Με την επέκταση της ψηφιακής κάρτας εργασίας σε όλο και περισσότερες επιχειρήσεις, μία από τις πιο συχνές ερωτήσεις δεν είναι πλέον μόνο ποιοι κλάδοι υπάγονται στο μέτρο. Είναι το πώς εφαρμόζεται η υποχρέωση στην καθημερινή λειτουργία μιας εταιρείας. Πώς καταγράφεται η προσέλευση και η αποχώρηση; Πώς συνδέεται η ψηφιακή κάρτα με το σύστημα ωρομέτρησης; Πού μπαίνει το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και τι συμβαίνει όταν μια επιχείρηση έχει βάρδιες, υπερωρίες ή διαφορετικά ωράρια;
Αυτές οι ερωτήσεις είναι ιδιαίτερα σημαντικές γιατί η ψηφιακή κάρτα δεν λειτουργεί ως μια απομονωμένη διοικητική υποχρέωση. Συνδέεται με τον πραγματικό χρόνο εργασίας των εργαζομένων και επομένως επηρεάζει άμεσα τον τρόπο με τον οποίο μια επιχείρηση οργανώνει ωράρια, παρουσίες, βάρδιες και υπερωρίες. Για αυτό η επιλογή και η σωστή λειτουργία ενός συστήματος ωρομέτρησης αποκτούν πλέον ακόμη μεγαλύτερη σημασία.
Πώς συνδέεται η ψηφιακή κάρτα με την ωρομέτρηση;
Στις επιχειρήσεις που έχουν ενταχθεί στον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας, η καταγραφή του πραγματικού χρόνου εργασίας γίνεται μέσα από ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας. Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να καταγράφει τα γεγονότα έναρξης και λήξης απασχόλησης και να τα διαβιβάζει προς το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ σύμφωνα με τις ισχύουσες απαιτήσεις.
Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι η καθημερινή ωρομέτρηση παύει να είναι απλώς ένα εσωτερικό εργαλείο παρουσιολογίου. Αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας όπου η πραγματική προσέλευση και αποχώρηση καταγράφονται ψηφιακά και συνδέονται με το δηλωμένο πρόγραμμα εργασίας. Αυτός είναι και ο λόγος που ένα σύστημα καταγραφής χρόνου εργασίας πρέπει πλέον να αξιολογείται όχι μόνο ως εργαλείο HR αλλά και ως κρίσιμο κομμάτι της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης.
Τι καταγράφει η ψηφιακή κάρτα εργασίας;
Ο βασικός ρόλος της ψηφιακής κάρτας είναι η καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ψηφιακή εικόνα του πραγματικού χρόνου απασχόλησης και μπορεί να γίνει σύγκριση με τον προγραμματισμένο χρόνο εργασίας που έχει δηλωθεί.
Για μια επιχείρηση αυτό έχει πρακτικές συνέπειες. Αν ο εργαζόμενος έχει δηλωμένο ωράριο αλλά η πραγματική είσοδος ή έξοδος διαφοροποιείται, η σχετική πληροφορία δεν μένει πλέον σε ένα εσωτερικό spreadsheet ή σε ένα τοπικό παρουσιολόγιο. Για αυτό ο σωστός προγραμματισμός του ωραρίου και η συνέπεια ανάμεσα σε πρόγραμμα και πραγματική παρουσία γίνονται ακόμη πιο σημαντικά.
Προσέλευση και αποχώρηση εργαζομένων
Η καθημερινή διαδικασία περιστρέφεται γύρω από δύο βασικά γεγονότα: την έναρξη και τη λήξη της εργασίας. Ο εργαζόμενος καταγράφει την παρουσία του κατά την προσέλευση και αντίστοιχα κατά την αποχώρηση. Ανάλογα με την τεχνική λύση που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, η καταγραφή μπορεί να γίνεται μέσα από κατάλληλο σύστημα ωρομέτρησης ή μέσω των διαθέσιμων εφαρμογών του ΕΡΓΑΝΗ.
Το σημαντικό για την εταιρεία δεν είναι μόνο να υπάρχει ένας τρόπος “χτυπήματος κάρτας”. Πρέπει να υπάρχει και διαδικασία που διασφαλίζει ότι η πληροφορία καταγράφεται σωστά, ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τον τρόπο χρήσης και ότι το HR μπορεί να εντοπίζει εγκαίρως περιπτώσεις όπου μια καταγραφή λείπει ή δεν συμφωνεί με το πρόγραμμα.
