Η ψηφιακή κάρτα εργασίας δεν ολοκληρώνεται τη στιγμή που τοποθετείται ένα tablet στην είσοδο ή εγκαθίσταται μια εφαρμογή. Εκεί ξεκινά η καθημερινή λειτουργία: οι εργαζόμενοι σημαίνουν έναρξη και λήξη, το HR ελέγχει εξαιρέσεις, τα ωράρια αλλάζουν και η επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ότι η πραγματική εικόνα συμφωνεί με όσα έχουν δηλωθεί.
Αφού ξεκαθαρίσει αν και πότε υπάγεται μια επιχείρηση και κατανοήσει πώς συνδέεται η ψηφιακή κάρτα με την ωρομέτρηση, το επόμενο ερώτημα είναι πιο πρακτικό: τι μπορεί να πάει λάθος μέσα στην ημέρα και πώς προλαμβάνεται;
Τα περισσότερα προβλήματα δεν προκύπτουν από ένα μεμονωμένο συμβάν. Προκύπτουν όταν δεν υπάρχει κοινή διαδικασία για εργαζομένους, managers, HR και λογιστήριο. Τα παρακάτω επτά λάθη είναι τα σημεία που αξίζει να ελέγξει κάθε επιχείρηση πριν η εξαίρεση γίνει καθημερινότητα.
1.Αντιμετωπίζετε την κάρτα ως απλό «χτύπημα»
Το πρώτο λάθος είναι να θεωρείται ότι η αγορά ενός εργαλείου λύνει από μόνη της το θέμα. Η σήμανση είναι μόνο ένα γεγονός μέσα σε μια μεγαλύτερη ροή. Χρειάζεται να είναι σαφές ποιο είναι το αναμενόμενο ωράριο, τι γίνεται όταν αλλάζει μια βάρδια, ποιος παρακολουθεί μια ελλιπή καταγραφή και πότε ενημερώνεται το λογιστήριο.
Αν αυτά δεν έχουν οριστεί, η επιχείρηση διαθέτει δεδομένα χωρίς να διαθέτει έλεγχο. Ένα σωστό ξεκίνημα περιλαμβάνει σύντομες γραπτές οδηγίες, υπεύθυνο ανά διαδικασία και εκπαίδευση με πραγματικά παραδείγματα από την καθημερινότητα της ομάδας.
2.Συμπληρώνετε εκ των υστέρων ένα ξεχασμένο χτύπημα
Όταν λείπει μια είσοδος ή έξοδος, η αυθόρμητη αντίδραση είναι να τη συμπληρώσει το HR σαν απλή διόρθωση. Όμως η σήμανση αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου και δεν υποκαθίσταται με μονομερή έναρξη ή λήξη της χρονοπαρουσίας από τον εργοδότη. Η σωστή αντιμετώπιση είναι να εντοπιστεί το συμβάν, να καταγραφεί η αιτία και να εφαρμοστεί η προβλεπόμενη εσωτερική διαδικασία — όχι να δημιουργηθεί ένα χτύπημα που δεν έγινε.
Η σχετική εγκύκλιος του Υπουργείου Εργασίας αναφέρει ότι μέχρι τρία μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο είναι σκόπιμο να γίνονται αποδεκτά όταν οφείλονται σε αμέλεια. Αυτό δεν αποτελεί «δικαίωμα για τρία λάθη» ούτε λόγο να μην παρακολουθούνται. Η επανάληψη είναι ένδειξη ότι η διαδικασία ή η εκπαίδευση χρειάζεται διόρθωση.
3.Ελέγχετε τις αποκλίσεις στο τέλος του μήνα
Ένα μονό χτύπημα, μια ασυνήθιστη ώρα αποχώρησης ή μια αποτυχημένη διαβίβαση είναι πολύ ευκολότερο να διερευνηθούν την ίδια ημέρα. Στο τέλος του μήνα, ο εργαζόμενος και ο manager δύσκολα θυμούνται τι συνέβη σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, ενώ το HR έχει μπροστά του δεκάδες εκκρεμότητες ταυτόχρονα.
Ο καθημερινός έλεγχος δεν σημαίνει ότι κάποιος πρέπει να διαβάζει όλες τις εγγραφές μία προς μία. Σημαίνει ότι το σύστημα αναδεικνύει τις εξαιρέσεις: ελλιπή ζεύγη, απόκλιση από το πρόγραμμα, απασχόληση σε ημέρα άδειας ή συμβάν που δεν διαβιβάστηκε σωστά. Έτσι ο άνθρωπος ασχολείται μόνο με ό,τι χρειάζεται κρίση.
