Μία απουσία είναι ένα γεγονός. Επαναλαμβανόμενες απουσίες, όμως, δημιουργούν δεδομένα. Και όταν αυτά τα δεδομένα οργανώνονται σωστά, μπορούν να αποκαλύψουν πολύ περισσότερα για τη λειτουργία μιας επιχείρησης από όσα φαίνονται με την πρώτη ματιά. Η απουσία ενός εργαζομένου δεν επηρεάζει μόνο το αν βρίσκεται ή όχι στη θέση εργασίας του. Μπορεί να απαιτήσει αλλαγή βάρδιας, ανακατανομή εργασιών, πρόσθετες ώρες από άλλον εργαζόμενο, επικοινωνία με managers και διορθώσεις στον προγραμματισμό. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να επηρεάσει ακόμη και τη δυνατότητα μιας ομάδας να διατηρήσει την αναμενόμενη λειτουργική της δυναμικότητα. Για αυτό η σωστή διαχείριση απουσιών δεν είναι απλώς μια διοικητική υποχρέωση του HR. Είναι μέρος της συνολικής επιχειρησιακής οργάνωσης.

Το πραγματικό πρόβλημα εμφανίζεται όταν η επιχείρηση γνωρίζει ότι υπάρχουν απουσίες αλλά δεν μπορεί εύκολα να καταλάβει την επίδρασή τους. Αν οι άδειες βρίσκονται σε ένα Excel, οι βάρδιες σε διαφορετικό αρχείο, οι πραγματικές ώρες εργασίας σε άλλο σύστημα και οι αλλαγές έχουν συμφωνηθεί μέσα από emails ή μηνύματα, κάθε απουσία δημιουργεί μια μικρή αλυσίδα πληροφοριών που πρέπει να συνδεθεί χειροκίνητα. Έτσι, ένα γεγονός που θα έπρεπε να αποτελεί μέρος μιας οργανωμένης ροής μετατρέπεται σε διοικητική εργασία. Και όπως είδαμε στο άρθρο για το πραγματικό κόστος της κακής διαχείρισης προσωπικού, αυτές οι μικρές καθημερινές διαδικασίες μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικό λειτουργικό κόστος όταν επαναλαμβάνονται σε ολόκληρη την επιχείρηση.

Η απουσία δεν αφορά μόνο έναν εργαζόμενο

Όταν ένας εργαζόμενος απουσιάζει, η επίδραση μπορεί να εξαπλωθεί σε ολόκληρη την ομάδα. Κάποιος άλλος μπορεί να χρειαστεί να καλύψει μέρος της εργασίας, ένας manager να αναπροσαρμόσει το πρόγραμμα ή μια βάρδια να χρειαστεί διαφορετική στελέχωση. Αν η απουσία είναι προγραμματισμένη, όπως μια εγκεκριμένη άδεια, η επιχείρηση έχει συνήθως τη δυνατότητα να οργανωθεί εγκαίρως. Αν είναι απρόβλεπτη, ο χρόνος αντίδρασης μειώνεται σημαντικά. Αυτό σημαίνει ότι η αξία ενός οργανωμένου συστήματος δεν βρίσκεται μόνο στην καταγραφή του ποιος απουσιάζει, αλλά στη δυνατότητα να υπάρχει άμεσα ξεκάθαρη εικόνα για το πώς επηρεάζεται το υπόλοιπο πρόγραμμα. Η διαχείριση βαρδιών προσωπικού και η διαχείριση απουσιών είναι επομένως δύο διαδικασίες που στην πραγματική λειτουργία μιας εταιρείας είναι άμεσα συνδεδεμένες.

Το πραγματικό κόστος μιας απουσίας

Το κόστος δεν πρέπει να υπολογίζεται μόνο με βάση τις ώρες που δεν εργάστηκε ένα άτομο. Αν χρειαστεί αντικατάσταση, υπερωρία, αλλαγή προγράμματος ή επιπλέον διοικητική εργασία, η συνολική επίδραση είναι διαφορετική. Ακόμη και όταν δεν υπάρχει άμεσο πρόσθετο οικονομικό κόστος, μπορεί να υπάρχει κόστος ευκαιρίας: ένας manager αφιερώνει χρόνο στην αναδιοργάνωση αντί σε άλλες εργασίες, η ομάδα λειτουργεί με μικρότερη διαθέσιμη δυναμικότητα ή μια εργασία μεταφέρεται σε επόμενη ημέρα. Δεν σημαίνει ότι κάθε απουσία αποτελεί πρόβλημα ούτε ότι πρέπει να αξιολογείται αρνητικά. Οι άδειες και οι νόμιμες απουσίες αποτελούν φυσιολογικό μέρος της εργασιακής ζωής. Το επιχειρηματικό ζήτημα είναι αν η εταιρεία διαθέτει τις διαδικασίες και τα δεδομένα που χρειάζεται ώστε να διαχειρίζεται την επίδρασή τους χωρίς περιττή αναστάτωση.