Τι είναι το Ergani CardScanner;
Για επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν δικό τους σύστημα ωρομέτρησης, το Υπουργείο διαθέτει το Ergani CardScanner. Μέσω της εφαρμογής μπορεί να διαβαστεί ο προσωπικός QR κωδικός της ψηφιακής κάρτας του εργαζομένου κατά την προσέλευση και την αποχώρησή του και η σχετική πληροφορία να μεταδοθεί στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ.
Για μικρές επιχειρήσεις με απλή δομή, μια τέτοια προσέγγιση μπορεί να καλύπτει τη βασική ανάγκη καταγραφής. Όσο όμως αυξάνονται οι εργαζόμενοι, τα υποκαταστήματα, οι βάρδιες και οι διαφορετικές διαδικασίες HR, τόσο μεγαλύτερη γίνεται η αξία ενός συστήματος που οργανώνει την ωρομέτρηση μαζί με τις υπόλοιπες πληροφορίες προσωπικού.
Ψηφιακή κάρτα και ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ
Το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ αποτελεί το κεντρικό σημείο στο οποίο καταλήγουν οι σχετικές δηλώσεις του χρόνου εργασίας. Η ψηφιακή κάρτα δεν πρέπει επομένως να αντιμετωπίζεται ανεξάρτητα από την Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Ο προγραμματισμός και η πραγματική εργασία αποτελούν δύο πλευρές της ίδιας διαδικασίας.
Για το HR αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται πολύ μεγαλύτερη ακρίβεια στην οργάνωση ωραρίων. Όσο περισσότερες αλλαγές γίνονται την τελευταία στιγμή ή όσο περισσότερες πληροφορίες βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία, τόσο αυξάνεται η πιθανότητα ασυμφωνιών. Ένα οργανωμένο σύστημα παρακολούθησης ωραρίου προσωπικού βοηθά ώστε η καθημερινή εικόνα να παραμένει συγκεντρωμένη και ευκολότερα ελέγξιμη.
Τι γίνεται με τις βάρδιες;
Οι επιχειρήσεις που λειτουργούν με βάρδιες έχουν μεγαλύτερη πολυπλοκότητα από μια εταιρεία με ένα σταθερό ωράριο για όλους. Διαφορετικοί εργαζόμενοι μπορεί να ξεκινούν και να ολοκληρώνουν την εργασία τους σε διαφορετικές ώρες, ενώ αλλαγές στο πρόγραμμα μπορεί να γίνονται συχνά λόγω αναγκών της επιχείρησης, αδειών ή απουσιών.
Σε αυτό το περιβάλλον, η διαχείριση βαρδιών προσωπικού πρέπει να συνδέεται όσο το δυνατόν πιο καθαρά με την πραγματική παρουσία. Αν το πρόγραμμα βρίσκεται σε ένα σύστημα και οι πραγματικές ώρες σε άλλο, το HR αναγκάζεται να συμφωνεί συνεχώς διαφορετικές πηγές δεδομένων.
Ψηφιακή κάρτα και υπερωρίες
Η καταγραφή του πραγματικού χρόνου εργασίας συνδέεται άμεσα και με το ζήτημα των υπερωριών. Όταν η πραγματική απασχόληση υπερβαίνει το προγραμματισμένο ωράριο, η επιχείρηση χρειάζεται να μπορεί να κατανοήσει τι ακριβώς συνέβη και να διαχειριστεί σωστά τη σχετική πληροφορία.
Για αυτό η σωστή καταγραφή υπερωριών δεν πρέπει να γίνεται σε απομονωμένο αρχείο που ενημερώνεται στο τέλος του μήνα. Όσο πιο άμεσα συνδέεται με την πραγματική καταγραφή χρόνου, τόσο μικρότερη είναι η ανάγκη για χειροκίνητες συμφωνίες και διορθώσεις.
Τι γίνεται αν ένας εργαζόμενος ξεχάσει να χτυπήσει κάρτα;
Αυτό είναι ένα από τα πιο πρακτικά προβλήματα που εμφανίζονται όταν μια επιχείρηση αρχίζει να χρησιμοποιεί καθημερινά την ψηφιακή κάρτα. Ένας εργαζόμενος μπορεί να ξεχάσει την καταγραφή εισόδου ή εξόδου, να γίνει λανθασμένο χτύπημα ή να υπάρξει τεχνικό πρόβλημα.