4.Το δηλωμένο ωράριο και η πραγματική εργασία ζουν σε διαφορετικά αρχεία
Η ψηφιακή κάρτα αποτυπώνει τον πραγματικό χρόνο έναρξης και λήξης. Για να έχει όμως νόημα αυτή η πληροφορία, πρέπει να εξετάζεται δίπλα στο δηλωμένο πρόγραμμα. Αν οι βάρδιες βρίσκονται σε Excel, οι αλλαγές σε μηνύματα και οι παρουσίες σε άλλη εφαρμογή, η συμφωνία των δεδομένων γίνεται χειροκίνητη και τα λάθη πολλαπλασιάζονται.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στην επιλογή προαναγγελτικού ή απολογιστικού συστήματος καταχώρισης αλλαγών ωραρίου και υπερωριών. Το απολογιστικό σύστημα δεν καταργεί την ανάγκη αρχικού προγραμματισμού ούτε αναιρεί την υποχρέωση της σωστής σήμανσης. Η κατάλληλη διαδικασία πρέπει να συμφωνείται με τον υπεύθυνο μισθοδοσίας ή τον εργασιακό σύμβουλο της επιχείρησης.
5.Δεν έχετε ορίσει ποιος αναλαμβάνει κάθε εξαίρεση
Ο εργαζόμενος γνωρίζει τι συνέβη, ο manager γνωρίζει αν άλλαξε η βάρδια, το HR γνωρίζει την πολιτική και το λογιστήριο χειρίζεται τις δηλώσεις. Αν όμως κανείς δεν έχει την ιδιοκτησία της εξαίρεσης, όλοι θεωρούν ότι θα τη λύσει κάποιος άλλος.
Μια λειτουργική ροή χρειάζεται συγκεκριμένους ρόλους. Ο εργαζόμενος αναφέρει άμεσα το πρόβλημα. Ο manager επιβεβαιώνει το πραγματικό γεγονός. Το HR ελέγχει την απόκλιση και κρατά το ιστορικό. Ο αρμόδιος για το ΕΡΓΑΝΗ αξιολογεί και εκτελεί την απαιτούμενη ενέργεια. Σε μικρή επιχείρηση οι ρόλοι μπορεί να ανήκουν στο ίδιο πρόσωπο, αλλά πρέπει και πάλι να είναι σαφείς.
6.Δεν υπάρχει σχέδιο για τεχνικό πρόβλημα
Μια διακοπή ρεύματος, μια αστοχία σύνδεσης ή ένα πρόβλημα του συστήματος δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να αποφασίσει η ομάδα τι πρέπει να κάνει. Η επιχείρηση χρειάζεται προκαθορισμένο σχέδιο: ποιος επιβεβαιώνει το πρόβλημα, πώς κρατούνται τα πραγματικά γεγονότα, ποιος ενημερώνει την αρμόδια Επιθεώρηση Εργασίας και πώς ακολουθεί η διαβίβαση όταν αποκατασταθεί η λειτουργία.
Οι σημάνσεις υποβάλλονται στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με μέγιστη καθυστέρηση 15 λεπτών. Εκπρόθεσμη υποβολή αιτιολογείται μόνο στις προβλεπόμενες περιπτώσεις ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας και συνοδεύεται από συγκεκριμένες ενέργειες ενημέρωσης. Για αυτό το σχέδιο συνέχειας πρέπει να υπάρχει πριν χρειαστεί, μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας και τις αρμοδιότητες κάθε ρόλου.
7.Κρατάτε ωράρια, άδειες και παρουσίες σε απομονωμένα συστήματα
Μια απουσία από την ωρομέτρηση δεν είναι πάντα λάθος. Μπορεί ο εργαζόμενος να βρίσκεται σε άδεια, να τηλεργάζεται ή να ανήκει σε κατηγορία με διαφορετικό τρόπο οργάνωσης της εργασίας. Όταν αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται σε ξεχωριστά εργαλεία, το HR πρέπει να ερευνά κάθε συμβάν από την αρχή.
