμεση εικόνα και καθημερινές ενέργειες που δεν χρειάζονται βαριά εκπαίδευση. Είναι online, χωρίς τοπική εγκατάσταση, και παραμένει χρήσιμο τόσο για μια μικρή επιχείρηση όσο και για μια ομάδα με περισσότερα τμήματα και σύνθετες ανάγκες ελέγχου.
Η σωστή επιλογή HR software για μια μικρή επιχείρηση δεν κρίνεται από το πόσα modules χωρούν σε μια παρουσίαση. Κρίνεται από το αν το σύστημα μειώνει την καθημερινή τριβή, αν δίνει αξιόπιστη πληροφορία και αν μπορεί να εξελιχθεί χωρίς η επιχείρηση να ξαναγυρίσει σε παράλληλα Excel.
15 ημέρες για να το δείτε με τη δική σας ομάδα
Το λογισμικό διαχείρισης προσωπικού δεν επιλέγεται μόνο από screenshots ή μια λίστα χαρακτηριστικών. Πρέπει να ταιριάζει στον πραγματικό τρόπο που λειτουργεί η ομάδα. Για αυτό προσφέρουμε το Liberty Core δωρεάν για 15 ημέρες, με πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες και χωρίς δέσμευση. Έχετε χρόνο να καταγράψετε ώρες, να οργανώσετε αιτήματα αδειών, να δείτε τις αναφορές και να αξιολογήσετε την εμπειρία πριν αποφασίσετε.
Το ζητούμενο δεν είναι απλώς να μεταφερθούν οι ίδιες διαδικασίες από ένα spreadsheet σε μια εφαρμογή. Είναι να αποκτήσει η επιχείρηση μια καθαρή, κοινή εικόνα για τους ανθρώπους και τον χρόνο της. Γνωρίστε το Liberty Core και δοκιμάστε το με την ομάδα σας για 15 ημέρες δωρεάν.