Για αυτό δεν αρκεί να εγκατασταθεί το σύστημα και να θεωρηθεί ότι το έργο ολοκληρώθηκε. Η επιχείρηση χρειάζεται εσωτερική διαδικασία για τον καθημερινό έλεγχο εξαιρέσεων, την αντιμετώπιση τεχνικών προβλημάτων και τη σωστή ενημέρωση των εργαζομένων. Η πρόληψη είναι πολύ πιο αποτελεσματική από το να ανακαλύπτονται μαζικά λάθη στο τέλος μιας περιόδου.
Η ωρομέτρηση δεν πρέπει να λειτουργεί απομονωμένα
Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να αντιμετωπίζεται η ψηφιακή κάρτα ως ακόμα ένα ανεξάρτητο εργαλείο που προστίθεται δίπλα στα υπόλοιπα συστήματα της εταιρείας. Αν οι παρουσίες καταγράφονται σε ένα σημείο, οι άδειες σε δεύτερο, οι βάρδιες σε Excel και οι υπερωρίες σε τρίτο αρχείο, το HR εξακολουθεί να έχει το ίδιο βασικό πρόβλημα: κατακερματισμένα δεδομένα.
Η πραγματική βελτίωση έρχεται όταν ο χρόνος εργασίας αποτελεί μέρος ενός συνολικότερου προγράμματος διαχείρισης προσωπικού, όπου οι καθημερινές λειτουργίες μπορούν να εξετάζονται μέσα από μία κοινή εικόνα.
Πώς πρέπει να οργανωθεί μια επιχείρηση πριν την εφαρμογή;
Η πρώτη προτεραιότητα είναι να είναι ξεκάθαρα τα ωράρια και ο τρόπος με τον οποίο γίνονται οι αλλαγές τους. Στη συνέχεια πρέπει να οριστεί η πρακτική διαδικασία καταγραφής εισόδου και εξόδου και να εκπαιδευτούν οι εργαζόμενοι. Παράλληλα, πρέπει να υπάρχει υπεύθυνος που θα ελέγχει καθημερινά αν υπάρχουν ελλιπείς ή ασυνήθιστες καταγραφές.
Η επιχείρηση πρέπει επίσης να εξετάσει πόσο εύκολα μπορεί το σημερινό της σύστημα να υποστηρίξει αυτή τη διαδικασία. Αν απαιτούνται συνεχώς exports, χειροκίνητες διορθώσεις και μεταφορά στοιχείων μεταξύ εφαρμογών, το πραγματικό λειτουργικό κόστος μπορεί να γίνει πολύ μεγαλύτερο από όσο φαίνεται αρχικά.
Πότε χρειάζεται ολοκληρωμένο σύστημα ωρομέτρησης;
Δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις την ίδια πολυπλοκότητα. Μια μικρή εταιρεία με σταθερό ωράριο μπορεί να έχει πολύ διαφορετικές ανάγκες από μια επιχείρηση με δεκάδες εργαζομένους, διαφορετικά καταστήματα, βάρδιες και συχνές αλλαγές προγράμματος.
Όταν το HR χρειάζεται καθημερινά να συνδυάζει δεδομένα από πολλά σημεία, όταν οι βάρδιες αλλάζουν συχνά ή όταν η προετοιμασία των στοιχείων μισθοδοσίας απαιτεί πολλές χειροκίνητες ενέργειες, τότε ένα ολοκληρωμένο σύστημα time tracking μπορεί να προσφέρει πολύ μεγαλύτερη αξία από ένα απλό εργαλείο καταγραφής εισόδου και εξόδου.
Η σύνδεση με τις άδειες και τις απουσίες
Η πραγματική παρουσία δεν μπορεί να ερμηνευθεί σωστά χωρίς να υπάρχει εικόνα για τις άδειες και τις απουσίες. Αν ένας εργαζόμενος δεν εμφανίζεται στην ωρομέτρηση επειδή βρίσκεται σε εγκεκριμένη άδεια, το HR δεν πρέπει να χρειάζεται να αναζητήσει ξεχωριστό spreadsheet για να καταλάβει τον λόγο.
