Πριν οργανώσετε τις άδειες των γιορτών, ελέγξτε πόσες ημέρες δικαιούται κάθε εργαζόμενος, πόσες έχει πάρει και ποιες έχουν ήδη εγκριθεί για αργότερα. Ξεχωρίστε τα εκκρεμή αιτήματα και δείτε τις απουσίες μαζί στο ημερολόγιο της ομάδας. Έτσι, τα υπόλοιπα αδειών γίνονται συγκεκριμένο πλάνο, με γνωστές ημερομηνίες και επαρκή κάλυψη κάθε τμήματος.
Η ερώτηση «πόσες ημέρες μου μένουν;» γίνεται συχνότερη όσο πλησιάζει ο Δεκέμβριος. Αν η απάντηση βρίσκεται σε διαφορετικά Excel, email και μηνύματα, το HR χρειάζεται πρώτα να συμφωνήσει τα στοιχεία. Ένας έλεγχος μέσα στο φθινόπωρο αφήνει χρόνο για διορθώσεις και συνεννόηση, πριν συγκεντρωθούν πολλά αιτήματα για τις ίδιες ημέρες.
Ποια στοιχεία χρειάζεστε για τον έλεγχο υπολοίπων
Ξεκινήστε από ένα κοινό αρχείο ή σύστημα, με σαφή ημερομηνία ελέγχου. Για κάθε εργαζόμενο συγκεντρώστε:
- Το δικαίωμα κανονικής άδειας του έτους. Επιβεβαιώστε ότι αντιστοιχεί στα στοιχεία πρόσληψης, την προϋπηρεσία και το σύστημα εργασίας του συγκεκριμένου εργαζομένου.
- Τις ημέρες που έχουν ήδη ληφθεί. Ελέγξτε τις πραγματικές ημερομηνίες και τυχόν διορθώσεις ή ακυρώσεις.
- Τις εγκεκριμένες μελλοντικές άδειες. Οι ημέρες αυτές είναι ήδη προγραμματισμένες, παρότι δεν έχουν ακόμη χρησιμοποιηθεί.
- Τα εκκρεμή αιτήματα. Χρειάζονται απόφαση πριν θεωρηθούν οριστικές απουσίες της ομάδας.
Κρατήστε ξεχωριστά τους διαφορετικούς τύπους απουσίας. Μια αναρρωτική άδεια, ένα ρεπό ή μια ημέρα τηλεργασίας δεν πρέπει να αφαιρούνται ως κανονική άδεια. Η πολιτική αδειών της επιχείρησης βοηθά την ομάδα να χρησιμοποιεί τις ίδιες κατηγορίες και την ίδια διαδικασία έγκρισης.
Παράδειγμα: υπόλοιπο και ημέρες που δεν έχουν προγραμματιστεί
Ας υποθέσουμε ότι, για το συγκεκριμένο έτος, έχει επιβεβαιωθεί δικαίωμα 22 εργάσιμων ημερών για μια εργαζόμενη. Μέχρι την ημερομηνία ελέγχου έχει πάρει 14 ημέρες και έχει εγκριθεί επιπλέον άδεια 4 ημερών για τον Δεκέμβριο.
- 22 ημέρες δικαιώματος − 14 ληφθείσες = 8 ημέρες που δεν έχουν ληφθεί.
- Από αυτές, 4 ημέρες έχουν ήδη προγραμματιστεί και εγκριθεί.
- Απομένουν 4 ημέρες για τις οποίες χρειάζεται ακόμη προγραμματισμός.
Αν υπάρχει και αίτημα 2 ημερών σε αναμονή, καταγράψτε το ξεχωριστά. Εφόσον εγκριθεί, οι ημέρες χωρίς προγραμματισμό θα γίνουν 2. Μέχρι τότε, το αίτημα παραμένει εκκρεμές.
Προσέξτε τη διπλή αφαίρεση: αν το σύστημά σας έχει ήδη αφαιρέσει τις εγκεκριμένες μελλοντικές άδειες από το εμφανιζόμενο υπόλοιπο, δεν τις αφαιρείτε ξανά. Συμφωνήστε πρώτα τι ακριβώς εκφράζει κάθε αριθμός που βλέπουν το HR και ο εργαζόμενος.