Όταν οι απουσίες δημιουργούν υπερωρίες

Ένα από τα πιο χαρακτηριστικά παραδείγματα της σχέσης μεταξύ διαφορετικών HR δεδομένων είναι η σύνδεση απουσιών και υπερωριών. Αν μια ομάδα λειτουργεί με συγκεκριμένο αριθμό ανθρώπων και ένας εργαζόμενος απουσιάσει, η κάλυψη μπορεί να απαιτήσει περισσότερες ώρες από κάποιον άλλο. Αν αυτό συμβαίνει περιστασιακά, πιθανότατα αποτελεί μέρος της φυσιολογικής λειτουργίας. Αν όμως εμφανίζεται συστηματικά, η διοίκηση χρειάζεται να μπορεί να το δει. Η σωστή καταγραφή υπερωριών αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν μπορεί να εξεταστεί μαζί με τα υπόλοιπα δεδομένα προσωπικού. Μια αύξηση υπερωριών χωρίς το αντίστοιχο context είναι απλώς ένας αριθμός. Όταν όμως μπορεί να συσχετιστεί με περιόδους απουσιών, φόρτο εργασίας ή ανάγκες συγκεκριμένων βαρδιών, μετατρέπεται σε χρήσιμη επιχειρησιακή πληροφορία.

Μην κοιτάτε μόνο πόσες απουσίες υπάρχουν

Ένας συνολικός αριθμός απουσιών από μόνος του λέει πολύ λίγα. Δέκα ημέρες απουσίας μπορεί να έχουν εντελώς διαφορετική σημασία ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας, τη χρονική περίοδο, τον τρόπο κατανομής τους και τη φύση της λειτουργίας. Για αυτό τα δεδομένα πρέπει να εξετάζονται με context και όχι να χρησιμοποιούνται για αυθαίρετα συμπεράσματα σχετικά με μεμονωμένους εργαζομένους. Η πραγματική αξία βρίσκεται στον εντοπισμό λειτουργικών patterns. Υπάρχουν περίοδοι στις οποίες η επιχείρηση δυσκολεύεται επανειλημμένα να καλύψει τις ανάγκες της; Υπάρχουν τμήματα στα οποία μια απουσία οδηγεί συστηματικά σε υπερωρίες; Υπάρχουν προγράμματα εργασίας χωρίς αρκετή ευελιξία ώστε να απορροφούν απρόβλεπτες αλλαγές; Αυτά είναι ερωτήματα διοίκησης και σχεδιασμού, όχι εργαλεία επιτήρησης του προσωπικού.

Absence Rate: ένας χρήσιμος δείκτης όταν διαβάζεται σωστά

Ένας από τους δείκτες που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια επιχείρηση είναι το Absence Rate, δηλαδή το ποσοστό του προγραμματισμένου χρόνου εργασίας που χάθηκε λόγω απουσιών μέσα σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Ο δείκτης μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση μεταβολών και στη σύγκριση διαφορετικών χρονικών περιόδων, αλλά δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται απομονωμένα. Μια μεταβολή μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές εξηγήσεις και απαιτεί πάντα το κατάλληλο πλαίσιο. Όπως συμβαίνει και με τους δείκτες απόδοσης μιας HR ομάδας, ένα KPI δεν αποτελεί από μόνο του απόφαση. Είναι ένα εργαλείο που βοηθά τη διοίκηση να εντοπίσει πού αξίζει να εξετάσει βαθύτερα τα δεδομένα και τις διαδικασίες της.

Τα patterns δεν φαίνονται εύκολα σε απομονωμένα Excel

Η καταγραφή μιας απουσίας σε ένα spreadsheet είναι εύκολη. Η δυσκολία ξεκινά όταν η επιχείρηση θέλει να απαντήσει σε πιο σύνθετα ερωτήματα. Πόσες απουσίες υπήρχαν ανά μήνα; Πώς επηρέασαν τις βάρδιες; Υπήρξε αντίστοιχη αύξηση υπερωριών; Ποιες ημέρες ή περίοδοι παρουσιάζουν μεγαλύτερη ανάγκη κάλυψης; Όταν οι πληροφορίες βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία, η απάντηση απαιτεί συγκέντρωση, καθαρισμό και αντιστοίχιση δεδομένων πριν ξεκινήσει καν η ανάλυση. Αυτός είναι ένας από τους λόγους που η ψηφιοποίηση της διαχείρισης προσωπικού δεν αφορά απλώς την αντικατάσταση του χαρτιού με μια οθόνη. Αφορά τη δημιουργία δομημένων δεδομένων που μπορούν πραγματικά να χρησιμοποιηθούν.