Η διαχείριση αδειών με λογισμικό αποκτά ακόμη μεγαλύτερη αξία όταν συνδέεται με τον ίδιο εργαζόμενο και την ίδια χρονική πληροφορία που χρησιμοποιείται στην ωρομέτρηση. Έτσι δημιουργείται πιο καθαρή συνολική εικόνα του πραγματικού χρόνου εργασίας.
Τι πρέπει να βλέπει το HR καθημερινά;
Ένα αποτελεσματικό σύστημα δεν πρέπει να εμφανίζει απλώς έναν μεγάλο πίνακα χτυπημάτων. Το HR χρειάζεται να μπορεί να εντοπίζει γρήγορα ποιοι εργαζόμενοι έχουν καταγράψει παρουσία, ποια γεγονότα λείπουν, πού υπάρχει απόκλιση από το αναμενόμενο ωράριο και ποιες περιπτώσεις απαιτούν έλεγχο.
Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα δεν χρειάζεται να ελέγχει χειροκίνητα κάθε εργαζόμενο κάθε ημέρα. Η προσοχή μπορεί να μεταφέρεται κυρίως στις εξαιρέσεις, δηλαδή στις περιπτώσεις όπου υπάρχει πραγματικός λόγος για ανθρώπινο έλεγχο.
Από τη συμμόρφωση στην καλύτερη οργάνωση προσωπικού
Η ψηφιακή κάρτα ξεκινά ως κανονιστική υποχρέωση, αλλά μπορεί να αποτελέσει αφορμή για μια επιχείρηση να οργανώσει συνολικά καλύτερα τον χρόνο εργασίας. Πολλές εταιρείες ανακαλύπτουν μέσα από τη διαδικασία εφαρμογής ότι χρησιμοποιούν παράλληλα Excel, emails και διαφορετικά συστήματα που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους.
Αν η μετάβαση αντιμετωπιστεί μόνο ως “να χτυπάμε κάρτα”, η επιχείρηση καλύπτει το ελάχιστο πρακτικό επίπεδο. Αν όμως χρησιμοποιηθεί ως ευκαιρία για ενοποίηση παρουσιών, ωραρίων, βαρδιών, υπερωριών και αδειών, μπορεί να δημιουργηθεί πολύ πιο οργανωμένη βάση για ολόκληρη τη διαχείριση προσωπικού.
Πού εντάσσεται το Liberty Core;
Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί γύρω από την καθημερινή οργάνωση του ανθρώπινου δυναμικού, ώστε η πληροφορία που αφορά εργαζομένους, παρουσίες, χρόνο εργασίας, άδειες, απουσίες, υπερωρίες, βάρδιες και αναφορές να μη βρίσκεται διασκορπισμένη σε διαφορετικά εργαλεία.
Για μια επιχείρηση που προετοιμάζεται για την ψηφιακή κάρτα ή ήδη τη χρησιμοποιεί, το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι μόνο πώς θα πραγματοποιείται το χτύπημα της κάρτας. Είναι πώς αυτή η πληροφορία θα εντάσσεται στην καθημερινή διαχείριση προσωπικού χωρίς να δημιουργεί νέο κύκλο χειροκίνητης εργασίας για HR και λογιστήριο.
Η ψηφιακή κάρτα είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν την καταγραφή του χρόνου εργασίας. Η είσοδος και η έξοδος δεν είναι πλέον απλώς πληροφορίες που μένουν μέσα σε ένα εσωτερικό παρουσιολόγιο. Αποτελούν μέρος μιας ψηφιακής διαδικασίας που συνδέει πραγματική παρουσία, δηλωμένο ωράριο και καθημερινή οργάνωση.
Για αυτό η σωστή επιλογή συστήματος ωρομέτρησης έχει σημασία πέρα από την τεχνική συμμόρφωση. Όταν οι παρουσίες συνδέονται με βάρδιες, άδειες, απουσίες και υπερωρίες μέσα σε μια ενιαία λογική, η επιχείρηση αποκτά καλύτερο έλεγχο και το HR χρειάζεται λιγότερο χρόνο για να συμφωνεί διαφορετικές πηγές δεδομένων.
Για την πρακτική πλευρά της εφαρμογής, δείτε τον οδηγό με τα βήματα προετοιμασίας για την ψηφιακή κάρτα εργασίας πριν από την προθεσμία.
