Ένα σωστό brief για εταιρική ιστοσελίδα δεν χρειάζεται να είναι ένα μεγάλο τεχνικό έγγραφο. Χρειάζεται να εξηγεί με σαφήνεια γιατί γίνεται το έργο, σε ποιους απευθύνεται και ποιο αποτέλεσμα πρέπει να παράγει. Όταν αυτές οι πληροφορίες λείπουν, η συζήτηση ξεκινά συνήθως από χρώματα, σελίδες και μεμονωμένα features. Έτσι όμως μια σημαντική επιχειρηματική επένδυση κινδυνεύει να αντιμετωπιστεί σαν μια απλή αισθητική εργασία.

Το brief δημιουργεί ένα κοινό σημείο αναφοράς ανάμεσα στην επιχείρηση και τον συνεργάτη που θα αναλάβει τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη. Δεν δίνει όλες τις απαντήσεις πριν ξεκινήσει το discovery, αλλά οργανώνει τις σωστές ερωτήσεις. Βοηθά να συγκριθούν προσφορές με ουσιαστικά κριτήρια, να περιοριστούν οι λανθασμένες υποθέσεις και να δημιουργηθεί ένα ρεαλιστικό scope για το έργο.

Τι είναι ένα website brief;

Το website brief είναι μια σύντομη περιγραφή της επιχειρηματικής ανάγκης, του κοινού, των στόχων και των βασικών απαιτήσεων μιας νέας ιστοσελίδας ή ενός redesign. Περιγράφει το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα ληφθούν οι αποφάσεις για τη δομή, το περιεχόμενο, την οπτική κατεύθυνση και την τεχνική υλοποίηση. Δεν είναι sitemap, design proposal ή πλήρης τεχνική προδιαγραφή. Αυτά μπορούν να προκύψουν ως επόμενα παραδοτέα.

Ένα χρήσιμο brief είναι αρκετά συγκεκριμένο ώστε να αποκαλύπτει τι πραγματικά χρειάζεται η επιχείρηση, αλλά όχι τόσο περιοριστικό ώστε να προδιαγράφει τη λύση πριν γίνει η απαραίτητη έρευνα. Για παράδειγμα, το «θέλουμε chatbot στην αρχική» προτείνει ήδη ένα feature. Το «δεχόμαστε επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις πριν από κάθε αίτημα επικοινωνίας» περιγράφει το πρόβλημα και αφήνει χώρο να σχεδιαστεί η καταλληλότερη λύση.

Ξεκινήστε από τον λόγο που γίνεται το έργο

Η πρώτη ενότητα πρέπει να εξηγεί τι έχει αλλάξει και γιατί η εταιρεία εξετάζει μια νέα ιστοσελίδα τώρα. Μπορεί η σημερινή παρουσία να μην εκφράζει πλέον το brand, να δυσκολεύει την ενημέρωση περιεχομένου, να μη δημιουργεί ποιοτικά leads ή να μην υποστηρίζει νέες υπηρεσίες και αγορές. Η αιτία επηρεάζει άμεσα τις προτεραιότητες. Ένα redesign που γίνεται για ενίσχυση της αξιοπιστίας χρειάζεται διαφορετική προσέγγιση από ένα website που πρέπει να υποστηρίξει συστηματική παραγωγή αιτημάτων.

Αν υπάρχει ήδη ιστοσελίδα, καταγράψτε τι λειτουργεί και τι όχι. Δεν χρειάζεται να απορριφθούν αυτόματα όλα τα υπάρχοντα στοιχεία. Σε ένα redesign ιστοσελίδας έχει αξία να διατηρηθούν όσα εξυπηρετούν τους χρήστες και να επανασχεδιαστούν όσα δημιουργούν εμπόδια. Analytics, αιτήματα πελατών και παρατηρήσεις της ομάδας μπορούν να δώσουν πολύ καλύτερη εικόνα από μια γενική δήλωση ότι «το site είναι παλιό».

