Η διαχείριση προσωπικού δεν περιορίζεται στην καταγραφή του ποιος εργάζεται και πότε. Περιλαμβάνει την καθημερινή οργάνωση του χρόνου εργασίας, των αδειών και απουσιών, των αιτημάτων, των εγκρίσεων και της συνολικής εικόνας μιας ομάδας.
Όσο μια επιχείρηση μεγαλώνει, τόσο δυσκολότερο γίνεται να διατηρηθούν αυτές οι πληροφορίες οργανωμένες μέσα από διαφορετικά αρχεία Excel, email, μηνύματα και χειρόγραφες σημειώσεις. Ένα σύγχρονο πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού συγκεντρώνει αυτές τις διαδικασίες σε ένα κοινό σημείο και δίνει στη διοίκηση καθαρότερη εικόνα της καθημερινής λειτουργίας.
Τι είναι η διαχείριση προσωπικού
Με τον όρο διαχείριση προσωπικού περιγράφουμε το σύνολο των διαδικασιών που χρειάζεται μια επιχείρηση για να οργανώνει σωστά την καθημερινή λειτουργία της ομάδας της. Ανάλογα με το μέγεθος και τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης, αυτές μπορεί να ξεκινούν από ένα απλό παρουσιολόγιο και να φτάνουν σε οργανωμένες ροές αιτημάτων, εγκρίσεων και αναφορών.
Στην πράξη, η διαχείριση προσωπικού συνδέεται με στοιχεία όπως η ωρομέτρηση, η παρουσία, οι άδειες, οι απουσίες και η συγκεντρωτική παρακολούθηση της ομάδας. Όταν αυτά βρίσκονται σε διαφορετικά εργαλεία, η πληροφορία κατακερματίζεται και η καθημερινή διαχείριση απαιτεί περισσότερο χρόνο.
Τι περιλαμβάνει στην καθημερινότητα μιας επιχείρησης
Οι ανάγκες διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, όμως υπάρχουν ορισμένες βασικές διαδικασίες που συναντώνται στις περισσότερες ομάδες:
- Καταγραφή χρόνου εργασίας: ώρα έναρξης και λήξης, συνολικός χρόνος και ιστορικό εργασίας.
- Παρουσιολόγιο προσωπικού: συγκεντρωτική εικόνα της παρουσίας των εργαζομένων.
- Άδειες και απουσίες: καταγραφή ημερών άδειας, απουσιών και σχετικών αιτημάτων.
- Αιτήματα και εγκρίσεις: οργανωμένη διαδικασία μεταξύ εργαζομένων και υπευθύνων.
- Αναφορές προσωπικού: συγκεντρωτικά στοιχεία που βοηθούν τη διοίκηση να έχει σαφέστερη εικόνα κάθε μήνα.
Το ζητούμενο δεν είναι απλώς η ψηφιοποίηση κάθε διαδικασίας ξεχωριστά. Είναι οι πληροφορίες αυτές να συνδέονται μεταξύ τους, ώστε η επιχείρηση να μην χρειάζεται να αναζητά διαφορετικά δεδομένα σε διαφορετικά αρχεία.
Πότε το Excel αρχίζει να δυσκολεύει τη διαχείριση προσωπικού
Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά για μια πολύ μικρή ομάδα. Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν αρχίζουν να δημιουργούνται διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου, όταν περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται πρόσβαση ή όταν μια αλλαγή πρέπει να ενημερωθεί ταυτόχρονα σε περισσότερα από ένα σημεία.
Το ίδιο συμβαίνει όταν οι άδειες ζητούνται μέσω email, οι απουσίες καταγράφονται αλλού και οι ώρες εργασίας διατηρούνται σε ένα τρίτο αρχείο. Καθεμία από αυτές τις διαδικασίες μπορεί να λειτουργεί μόνη της, αλλά η συνολική εικόνα της ομάδας απαιτεί πλέον χειροκίνητη σύνθεση.
Σε αυτό το σημείο η μετάβαση από τα μεμονωμένα αρχεία σε ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης προσωπικού παύει να αφορά απλώς την ευκολία και αρχίζει να αφορά την ίδια την οργάνωση της επιχείρησης.
Τι είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού
Ένα πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού είναι μια εφαρμογή που συγκεντρώνει βασικές διαδικασίες HR και καθημερινής οργάνωσης σε ένα κοινό περιβάλλον. Αντί η επιχείρηση να χρησιμοποιεί διαφορετικό αρχείο για κάθε ανάγκη, εργαζόμενοι και υπεύθυνοι μπορούν να χρησιμοποιούν την ίδια πλατφόρμα ανάλογα με τα δικαιώματά τους.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση χρειάζεται ένα τεράστιο σύστημα με δεκάδες λειτουργίες. Αντίθετα, ένα σωστό λογισμικό HR πρέπει να λύνει τις πραγματικές ανάγκες της ομάδας χωρίς να προσθέτει περιττή πολυπλοκότητα.
Ωρομέτρηση και παρουσιολόγιο προσωπικού
Η ωρομέτρηση είναι μία από τις βασικότερες λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης προσωπικού. Αντί για χειρόγραφες καταχωρίσεις ή συγκεντρωτικούς πίνακες στο τέλος του μήνα, ο χρόνος εργασίας μπορεί να καταγράφεται καθημερινά και να δημιουργεί αυτόματα μια σαφέστερη εικόνα.