Η ενιαία εικόνα εργαζομένου, ωραρίου, άδειας, απουσίας και πραγματικής παρουσίας μειώνει αυτή τη χειροκίνητη αναζήτηση. Εξίσου σημαντικό είναι το audit trail: ποιος είδε μια εξαίρεση, ποιος ενέκρινε μια αλλαγή και πότε έγινε κάθε ενέργεια. Χωρίς ιστορικό, μια διόρθωση μπορεί να λύνει το σημερινό πρόβλημα αλλά να δημιουργεί αβεβαιότητα στον επόμενο έλεγχο.
Μια καθημερινή ρουτίνα δέκα λεπτών
Η καλύτερη άμυνα απέναντι στα συσσωρευμένα λάθη είναι μια σύντομη, σταθερή διαδικασία ελέγχου. Στην αρχή ή στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, ο υπεύθυνος μπορεί να εξετάζει:
- ποια χτυπήματα λείπουν ή δεν σχηματίζουν το αναμενόμενο ζεύγος,
- ποιες ώρες αποκλίνουν από το δηλωμένο πρόγραμμα,
- αν οι σημάνσεις διαβιβάστηκαν επιτυχώς,
- αν μια απουσία εξηγείται από άδεια, τηλεργασία ή εργασία εκτός έδρας,
- ποιες εξαιρέσεις χρειάζονται επιβεβαίωση από manager ή εργαζόμενο.
Ο στόχος δεν είναι η αδιάκοπη παρακολούθηση των ανθρώπων. Είναι να εντοπίζονται γρήγορα τα πραγματικά προβλήματα, να προστατεύεται η ακρίβεια των δεδομένων και να μη μεταφέρεται όλο το διοικητικό βάρος στις τελευταίες ημέρες του μήνα.
Τι να ζητήσετε από ένα σύστημα ψηφιακής κάρτας
Πριν επιλέξει λύση, μια επιχείρηση αξίζει να δει πέρα από τη βασική δυνατότητα εισόδου και εξόδου. Χρειάζεται να εξετάσει αν μπορεί να βλέπει άμεσα τις εξαιρέσεις, να οργανώνει διαφορετικά ωράρια και βάρδιες, να συνδέει παρουσίες με άδειες και απουσίες, να περιορίζει την πρόσβαση ανά ρόλο και να διατηρεί πλήρες ιστορικό ενεργειών.
Εξίσου σημαντική είναι η καθημερινή υποστήριξη. Όταν προκύψει ένα πραγματικό περιστατικό, η αξία δεν βρίσκεται σε μια γενική σελίδα οδηγιών, αλλά στο να υπάρχει άνθρωπος που κατανοεί τη λειτουργία της ελληνικής επιχείρησης και μπορεί να βοηθήσει την ομάδα να κινηθεί σωστά.
Πώς βοηθά το Liberty Core
Το Liberty Core συγκεντρώνει την καθημερινή εικόνα της ομάδας, τη χρονομέτρηση, τα ωράρια, τις άδειες και τις απουσίες σε ένα περιβάλλον. Με λειτουργία Kiosk σε tablet ή υπολογιστή, ρόλους πρόσβασης και audit trail, βοηθά το HR να οργανώνει τη διαδικασία και να εντοπίζει όσα χρειάζονται έλεγχο χωρίς διαφορετικά spreadsheets και μηνύματα.
Αν η επιχείρησή σας προετοιμάζεται τώρα για την εφαρμογή, μπορείτε να ελέγξετε πρώτα τον ΚΑΔ σας και στη συνέχεια να δείτε την ειδική σελίδα του Liberty Core για την ψηφιακή κάρτα εργασίας. Εκεί θα βρείτε το χρονοδιάγραμμα και μπορείτε να ζητήσετε δωρεάν demo ή δοκιμαστική πρόσβαση για τη δική σας ομάδα.
Η σωστή εφαρμογή δεν κρίνεται από το αν έγινε μία επιτυχημένη σήμανση την πρώτη ημέρα. Κρίνεται από το αν η επιχείρηση μπορεί να επαναλαμβάνει τη διαδικασία με συνέπεια, να αναγνωρίζει γρήγορα τις εξαιρέσεις και να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή ποια είναι η πραγματική εικόνα του χρόνου εργασίας.
Τα περισσότερα από αυτά τα λάθη αποφεύγονται στο στάδιο της προετοιμασίας. Δείτε τα έξι βήματα πριν από την προθεσμία, ιδίως τη δοκιμαστική λειτουργία.