Ορίστε μετρήσιμους στόχους

Η φράση «θέλουμε μια σύγχρονη ιστοσελίδα» περιγράφει μια επιθυμητή εντύπωση, όχι ένα επιχειρηματικό αποτέλεσμα. Το brief πρέπει να αναφέρει τι θέλει να βελτιώσει η εταιρεία: περισσότερα κατάλληλα αιτήματα επικοινωνίας, καλύτερη παρουσίαση υπηρεσιών, ευκολότερη πρόσληψη προσωπικού, είσοδο σε νέα αγορά, λιγότερες επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις ή ταχύτερη δημοσίευση περιεχομένου.

Οι στόχοι δεν χρειάζεται να έχουν όλοι από την πρώτη ημέρα έναν τέλειο αριθμητικό δείκτη. Πρέπει όμως να μπορούν να συνδεθούν με παρατηρήσιμη συμπεριφορά. Αν ο στόχος είναι η παραγωγή leads, μπορεί να παρακολουθείται η ολοκλήρωση της φόρμας και η ποιότητα των αιτημάτων. Αν είναι η καλύτερη ενημέρωση υποψηφίων πελατών, μπορούν να αξιολογηθούν οι επισκέψεις σε κρίσιμες σελίδες και τα ερωτήματα που φτάνουν στην εμπορική ομάδα.

Περιγράψτε το κοινό με πραγματικά κριτήρια

Το «απευθυνόμαστε σε όλες τις επιχειρήσεις» δεν βοηθά να ληφθούν αποφάσεις. Ένας διευθυντής που αξιολογεί μια B2B συνεργασία, ένας τεχνικός υπεύθυνος που ελέγχει προδιαγραφές και ένας υποψήφιος εργαζόμενος αναζητούν διαφορετική πληροφορία. Το brief πρέπει να προσδιορίζει τις βασικές ομάδες κοινού, τι γνωρίζουν ήδη, τι θέλουν να επιτύχουν και ποιες αντιρρήσεις μπορεί να έχουν.

Χρήσιμες πληροφορίες είναι ο ρόλος του αγοραστή, το μέγεθος ή ο κλάδος της επιχείρησής του, η γεωγραφική αγορά και το στάδιο στο οποίο βρίσκεται όταν επισκέπτεται το website. Η εταιρική ιστοσελίδα B2B πρέπει συχνά να υποστηρίζει περισσότερους από έναν ανθρώπους στην ίδια απόφαση αγοράς. Για αυτό το περιεχόμενο χρειάζεται να απαντά τόσο στην επιχειρηματική αξία όσο και στις πρακτικές ερωτήσεις αξιολόγησης.

Καταγράψτε καθαρά τις υπηρεσίες και την πρόταση αξίας

Πριν σχεδιαστεί η πλοήγηση, πρέπει να είναι ξεκάθαρο τι ακριβώς προσφέρει η εταιρεία και ποιες υπηρεσίες αποτελούν προτεραιότητα. Αν η σημερινή ορολογία είναι εσωτερική ή πολύ τεχνική, σημειώστε πώς περιγράφουν οι πελάτες την ανάγκη τους. Η γλώσσα του website πρέπει να γεφυρώνει την εξειδίκευση της εταιρείας με τον τρόπο που αντιλαμβάνεται το πρόβλημα ο επισκέπτης.

Το brief μπορεί επίσης να αναφέρει τα βασικά σημεία διαφοροποίησης. Δεν αρκούν γενικές εκφράσεις όπως «ποιότητα» και «εξυπηρέτηση». Πιο χρήσιμα είναι συγκεκριμένα στοιχεία: εξειδίκευση σε έναν κλάδο, ιδιόκτητη μεθοδολογία, ενιαία ομάδα υλοποίησης, πιστοποιήσεις, ταχύτερος χρόνος παράδοσης ή υποστήριξη μετά το launch. Αυτά τα στοιχεία αποτελούν πρώτη ύλη για σαφές εταιρικό brand messaging.