Το παρουσιολόγιο προσωπικού λειτουργεί συμπληρωματικά: επιτρέπει στον υπεύθυνο να βλέπει συγκεντρωτικά την παρουσία και το ιστορικό της ομάδας, χωρίς να χρειάζεται να συνδυάζει χειροκίνητα διαφορετικές πηγές δεδομένων.
Έχουμε αναλύσει επίσης πώς οι αναφορές HR βοηθούν στη διαχείριση προσωπικού και γιατί η συγκεντρωτική πληροφορία γίνεται σημαντικότερη όσο αυξάνεται το μέγεθος μιας ομάδας.
Άδειες και απουσίες χωρίς email και διάσπαρτα αρχεία
Η διαχείριση αδειών είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα διαδικασίας που φαίνεται απλή μέχρι να αυξηθεί ο αριθμός των εργαζομένων. Ένα αίτημα μπορεί να ξεκινήσει με ένα email ή ένα μήνυμα, να εγκριθεί προφορικά και στη συνέχεια να πρέπει να καταγραφεί χειροκίνητα σε ένα αρχείο.
Σε ένα κεντρικό σύστημα, το αίτημα, η κατάστασή του και η τελική καταχώριση μπορούν να αποτελούν μέρος της ίδιας ροής. Έτσι μειώνονται οι διπλές καταχωρίσεις και τόσο ο εργαζόμενος όσο και η διοίκηση γνωρίζουν ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση.
Τι πρέπει να προσφέρει ένα σύγχρονο σύστημα HR
Η επιλογή ενός συστήματος δεν πρέπει να βασίζεται στον μεγαλύτερο αριθμό λειτουργιών. Περισσότερες δυνατότητες δεν σημαίνουν απαραίτητα καλύτερη καθημερινή εμπειρία. Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, μεγαλύτερη σημασία έχουν η καθαρή λειτουργία, η ταχύτητα και η δυνατότητα να βρίσκουν άμεσα την πληροφορία που χρειάζονται.
Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης προσωπικού πρέπει να προσφέρει:
- εύκολη χρήση από εργαζομένους και διοίκηση,
- σαφή καταγραφή χρόνου εργασίας,
- οργανωμένη διαχείριση αδειών και απουσιών,
- αιτήματα και εγκρίσεις με ξεκάθαρη κατάσταση,
- συγκεντρωτική εικόνα της ομάδας,
- αναφορές χωρίς χειροκίνητη συγκέντρωση δεδομένων,
- ιστορικό ενεργειών και ελεγχόμενη πρόσβαση.
Πότε χρειάζεται η επιχείρηση πρόγραμμα διαχείρισης προσωπικού
Δεν υπάρχει ένας συγκεκριμένος αριθμός εργαζομένων μετά τον οποίο ένα πρόγραμμα HR γίνεται υποχρεωτικό. Το ουσιαστικό κριτήριο είναι πόσο δύσκολο έχει γίνει να διατηρηθεί η πληροφορία οργανωμένη.
Αν η επιχείρηση χρειάζεται επαναλαμβανόμενη χειροκίνητη εργασία για να υπολογίσει ώρες, αν τα αιτήματα αδειών χάνονται ανάμεσα σε email και μηνύματα ή αν η διοίκηση δεν μπορεί να αποκτήσει άμεσα συνολική εικόνα του μήνα, τότε υπάρχει ήδη πρόβλημα διαδικασίας.
Η σωστή στιγμή για ψηφιοποίηση δεν είναι όταν το υπάρχον σύστημα καταρρεύσει. Είναι όταν αρχίζει να απαιτεί περισσότερο χρόνο για να συντηρηθεί από όσο χρειάζεται για να χρησιμοποιηθεί.
Πώς οργανώνει τη διαχείριση προσωπικού το Liberty Core
Το Liberty Core έχει σχεδιαστεί ακριβώς γύρω από αυτή τη λογική: οι καθημερινές διαδικασίες μιας ομάδας να συγκεντρώνονται σε ένα σύγχρονο και καθαρό περιβάλλον, χωρίς περιττή πολυπλοκότητα.
Μέσα από την πλατφόρμα, μια επιχείρηση μπορεί να οργανώνει την καταγραφή χρόνου εργασίας, τις άδειες και απουσίες, τα αιτήματα και τις εγκρίσεις, ενώ παράλληλα διατηρεί συγκεντρωτική εικόνα και ιστορικό των σχετικών ενεργειών.
Επειδή το Liberty Core αποτελεί λογισμικό που έχει αναπτυχθεί από τη Liberty Systems, υπάρχει επίσης δυνατότητα προσαρμογής στις ιδιαίτερες διαδικασίες μιας επιχείρησης όταν οι απαιτήσεις της ξεφεύγουν από μια τυπική εγκατάσταση.
Συμπέρασμα
Η σωστή διαχείριση προσωπικού δεν σημαίνει περισσότερη γραφειοκρατία. Σημαίνει ότι η πληροφορία βρίσκεται εκεί όπου πρέπει, οι καθημερινές διαδικασίες είναι ξεκάθαρες και η διοίκηση δεν χρειάζεται να συγκεντρώνει χειροκίνητα δεδομένα κάθε φορά που θέλει να δει τι συμβαίνει στην ομάδα.
Από την ωρομέτρηση και το παρουσιολόγιο μέχρι τις άδειες, τις απουσίες και τις αναφορές, η μετάβαση σε ένα ενιαίο σύστημα μπορεί να αφαιρέσει σημαντικό μέρος της επαναλαμβανόμενης διαχείρισης. Δείτε το Liberty Core και δοκιμάστε το δωρεάν για 15 ημέρες.