Ελέγξτε τις εργάσιμες ημέρες και την κάλυψη της ομάδας
Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης δεν αρκούν για τον αριθμό ημερών άδειας. Στην κανονική άδεια υπολογίζονται οι εργάσιμες ημέρες. Οι Κυριακές και οι αργίες δεν προσμετρώνται, ενώ στην πενθήμερη εργασία δεν προσμετράται ούτε η ημέρα ανάπαυσης λόγω πενθημέρου. Η Επιθεώρηση Εργασίας εξηγεί τον υπολογισμό των ημερών άδειας. Ελέγξτε τις ημέρες με βάση το πρόγραμμα εργασίας του καθενός.
Στη συνέχεια δείτε μαζί τις εγκεκριμένες και τις προτεινόμενες απουσίες. Σε ένα τμήμα εξυπηρέτησης τεσσάρων ατόμων, για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζονται τουλάχιστον δύο διαθέσιμοι συνάδελφοι ανά ημέρα. Τρία αιτήματα για την ίδια εβδομάδα χρειάζονται συνεννόηση πριν οριστικοποιηθούν.
Ορίστε ποιος αναλαμβάνει τις βασικές εργασίες, ποιος καλύπτει κάθε συνάδελφο και πότε θα απαντηθούν τα αιτήματα. Αν η ομάδα δουλεύει με πρόγραμμα βαρδιών, περάστε τις εγκεκριμένες άδειες στον προγραμματισμό της αντίστοιχης περιόδου.
Μέχρι πότε πρέπει να χορηγηθεί η κανονική άδεια;
Ο έλεγχος πριν από το τέλος του έτους βοηθά τον προγραμματισμό. Η προθεσμία χορήγησης της ετήσιας κανονικής άδειας φτάνει μέχρι τη λήξη του πρώτου τριμήνου του επόμενου ημερολογιακού έτους. Για την άδεια του 2026, αυτό σημαίνει έως τις 31 Μαρτίου 2027. Ο εργοδότης υποχρεούται επίσης να χορηγήσει την αιτηθείσα άδεια εντός δύο μηνών από το σχετικό αίτημα, μέσα στα παραπάνω χρονικά όρια. Αυτά περιγράφονται στις συχνές ερωτήσεις της Επιθεώρησης Εργασίας.
Για τον εσωτερικό έλεγχο, παρακολουθήστε διακριτά σε ποιο έτος αντιστοιχούν οι ημέρες που απομένουν. Η αλλαγή του ημερολογίου δεν είναι λόγος να χαθούν από την καταγραφή ούτε να αναμειχθούν χωρίς διάκριση με το νέο δικαίωμα. Ολοκληρώστε τον προγραμματισμό τους με συγκεκριμένες ημερομηνίες.
Checklist πριν οριστικοποιήσετε τις άδειες
- Επιβεβαιώστε το δικαίωμα και τις ληφθείσες ημέρες ανά εργαζόμενο.
- Ελέγξτε ότι οι ακυρώσεις και οι διορθώσεις έχουν καταχωριστεί.
- Ξεχωρίστε εγκεκριμένες μελλοντικές άδειες και εκκρεμή αιτήματα.
- Ελέγξτε εργάσιμες ημέρες, αργίες και επικαλύψεις στην ομάδα.
- Ενημερώστε κάθε εργαζόμενο για το υπόλοιπο και τις εγκρίσεις του.
- Κρατήστε ενημερωμένο ημερολόγιο, με υπεύθυνο για κάθε εκκρεμότητα.
Αιτήματα, εγκρίσεις και υπόλοιπα στο Liberty Core
Στο πρόγραμμα αδειών προσωπικού του Liberty Core, ο εργαζόμενος υποβάλλει το αίτημά του και ο υπεύθυνος το εξετάζει μαζί με τις απουσίες της ομάδας. Με την έγκριση ενημερώνονται το υπόλοιπο και το ημερολόγιο, ενώ η απόφαση παραμένει στο ιστορικό.
Μπορείτε να δοκιμάσετε τη διαδικασία στη διαδραστική επίδειξη αδειών. Επιλέξτε ημέρες, υποβάλετε το αίτημα και εγκρίνετέ το για να δείτε πώς αλλάζουν η κατάσταση, το υπόλοιπο και το ημερολόγιο.