Προτείνετε περιεχόμενο, όχι απλώς αριθμό σελίδων

Μια λίστα όπως «αρχική, εταιρεία, υπηρεσίες, επικοινωνία» είναι ένα σημείο εκκίνησης, αλλά δεν εξηγεί τι πρέπει να μάθει ή να κάνει ο χρήστης σε κάθε σελίδα. Το brief είναι πιο χρήσιμο όταν καταγράφει τις βασικές ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν. Πώς παρουσιάζεται κάθε υπηρεσία; Χρειάζονται έργα ή case studies; Υπάρχουν κλάδοι με διαφορετικές ανάγκες; Θα δημοσιεύεται αρθρογραφία; Ποια στοιχεία δημιουργούν εμπιστοσύνη;

Η τελική δομή του εταιρικού περιεχομένου πρέπει να προκύπτει από το κοινό και τους στόχους, όχι από το οργανόγραμμα της εταιρείας. Είναι επίσης σημαντικό να οριστεί ποιος θα γράψει, θα εγκρίνει και θα παραδώσει τα κείμενα. Πολλά έργα καθυστερούν όχι λόγω ανάπτυξης, αλλά επειδή το περιεχόμενο δεν είχε πραγματικό υπεύθυνο και χρονοδιάγραμμα.

Ξεχωρίστε τις απαραίτητες λειτουργίες από τις ιδέες

Φόρμες, πολυγλωσσικότητα, αναζήτηση, blog, σύνδεση με CRM, newsletter, portal πελατών και online πληρωμές έχουν διαφορετικό βάρος σε κάθε έργο. Καταγράψτε πρώτα τι πρέπει οπωσδήποτε να λειτουργεί στο launch. Στη συνέχεια δημιουργήστε μια δεύτερη λίστα με λειτουργίες που θα μπορούσαν να εξεταστούν αργότερα. Αυτή η διάκριση προστατεύει το budget και βοηθά να παραδοθεί μια συνεκτική πρώτη έκδοση.

Κάθε απαίτηση χρειάζεται να συνδέεται με ένα πραγματικό σενάριο. Αν ζητείται σύνδεση με CRM, ποια δεδομένα πρέπει να μεταφέρονται και ποια ομάδα θα τα χρησιμοποιεί; Αν ζητείται πολυγλωσσικότητα, ποιος θα διαχειρίζεται τις μεταφράσεις; Αν χρειάζεται φόρμα ενδιαφέροντος, ποιος θα λαμβάνει το αίτημα και ποια είναι η επόμενη ενέργεια; Έτσι οι λειτουργίες παύουν να είναι μια αφηρημένη checklist και γίνονται μέρος μιας ολοκληρωμένης ροής.

Δώστε πλαίσιο για την οπτική κατεύθυνση

Οι αισθητικές αναφορές βοηθούν, αρκεί να συνοδεύονται από αιτιολόγηση. Αντί για «μας αρέσει αυτό το site», εξηγήστε αν εκτιμάτε την καθαρή δομή, τον τρόπο παρουσίασης έργων, την τυπογραφία ή την αίσθηση αξιοπιστίας. Έτσι ο σχεδιαστής καταλαβαίνει την αρχή πίσω από την αναφορά και δεν οδηγείται σε επιφανειακή αντιγραφή.

Συμπεριλάβετε το λογότυπο, τα διαθέσιμα brand guidelines, τις γραμματοσειρές, τη χρωματική παλέτα και παραδείγματα υλικού που χρησιμοποιεί ήδη η εταιρεία. Αν η οπτική ταυτότητα της επιχείρησης χρειάζεται επίσης ανανέωση, αυτό πρέπει να αναφερθεί από την αρχή. Η προσπάθεια να λυθεί ένα πρόβλημα ταυτότητας μόνο μέσα από το website συνήθως δημιουργεί ασυνέπεια στα υπόλοιπα σημεία επικοινωνίας.

Καταγράψτε τα τεχνικά δεδομένα που ήδη γνωρίζετε

Δεν χρειάζεται να επιλέξετε framework ή CMS μέσα στο brief. Χρειάζεται όμως να αναφέρετε τις υπάρχουσες υποδομές: domain, hosting, εταιρικά emails, analytics, consent platform, CRM, εργαλεία marketing και οποιοδήποτε σύστημα πρέπει να παραμείνει ενεργό. Αν υπάρχουν δεδομένα ή άρθρα που θα μεταφερθούν, δώστε μια πρώτη εικόνα του όγκου και της μορφής τους.