Προγραμματισμένη και απρόβλεπτη απουσία

Δεν έχουν όλες οι απουσίες την ίδια επίδραση στην επιχείρηση. Μια προγραμματισμένη άδεια μπορεί να ενσωματωθεί εγκαίρως στο πρόγραμμα, επιτρέποντας στον manager να οργανώσει διαφορετικά τις βάρδιες ή τις εργασίες. Μια απρόβλεπτη απουσία απαιτεί γρηγορότερη αντίδραση και μπορεί να δημιουργήσει μεγαλύτερη πίεση στην ομάδα. Για αυτό η σωστή διαχείριση αδειών προσωπικού έχει άμεση σχέση με τον επιχειρησιακό προγραμματισμό. Όσο νωρίτερα καταγράφεται και εγκρίνεται μια προγραμματισμένη απουσία, τόσο μεγαλύτερο περιθώριο έχει η επιχείρηση να προσαρμοστεί. Και όταν οι προγραμματισμένες και οι πραγματικές απουσίες βρίσκονται στο ίδιο πληροφοριακό περιβάλλον, η διοίκηση μπορεί να ξεχωρίσει πολύ ευκολότερα τι είχε προβλεφθεί και τι χρειάστηκε έκτακτη διαχείριση.

Από την καταγραφή στην πραγματική επιχειρησιακή εικόνα

Η συλλογή δεδομένων έχει περιορισμένη αξία αν δεν οδηγεί σε καλύτερη πληροφόρηση. Όταν παρουσίες, απουσίες, άδειες, ώρες και βάρδιες συγκεντρώνονται με συνέπεια, μπορούν να τροφοδοτήσουν ουσιαστικές αναφορές HR και να δώσουν στη διοίκηση μια πολύ καθαρότερη εικόνα της λειτουργίας της. Το σημαντικό εδώ είναι η σύνδεση των δεδομένων. Η διοίκηση δεν χρειάζεται απλώς να γνωρίζει ότι καταγράφηκαν Χ απουσίες. Χρειάζεται, όταν υπάρχει επιχειρηματικός λόγος, να μπορεί να εξετάσει τι συνέβαινε την ίδια περίοδο στις βάρδιες, στις ώρες εργασίας και στις ανάγκες στελέχωσης. Έτσι η πληροφορία μετατρέπεται από ιστορικό αρχείο σε εργαλείο προγραμματισμού.

Μία πηγή δεδομένων αντί για διαφορετικές εκδοχές της αλήθειας

Η αξία της ανάλυσης εξαρτάται από την αξιοπιστία των δεδομένων πάνω στα οποία βασίζεται. Αν το HR έχει ένα αρχείο, ο manager ένα δεύτερο και το λογιστήριο ένα τρίτο, ακόμη και η καλύτερη αναφορά ξεκινά από μια προβληματική βάση. Η λογική του Single Source of Truth για τα δεδομένα προσωπικού αντιμετωπίζει ακριβώς αυτό το πρόβλημα. Όταν η πληροφορία καταγράφεται σε ένα ενιαίο σύστημα και οι διαφορετικές λειτουργίες αντλούν δεδομένα από την ίδια αξιόπιστη πηγή, μειώνονται οι χειροκίνητες αντιστοιχίσεις, οι διαφορετικές εκδοχές και ο χρόνος που απαιτείται για επιβεβαίωση. Η επιχείρηση δεν χρειάζεται κάθε φορά να ανακατασκευάζει τι συνέβη. Μπορεί να ξεκινά την ανάλυση από μια κοινή εικόνα.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core σχεδιάστηκε ώστε οι βασικές λειτουργίες διαχείρισης προσωπικού να μην αντιμετωπίζονται ως απομονωμένα αρχεία και διαδικασίες. Παρουσίες, άδειες, απουσίες, βάρδιες, χρόνος εργασίας, υπερωρίες, στοιχεία εργαζομένων και αναφορές μπορούν να αποτελούν μέρη ενός ενιαίου περιβάλλοντος, δίνοντας στη διοίκηση πιο καθαρή εικόνα της πραγματικής λειτουργίας της ομάδας. Ο στόχος δεν είναι να συλλέγονται περισσότερα δεδομένα για τους εργαζομένους επειδή απλώς υπάρχει η τεχνική δυνατότητα. Είναι να οργανώνονται σωστά τα δεδομένα που η επιχείρηση χρειάζεται ούτως ή άλλως για τη λειτουργία της, με τις κατάλληλες διαδικασίες και δικαιώματα πρόσβασης. Όταν μια απουσία μπορεί να εξεταστεί στο σωστό επιχειρησιακό πλαίσιο και όχι ως ένας απομονωμένος αριθμός, η επιχείρηση αποκτά κάτι πολύ σημαντικότερο από ένα ψηφιακό παρουσιολόγιο: αποκτά τη δυνατότητα να οργανώνει καλύτερα τους πόρους της, να αντιλαμβάνεται έγκαιρα λειτουργικά μοτίβα και να σχεδιάζει την επόμενη ημέρα με πραγματικά δεδομένα.