Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικά όταν οι πληροφορίες που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό της είναι διασκορπισμένες σε διαφορετικά εργαλεία, αρχεία και ανθρώπους. Παρ' όλα αυτά, αυτή εξακολουθεί να είναι η καθημερινότητα για πολλές ελληνικές επιχειρήσεις.

Οι παρουσίες καταγράφονται σε ένα Excel, οι άδειες εγκρίνονται μέσω email, οι βάρδιες αποστέλλονται σε εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, οι υπερωρίες συγκεντρώνονται σε ξεχωριστό αρχείο και το λογιστήριο περιμένει κάθε μήνα να συλλέξει όλα αυτά τα στοιχεία για να ολοκληρώσει τη μισθοδοσία. Κάθε διαδικασία μπορεί να φαίνεται ότι λειτουργεί από μόνη της, όμως η συνολική εικόνα είναι κατακερματισμένη.

Το πραγματικό πρόβλημα δεν είναι ότι χρησιμοποιούνται πολλά εργαλεία. Είναι ότι κανένα από αυτά δεν αποτελεί το κεντρικό σημείο αναφοράς για την επιχείρηση. Όταν δεν υπάρχει μία ενιαία και αξιόπιστη πηγή δεδομένων, οι άνθρωποι αφιερώνουν χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών αντί να αξιοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να λαμβάνουν αποφάσεις. Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης προσωπικού δημιουργεί ακριβώς αυτή τη μοναδική πηγή αλήθειας, επιτρέποντας σε κάθε τμήμα να εργάζεται πάνω στα ίδια, ενημερωμένα δεδομένα.

Το μεγαλύτερο πρόβλημα δεν είναι τα δεδομένα, αλλά ο κατακερματισμός τους

Οι περισσότερες επιχειρήσεις διαθέτουν ήδη όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να οργανώσουν σωστά το ανθρώπινο δυναμικό τους. Γνωρίζουν ποιοι εργαζόμενοι απουσιάζουν, ποιες υπερωρίες πραγματοποιήθηκαν, ποιες άδειες εγκρίθηκαν και ποιες βάρδιες έχουν προγραμματιστεί.

Το πρόβλημα είναι ότι κάθε πληροφορία βρίσκεται σε διαφορετικό σημείο και ενημερώνεται από διαφορετικούς ανθρώπους. Έτσι, ακόμη και μια απλή ερώτηση, όπως ποιοι εργαζόμενοι βρίσκονται σήμερα σε άδεια ή πόσες υπερωρίες πραγματοποιήθηκαν τον προηγούμενο μήνα, μπορεί να απαιτεί αναζήτηση σε πολλαπλά αρχεία και επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών τμημάτων. Όσο μεγαλώνει η επιχείρηση, τόσο περισσότερο αυξάνεται αυτή η πολυπλοκότητα και τόσο δυσκολότερο γίνεται να υπάρχει μία ξεκάθαρη εικόνα της πραγματικής κατάστασης.

Μία πληροφορία πρέπει να καταχωρίζεται μόνο μία φορά

Ένας από τους βασικούς κανόνες των σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων είναι ότι κάθε πληροφορία πρέπει να καταχωρίζεται μία φορά και να είναι διαθέσιμη σε όλες τις διαδικασίες που τη χρειάζονται. Όταν μια άδεια εγκρίνεται, δεν θα πρέπει να απαιτείται δεύτερη καταχώριση για το λογιστήριο ή τρίτη ενημέρωση για τον υπεύθυνο βαρδιών.

Αντίστοιχα, μια αλλαγή στο ωράριο ενός εργαζομένου δεν θα πρέπει να ενημερώνεται χειροκίνητα σε διαφορετικά αρχεία. Όσο περισσότερες φορές αντιγράφεται η ίδια πληροφορία, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες λάθους, ενώ ταυτόχρονα χάνεται πολύτιμος χρόνος σε εργασίες που δεν προσθέτουν πραγματική αξία στην επιχείρηση.

Όταν όλοι βλέπουν διαφορετικά δεδομένα, κανείς δεν έχει τη σωστή εικόνα

Ένα συχνό φαινόμενο στις επιχειρήσεις είναι κάθε τμήμα να διατηρεί τη δική του εκδοχή της πραγματικότητας. Ο υπεύθυνος προσωπικού διαθέτει ένα αρχείο, ο διευθυντής ενός τμήματος ένα δεύτερο, το λογιστήριο ένα τρίτο και η διοίκηση ενημερώνεται μέσα από αποσπασματικές αναφορές.