Σημειώστε επίσης ποιοι άνθρωποι θα διαχειρίζονται το website μετά την παράδοση και τι αλλαγές χρειάζεται να κάνουν μόνοι τους. Άλλες ανάγκες έχει μια ομάδα που δημοσιεύει περιεχόμενο καθημερινά και άλλες μια εταιρεία που ενημερώνει τις υπηρεσίες της λίγες φορές τον χρόνο. Η τεχνολογία πρέπει να επιλεγεί με βάση αυτή τη λειτουργία, μαζί με τις απαιτήσεις για ταχύτητα, ασφάλεια, SEO και τεχνική υποστήριξη.

Αναφέρετε budget και χρονοδιάγραμμα

Ένα ενδεικτικό budget δεν περιορίζει απαραίτητα τις προτάσεις. Βοηθά τον συνεργάτη να σχεδιάσει μια λύση ανάλογη με την επένδυση και να εξηγήσει τι μπορεί να περιλαμβάνει η πρώτη φάση. Χωρίς οικονομικό πλαίσιο, δύο προτάσεις μπορεί να βασίζονται σε εντελώς διαφορετικές υποθέσεις και να μην είναι πραγματικά συγκρίσιμες. Αν δεν υπάρχει εγκεκριμένο ποσό, μπορεί να δοθεί ένα εύρος ή να ζητηθούν διακριτές επιλογές scope.

Το ίδιο ισχύει για το χρονοδιάγραμμα. Αν υπάρχει συγκεκριμένη έκθεση, καμπάνια, αλλαγή brand ή εμπορική έναρξη, αναφέρετε την ημερομηνία και τον λόγο που δεν μπορεί να μετακινηθεί. Συνυπολογίστε όμως και τον χρόνο που χρειάζεται η δική σας ομάδα για feedback, εγκρίσεις, φωτογραφίσεις και περιεχόμενο. Ο χρόνος κατασκευής μιας εταιρικής ιστοσελίδας εξαρτάται τόσο από την υλοποίηση όσο και από την ταχύτητα λήψης αποφάσεων.

Ορίστε τους υπευθύνους και τη διαδικασία αποφάσεων

Το brief πρέπει να αναφέρει ποιος είναι ο ιδιοκτήτης του έργου μέσα στην εταιρεία, ποιοι δίνουν feedback και ποιος έχει την τελική αρμοδιότητα έγκρισης. Όταν κάθε τμήμα σχολιάζει ανεξάρτητα χωρίς κοινό συντονισμό, δημιουργούνται αντικρουόμενες κατευθύνσεις και επαναλαμβανόμενες αλλαγές. Ένας υπεύθυνος δεν σημαίνει ότι οι υπόλοιποι δεν συμμετέχουν. Σημαίνει ότι οι παρατηρήσεις συγκεντρώνονται, ιεραρχούνται και επιστρέφουν ως μία καθαρή απόφαση.

Είναι χρήσιμο να συμφωνηθεί από την αρχή ποιοι συμμετέχουν στο discovery, ποιος εγκρίνει τη δομή, ποιος ελέγχει το περιεχόμενο και ποιος δίνει την τελική έγκριση πριν από το launch. Αυτή η απλή χαρτογράφηση μειώνει σημαντικά τις καθυστερήσεις και βοηθά όλους να γνωρίζουν πότε χρειάζεται η δική τους συμβολή.

Τι δεν χρειάζεται να αποφασίσετε μέσα στο brief

Δεν είναι απαραίτητο να σχεδιάσετε μόνοι σας το sitemap, να επιλέξετε τεχνολογίες ή να περιγράψετε κάθε οθόνη. Δεν χρειάζεται επίσης να γνωρίζετε από την αρχή πόσα ακριβώς templates θα δημιουργηθούν ή πώς θα οργανωθεί κάθε call to action. Αυτές οι αποφάσεις πρέπει να βασιστούν στην έρευνα, στο περιεχόμενο και στους στόχους του έργου.