Το αποτέλεσμα είναι να δημιουργούνται ασυμφωνίες, καθυστερήσεις και συνεχείς έλεγχοι για να επιβεβαιωθεί ποια πληροφορία είναι η σωστή. Η ύπαρξη ενός ενιαίου συστήματος δεν εξυπηρετεί μόνο την αποθήκευση των δεδομένων, αλλά κυρίως διασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται πάνω στην ίδια εικόνα της επιχείρησης, μειώνοντας τις παρερμηνείες και επιταχύνοντας τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων.

Η καλύτερη πληροφόρηση οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις

Η πραγματική αξία ενός συστήματος διαχείρισης προσωπικού δεν βρίσκεται στην καταγραφή παρουσιών ή αδειών. Βρίσκεται στην ικανότητα της διοίκησης να αποκτά άμεσα μια ολοκληρωμένη εικόνα για το ανθρώπινο δυναμικό της. Όταν οι πληροφορίες είναι αξιόπιστες και ενημερωμένες, οι managers μπορούν να εντοπίσουν εγκαίρως αυξημένες υπερωρίες, επαναλαμβανόμενες απουσίες, ανάγκες στελέχωσης ή αλλαγές που επηρεάζουν την παραγωγικότητα.

Όπως αναλύσαμε και στο άρθρο για τις αναφορές HR, τα δεδομένα αποκτούν πραγματική αξία όταν μετατρέπονται σε χρήσιμη γνώση και όχι όταν παραμένουν αποθηκευμένα σε διαφορετικά αρχεία.

Όλες οι διαδικασίες λειτουργούν καλύτερα όταν συνεργάζονται

Η διαχείριση προσωπικού δεν αποτελείται από ανεξάρτητες λειτουργίες. Η διαχείριση βαρδιών, η παρακολούθηση αδειών, η καταγραφή υπερωριών, οι παρουσίες και η υποστήριξη μισθοδοσίας αποτελούν τμήματα της ίδιας επιχειρησιακής διαδικασίας.

Όταν κάθε λειτουργία χρησιμοποιεί διαφορετικά εργαλεία, δημιουργούνται καθυστερήσεις και περιττές επαναλήψεις. Όταν όμως όλα λειτουργούν μέσα στο ίδιο περιβάλλον, η πληροφορία ρέει αυτόματα από τη μία διαδικασία στην άλλη, μειώνοντας τη χειροκίνητη εργασία και αυξάνοντας την αξιοπιστία ολόκληρου του οργανισμού.

Ένα σύστημα δεν οργανώνει μόνο το HR. Οργανώνει ολόκληρη την επιχείρηση.

Συχνά αντιμετωπίζουμε τα συστήματα HR ως εργαλεία που αφορούν αποκλειστικά το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Στην πράξη όμως, επηρεάζουν ολόκληρη την επιχείρηση. Η διοίκηση αποκτά καλύτερη εικόνα, οι managers οργανώνουν αποτελεσματικότερα τις ομάδες τους, το λογιστήριο λαμβάνει πιο αξιόπιστα στοιχεία και οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι όλες οι διαδικασίες ακολουθούν συγκεκριμένους κανόνες.

Η ύπαρξη ενός ενιαίου συστήματος ενισχύει τη διαφάνεια, περιορίζει τις παρερμηνείες και δημιουργεί μια κοινή βάση πάνω στην οποία μπορούν να συνεργαστούν όλα τα τμήματα.

Η προσέγγιση του Liberty Core

Το Liberty Core σχεδιάστηκε με αυτή ακριβώς τη φιλοσοφία. Δεν αποτελεί απλώς ένα εργαλείο καταγραφής παρουσιών ή διαχείρισης αδειών, αλλά το κεντρικό σημείο όπου συγκεντρώνονται όλα τα δεδομένα που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης.

Παρουσίες, βάρδιες, άδειες, υπερωρίες, στοιχεία εργαζομένων και αναφορές λειτουργούν μέσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον, επιτρέποντας στη διοίκηση να βασίζεται σε μία αξιόπιστη εικόνα αντί για διάσπαρτες πληροφορίες. Όσο μια επιχείρηση αναπτύσσεται, τόσο σημαντικότερο γίνεται να διαθέτει ένα σύστημα που δεν καταγράφει απλώς δεδομένα, αλλά οργανώνει τη λειτουργία της και υποστηρίζει τη λήψη καλύτερων αποφάσεων. Γιατί τελικά, η μεγαλύτερη αξία δεν βρίσκεται στις πληροφορίες που διαθέτει μια εταιρεία, αλλά στο πόσο εύκολα μπορεί να τις αξιοποιήσει.