Ένα υπερβολικά λεπτομερές brief μπορεί να μετατρέψει τον συνεργάτη σε απλό εκτελεστή μιας ήδη σχεδιασμένης λύσης. Ένα υπερβολικά γενικό brief αφήνει όλες τις κρίσιμες παραδοχές ανοιχτές. Η σωστή ισορροπία είναι να περιγράψετε καλά την επιχείρηση, το πρόβλημα και τους περιορισμούς και να επιτρέψετε στη διαδικασία σχεδιασμού να καθορίσει τη λύση.

Checklist για ένα χρήσιμο website brief

• Σύντομη παρουσίαση της εταιρείας και του έργου.
• Λόγος δημιουργίας νέου website ή redesign.
• Κύριοι επιχειρηματικοί στόχοι και τρόπος αξιολόγησής τους.
• Βασικές ομάδες κοινού και σημαντικές ανάγκες τους.
• Υπηρεσίες, προϊόντα και σημεία διαφοροποίησης.
• Αρχικές ενότητες περιεχομένου και διαθέσιμο υλικό.
• Απαραίτητες λειτουργίες για την πρώτη έκδοση.
• Υπάρχουσα οπτική ταυτότητα και χρήσιμες αναφορές.
• Τεχνικές υποδομές, integrations και ανάγκες διαχείρισης.
• Ενδεικτικό budget, επιθυμητό launch και κρίσιμες ημερομηνίες.
• Υπεύθυνοι έργου, συμμετέχοντες και διαδικασία εγκρίσεων.

Συχνές ερωτήσεις για το brief εταιρικής ιστοσελίδας

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι;

Συνήθως λίγες οργανωμένες σελίδες είναι αρκετές για την πρώτη συζήτηση. Η αξία δεν βρίσκεται στην έκταση αλλά στη σαφήνεια. Ένα σύντομο έγγραφο με συγκεκριμένα παραδείγματα είναι πιο χρήσιμο από ένα μεγάλο κείμενο γεμάτο γενικές διατυπώσεις.

Χρειάζεται να περιλαμβάνει ακριβές budget;

Όχι απαραίτητα, αλλά ένα ρεαλιστικό εύρος βοηθά να διαμορφωθεί η κατάλληλη πρόταση. Αν η εταιρεία δεν έχει ακόμη εικόνα κόστους, μπορεί να χρησιμοποιήσει ως αφετηρία τον οδηγό για το κόστος εταιρικής ιστοσελίδας και να ζητήσει διαφορετικά σενάρια ανάλογα με το scope.

Μπορεί το brief να αλλάξει μετά την έναρξη;

Το brief είναι αφετηρία, όχι αμετάβλητη τεχνική σύμβαση. Το discovery μπορεί να αποκαλύψει νέες ανάγκες ή να αλλάξει προτεραιότητες. Οι αλλαγές όμως πρέπει να καταγράφονται και να αξιολογούνται ως προς τον χρόνο, το κόστος και τον στόχο του έργου πριν ενσωματωθούν στο scope.

Ένα καλό brief βελτιώνει ολόκληρο το έργο

Η ποιότητα μιας ιστοσελίδας δεν καθορίζεται μόνο από τον σχεδιασμό ή τον κώδικα. Επηρεάζεται από την ποιότητα των αποφάσεων που προηγούνται. Όταν το έργο ξεκινά με ξεκάθαρο πρόβλημα, συγκεκριμένο κοινό, ρεαλιστικές προτεραιότητες και υπεύθυνους που μπορούν να αποφασίσουν, η ομάδα υλοποίησης έχει πολύ καλύτερες πιθανότητες να δημιουργήσει κάτι που εξυπηρετεί πραγματικά την επιχείρηση.

Στη Liberty Systems χρησιμοποιούμε το brief ως βάση για μια οργανωμένη διαδικασία discovery. Μετατρέπουμε τους επιχειρηματικούς στόχους σε αρχιτεκτονική περιεχομένου, εμπειρία χρήσης και τεχνικό πλάνο, ώστε η τελική ιστοσελίδα να μην είναι απλώς σύγχρονη στην εμφάνιση αλλά χρήσιμη, μετρήσιμη και έτοιμη να εξελιχθεί μαζί με την εταιρεία.